DANGA: Diehard consultants Are Not Globally Available

Acumatica, de snelst groeiende Cloud ERP leverancier voor het MKB in Amerika

We zien dat alle grote spelers in de markt van bedrijfsapplicaties (Microsoft, Infor, Epicor, SAP, QAD, ...) de voorbije jaren hun oplossingen naar de Cloud hebben gebracht. SalesForce, NetSuite, Acumatica vormen daarop een uitzondering.

Deze bedrijven hebben hun oplossingen van de grond af ontworpen en gebouwd voor de Cloud met behulp van hun (Paas) Cloud Development en Run-Time platformen.

  • NetSuite: NetSuite SuiteCloud Platform
  • Salesforce:SalesForce Lightning Platform
  • Acumatica: Acumatica Cloud xRP Platform
  • Maar wie is Acumatica?

    Acumatica is één van de snelst groeiende Cloud ERP leveranciers voor het MKB in Amerika. De laatste versie van Acumatica bevat modules voor Warehouse Management, Project Accounting, Payroll, Manufacturing, Point of Sales, CRM, Service Management, Construction Management, ...

    De overname van Acumatica (2019) door de investeringsmaatschappij EQT Group maakt het extra interessant voor de Europese markt. EQT AB met hoofdkantoor in Stokholm, Zweden, is eveneens eigenaar van het Zweedse IFS AB. Met de overname wordt Acumatica het zusterbedrijf van IFS. EQT is daarnaast ook eigenaar van het Nederlands Mollie, betalingsverwerker voor online betalingen.

    Zie aankondiging uit 2019: EQT acquires Acumatica – a US-based ‘cloud-native’ ERP software vendor – in connection with its existing IFS investment

    De samenwerking tussen beiden gaat zeker in de nabije toekomst vruchten afwerpen. De vraag is wanneer Acumatica haar eerste stappen gaat zetten op de Nederlandse markt. Concurrentie met bekende spelers op de Nederlandse MKB markt zoals Exact, Unit4, AFAS Software, Microsoft Dynamics 365 (BC) hoeft geen probleeem te zijn. Vooral met de aanwezigheid van een WMS module staan ze sterk.

    Tags: ERP, Supply Chain

    Continue!

    Staan NetSuite en Microsoft ERP/WMS al op uw WishList?

    NetSuite en Microsoft vechten al jaren om met hun ERP oplossingen / platformen voet aan de grond te krijgen bij middelgrote tot grote ondernemingen. Geen gemakkelijke opdracht in een markt waarin verschillende aanbieders actief zijn.

    Voor NetSuite heeft de overname door Oracle in 2016 gunstig uitgepakt. Het NetSuite Business Cloud platform is één van de weinige oplossingen die van de grond af ontworpen en gebouwd is voor de Cloud. Onder de vleugels van Oracle is NetSuite de laatste jaren fors gegroeid. Met data centers in Londen, Dublin, Frankfurt en Amsterdam speelt NetSuite bovendien handig in op de angst die leeft dat Cloud providers en overheidsinstanties buiten Europa gaan rondsnuffelen in hun data.

    Microsoft heeft na de overname van Navision A/S in 2002, een worsteling van 15 jaar doorgemaakt om met beide oplossingen, Axapta en Navision, geen True Clouds by nature, een plek te verwerven in de markt. Met Dynamics 365 ontwikkelt en biedt Microsoft vandaag een portfolio aan intelligente bedrijfsapplicaties bestaande uit Finance, Service, Sales, Marketing, Supply Chain en Commerce. Los van wat irritatie-geluidjes over performance-problemen, die ik her-en-der opvang, zouden deze oplossingen lekker schaalbaar zijn onder Azure.

    NetSuite OMS, WMS, TMS, Finance

    In een bijdrage over de nieuwe Australische Freight Data Standard schreef ik een paar maanden geleden dat NetSuite me aardig verrast op het gebied van OMS, WMS en TMS.

    Mijn interesse in NetSuite is de laatste maanden gewekt doordat ik een ERP / WMS / TMS / DMS selectietraject begeleidt. Ik had NetSuite oorpronkelijk niet in mijn vizier maar heb ondertussen ontdekt dat NetSuite niet onderdoet voor andere aanbieders.

    Voor bedrijven, die zowel groothandel, distributeur als fabrikant zijn, bieden ERP oplossingen met een volledig geïntegreerde WMS en TMS een betere uitgangspositie voor het realiseren van ambities. Onderzoek wijst uit dat integratie van een stand-alone WMS en TMS met ERP, zakelijk en technisch, niet onderschat mag worden, niet het minst de kostenkant. Weinig ERP en/of WMS leveranciers hebben bovendien een duidelijke visie hoe zo'n integratie aan te vliegen (later vertel ik hier meer over).

    Oracle (NetSuite) en Microsoft (D365 FSCM), daarentegen, kennen met hun geïntegreerde oplossingen dat probleem niet.

    overnames vergroten de slagkracht

    Bij NetSuite zien we dat veel functionaliteiten door overnames van bedrijven zijn toegevoegd aan het NetSuite platform in de vorm van Add-On modules of als SuiteApps (zie verderop).

    NetSuite Add-On modules

    Met de overname van eBizNET Solutions in 2014 heeft NetSuite een uitgebreide Warehouse Management Add-On toegevoegd aan haar Supply Chain module met:

  • Verschillende vormen van Order Picking waaronder Zone Picking, Wave or Cluster Picking, en Batch Picking.
  • Cartonization is een proces dat de grootte, vorm en het gewicht van elk artikel dat moet worden verzonden, evalueert om de meest efficiënte verpakkingsconfiguraties te bepalen.
  • Slotting is een methode voor het bepalen van de meest geschikte opslaglocatie voor artikelen zodat het picken van orders efficiënter en sneller kan gebeuren.
  • FIFO, FEFO, LIFO
  • Cycle Counting, Physical Counting
  • Rolling Inventory
  • (Juli 2013) Blue Horseshoe Warehousing and Transportation solution
  • Door overname van eBizNET en Blue Horseshoe zijn respectievelijk NetSuite en Microsoft D365 FSCM veel aantrekkelijker geworden.

    Maar mocht je als bedrijf toch niet gedraaid komen met de standaard NetSuite WMS dan is er nog de uitgebreide Warehouse Management oplossing van WAERlinx, built for NetSuite.

    Let op: begin van dit jaar (3 maart 2022) is WAERlinx overgenomen door het bedrijf Total Specific Solutions. Total Specific Solutions heeft haar hoofdkantoor in Nieuwegein, Nederland. Een ander alternatief is de eveneens standalone oplossing van SnapFulfil.

    investeringen doen wonderen

    Het R&D team van Oracle en NetSuite maakt de laatste jaren overuren en komt om de haverklap met nieuwe uitbreidingen en/of modules. Zo is de Inbound Shipment Management functionaliteit, die zorgt dat bedrijven meer grip krijgen op shipping containers onderweg, recent toegevoegd.

    Inbound Shipment Management

    Voor bedrijven die producten laten produceren en inkopen bij fabrikanten in overzeese continenten is het bijhouden van containers onderweg een flinke uitdaging. De complexiteit van toeleveringsketens is door de groei van het aantal ketenpartners sterk toegenomen en daarmee is inzicht in goederenstromen verder afgenomen.

    Wanneer producten de fabriekspoort (EXW) of de haven van vertrek (FOB) verlaten gaat het eigendomsrecht 'vaak' over op de buyer. NetSuite stelt bedrijven in staat de eigendomsoverdracht te registreren voordat de zending fysiek is ontvangen in het Warehouse. Nog belangrijker is de mogelijkheid die NetSuite biedt om de factuur van de leverancier te boeken zodra de zending is vastgelegd en gekenmerkt als in-transit.

    Bovendien kunnen ook Landed Cost (unit cost of a product + shipping/freight + customs + risk + overhead) toegevoegd worden aan de Inbound Shipment.

    Microsoft stelt hier dan weer de extended Landed Cost module tegenover. De Landed Cost module van Microsoft biedt veel meer functionaliteit dan de naam doet vermoeden - track en trace van shipping containers onderweg tussen de verschillende shipping legs (start en eindpunten) is daar één van.

    Wil je meer weten: neem contact met me op, maandenlang heb ik de informatie van Microsoft doorgeploeterd en momenteel challenge ik aanbieders om te vertellen wat zij weten (of niet weten).

    NetSuite SuiteApps

    Zoals elke ERP leverancier betaamt, beschikt NetSuite over een Marketplace waar bedrijven door NetSuite gecertificeerde oplossingen, SuiteApps genoemd, kunnen vinden en installeren. SuiteApps zijn (native) NetSuite-applicaties en/of webservices-integraties ontwikkeld met behulp van het SuiteCloud Development Framework (SDF SuiteApps).

    Het SuiteCloud®-platform zorgt dat softwareleveranciers en bedrijven NetSuite naar wens kunnen uitbreiden, aanpassen of integreren met andere oplossingen middels no/low-code gereedschappen.

    Daarin toont het development platform en de aanpak veel overeenkomst met die van SalesForce en haar applicatie development platform, Salesforce Lightning (voorheen Force.com). Het Lightning platform is een Platform as a Service (PaaS) ontworpen om cloud-gebaseerde bedrijfsondersteunende applicaties te bouwen met het label "built on Force.com". Verschillende softwareleveranciers hebben hiermee standalone applicaties gebouwd. Lees mijn artikel van October 2016 "Are you ready for a tailored ERP approach on force.com?!".

    Just Because You Can, Doesn’t Mean You Should

    Een interessant artikel en waarschuwing over de aanpak van ERP leveranciers met een PaaS wil ik u niet onthouden "The Use and Misuse of Platform as a Service". Leveranciers van cloud-applicaties kunnen, bij het ontbreken van functionaliteiten, potentiële klanten overtuigen door te vertellen dat ze met het platform tegemoet kunnen komen aan de wensen van de klant. De schrijver waarschuwt lezers voor misplaatst optimisme. Voor kleine wensen zou het best kunnen, maar voor grotere vereisten is het niet aan te bevelen.

    Built for NetSuite

    Voor softwareleveranciers, die SuiteApps bouwen met en bovenop het SuiteCloud, geld dat zij een jaarlijks wederkerend certificatieproces, het "Built for NetSuite" BFN Verification Process, moeten doorlopen. Ook de Apps in de AppSource van Microsoft en de Apps in de AppExchange marketplace van SalesForce worden onderworpen aan een soortgelijke aanpak.

    Zijn er interessante SuiteApps te vinden in de SuiteApps Marketplace van NetSuite?

    SuiteApps die bedrijven helpen met het vergroten van inzicht en het versterken van controle over hun activiteiten in de supply chain:

  • Transsmart Shipping Software for NetSuite zorgt dat bedrijven naadloos het boekingsproces met meer dan 400 vervoerders waaronder UPS, DHL, en FEDEX kan automatiseren.
  • Slimstock Inventory Optimization for NetSuite zorgt dat Slim4 gebruik kan maken van de operationele gegevens in NetSuite voor het plannen van behoeftes en optimaliseren van voorraden op basis van gewenste servicegraad.
  • Flexport SuiteApp integreert NetSuite met het Flexport Order Management platform voor het online delen van orders en samenwerking met leveranciers. Flexport heeft zelf jaren geleden al NetSuite in gebruik genomen.
  • Doozy FEFO Selector (First Expired, First Out) zorgt ervoor dat goederen met een beperkte levensduur als eerste geselecteerd worden voor uitlevering. FEFO wordt ook gebruikt voor niet-bederfelijke goederen die een grotere kans hebben beschadigd of verouderd te raken wanneer ze langer op voorraad liggen.
  • Vooral fabrikanten, retailers, groothandels, distributeurs varen wel bij hierboven genoemde SuiteApps. Een andere interessante SuiteApp die door overname in handen van NetSuite is gekomen:
  • NetSuite Verenia CPQ (Configure, Price, Quote)
  • De overname van Verenia's NetSuite CPQ business in het begin van dit jaar (januari 2022) brengt NetSuite-klanten een geavanceerde CPQ-oplossing voor 3D-productvisualisatie.

    Afkortingen zijn schering en inslag

    Gek, hoe snel we gewend raken aan het gebruik van afkortingen, maar kent u ze ook: ERP = Enterprise Resource Planning, OMS = Order Management System, WMS = Warehouse Management System, TMS = Transport Management System, DMS = (Douane) Declaration Management System.

    Tags: ERP, Project Management, NetSuite, D365 FSCM

    Continue!

    Wat verwacht u van uw toekomstige ERP oplossing?

    Een vraag die veel bedrijven moeilijk vinden om te beantwoorden. De vraag dwingt na te denken over ambities en doelstellingen, in overleg te gaan en knelpunten van afdelingen, medewerkers, klanten en leveranciers boven tafel te krijgen.

    Moeilijk, omdat we moeten leren luisteren naar belanghebbenden zonder onze mening te verkondigen. Wat trouwens een briljante strategie is, als u geen open en constructief gesprek wenst.

    Verdiepen in ergernissen & knelpunten en verwachtingen & verlangens geeft inzicht in de behoeftes van de organisatie. Als we knelpunten tolereren of negeren leidt dat tot fricties, fricties die de vooruitgang, verandering en groei tegenhouden. Fricties die leiden tot verspilling van tijd en energie, en op de lange termijn zelfs onvermijdelijk tot verlies aan inkomsten. Zonder ergernissen en verwachtingen, geen behoeftes, geen nood aan verandering, dus waarom zou u luisteren.

    Vandaag leert ervaring dat we verder en breder moeten kijken dan ERP. Er is meer aan de hand, de klant is veeleisender geworden, wil inzicht, sneller en beter geholpen worden, wil vooral niet in het ongewisse gelaten worden.

    Geconfronteerd met tal van verstoringen snakken medewerkers naar mogelijkheden om informatie over goederenstromen op het juiste moment, op de juiste plek, met de juiste context, automatisch te ontsluiten naar de juiste speler, de enige belanghebbende 'de klant' zodat deze vertrouwen krijgt en weer vertrouwen gaat geven. Veel oudere ERP oplossingen ondersteunen hierin helemaal niet waardoor werktijd van gebruikers opgaat aan het bij elkaar schrapen en najagen van informatie.

    Het voornaamste doel van bedrijfsondersteunende systemen zou moeten zijn het scheppen van de voorwaarden voor bedrijven om te kunnen groeien en het verbeteren van de productiviteit van de organisatie en de supply chain als geheel.

    Overweegt uw bedrijf om uw bestaande oplossingen te migreren naar een toekomstbestendig platform, start met 'het verrichten van het grondwerk'. Het grondwerk legt een stevig fundament voor besluitvorming door het slechten van interne machtsstrijd en politieke spelletjes. Het omvat het bepalen van uw middellange- en langetermijn doelstellingen, het identificeren van welke processen impact hebben op welke bedrijfsdoelstellingen, zodat u weet welke processen bedrijfskritisch zijn.

    Als dit grondwerk leidt tot selectie van een oplossing of oplossingen, maak wendbaarheid en robuustheid het speerpunt en toon leiderschap. Zonder leiderschap en betrokkenheid, zonder visie, overtuiging, passie en vertrouwen - de 4 kernwaarden waarop een implementatie drijft - krijgt u wat u had en niet wat u wilde.

    Continue!

    De Australische Freight Data Standard

    In september 2020 heeft de Australische Logistics Council (ALC) haar nieuwe Freight Data Standard gelanceerd. Deze standard borduurt voort op internationale standaarden zoals de GS1 Freight Labelling guides, GS1 EPCIS, GS1 SSCC, etc.

    Ik wordt vaak benaderd door bedrijven: van groothandels, fabrikanten tot retailers die op zoek zijn of gaan naar een Enterprise Supply Chain Management oplossing. Niet zomaar een ERP met WMS maar een omgeving voor ondersteuning van wereldwijde Supply Chain activiteiten.

    Het gaat dan gauw over complexe hybride Supply Chain architecturen waarover diepgaande kennis bij bedrijven niet aanwezig is, laat staan dat men de impact begrijpt. Gelukkig onderkennen (sommige) bedrijven dat zij business / logistieke / IT specialisten nodig hebben. In mijn netwerk zitten een aantal die voldoende kilometers hebben afgelegd en dagelijks hard bezig zijn de snelheid van innovatie bij te houden.

    ERP leveranciers van deze wereld zitten niet stil en komen elke maand met een nieuwe en meer mogelijkheden. En niche spelers, zoals Manhattan, door Gartner bestempeld als Leider in visie en uitvoeringsvermogen, zetten de trend.

    De SSCC Serial Shipping Container Code is zo'n staaltje van complexiteit. Vooral als het gaat over hoe krijg ik die data, die complexe verppakingstructuur (kan inclusief container zijn) in en uit mijn Enterprise - SC oplossing. Dat vraagt een sterk staaltje integratie over de hele keten en in het eigen bedrijf, een gedegen kennis van verpakkingstructuren, -data en tools. En als je naar het plaatje kijkt, dan hoor ik velen denken, hoe moeilijk kan het zijn!

    Niet makkelijk, tenzij je het al een keer gedaan heb van scratch - de definitie van de structuur, het DESADV / X12 856 bericht, de registratie van handling units, ...,/p>

    Ik zie de vraag naar uitgebreide WMS mogelijkheden de laatste jaren alleen maar toenemen, vooral bij bedrijven die global gaan. Nou heb ik de afgelopen maanden een aantal ERP oplossingen - Oracle NetSuite, SAP S/4Hana, D365 FSCM - onderzocht op tal van functionaliteiten en deze met elkaar vergeleken. En Ja, ze ontlopen elkaar echt niet veel, er zijn wel een paar kleine verschillen.

    Zoals op het gebied van verpakkingsstructuren loopt SAP S/4Hana sterk voorop. NetSuite heeft me echter aardig verrast met al haar functionaliteiten van OMS, WMS tot/met TMS. En Microsoft timmert hard aan de weg.

    Kostentechnisch, begrijp ik uit de markt dat Microsoft en SAP niet voor elkaar onderdoen. Naar de positie van NetSuite ben ik dan wel benieuwd.

    En bij the way: de documentatie van deze drie partijen is online beschikbaar - challenge jezelf, zoek het uit, en challenge je implementatiepartners.

    Tags: EDI, Supply Chain, EDIFACT

    Continue!

    Is prioriteren wensen en eisen verstandig bij ERP selectietrajecten?

    Is het prioriteren van gewenste / vereiste functionaliteiten wel zo verstandig bij selectie van een ERP oplossing?

    Nu de meeste ERP oplossingen naar Cloud gaan zullen bedrijven vooruit moeten gaan kijken. Immers maatwerk is straks 'not done', is altijd al geweest maar geen enkel bedrijf hield zich aan de 'no-change' policy. Vooruit kijken betekent het ontwikkelen van een duidelijke toekomstvisie en het vaststellen van gezamenlijk gedragen ambities.

    Te vaak maak ik mee dat directies niet weten waar ze naartoe willen en nog minder een goed beeld hebben van wat dat vraagt aan digitale transformatie-initiatieven. De wereld is veranderlijk, wat vandaag vanzelfsprekend is, kan morgen weer anders zijn omdat andere opportunities zich aandienen. Dit vraagt om een flexibel en wendbare omgeving, een lego-achtig systeem waar modules aan toegevoegd kunnen worden wanneer deze benodigd zijn. Best-of-breed! Nee want al de lego-blokjes moeten wel integraal perfect samenwerken.

    In de ERP-wereld zien we al jaren het fenomeen van Add-On's, ontbrekende functionaliteiten die later toegevoegd kunnen worden. Ideaal voor functionaliteiten die niet ingrijpen op het end-to-end basisproces. Daar voegen deze Add-On's echt waarde toe. In andere gevallen is het vaak net niet wat we willen, is het gebruik omslachtig en/of sluit de functionaliteit toch niet perfect aan.

    Daarom denk goed na over je lange termijn-ambities, bepaal welke eisen deze stellen aan digitalisering en neem deze op in je requirements lijst. Kom je er niet uit, maak dan pas op de plaats en spendeer tijd aan het helder krijgen van je ambities, je lange termijndoelstellingen.

    De aanschaf van een ERP oplossing is niet iets wat je over een nacht ijs moet doen. Bovendien - daar waar je vroeger ERP oplossing al verouderd was wanneer je live ging - staat in het nieuwe delivery model van ERP leveranciers continuous improvement voorop. Elk half jaar zul je, of je dat leuk vind of niet, een upgrade over je heen krijgen. Let op dat betekent ook testen of jou inrichting nog doet wat het moet doen.

    Last-but-not-least: begin met je bedrijfsprocessen in kaart te brengen en uitgebreid te beschrijven. Dit geeft inzicht in wat ontbreekt, wat anders kan en daarmee ook wat nodig is.

    Tags: ERP, Project Management

    Continue!

    Prosci ADKAR niet de heilige graal maar reikt wel handvatten aan!

    Recruiters zoeken Change Managers gecertificeerd in Prosci ADKAR

    Ik zie steeds vaker dat recruiters op zoek zijn naar Change Managers gecertificeerd in Prosci Adkar.

    Wanneer ik met hen in gesprek kom, vallen mij een aantal zaken op:

    1. de implementatie is al gestart of de aftrap aanstaande

    2. de rol van change manager is een bijrol maar wel eentje die moet zorgen voor draagvlak en cultuurverandering

    3. de directie van het bedrijf legt haar verantwoordelijkheid bij de projectleider neer

    Bij ons gebeurt dat niet

    Gebeurt niet in mijn bedrijf hoor ik je denken - ik heb de afgelopen jaren tal van projecten uit het slop mogen trekken en de voornaamste oorzaken waren, het ontbreken van:

    1. bezint voor gij begint = waar wil ik naartoe, hoe en wanneer

    2. draagvlak, cultuurverandering, waardering voor mensen

    3. leiderschap in de top

    Voor mij als projectmanager & management consultant is change management een normaal onderdeel van mijn projecten.

    Neem de innovatie van uw ERP in eigen hand

    In 2016 schreef ik het artikel Neem de innovatie van uw ERP oplossing in eigen hand.

    De kern van het verhaal:

  • LEIDERSCHAP en BETROKKENHEID – ALL The Way!
  • Het ERP van de toekomst is ‘voor het LEVEN’
  • ‘Innovatie van ERP’ drijft op 4 kernwaarden: visie, overtuiging, passie en vertrouwen
  • En last but not least: Een wendbare implementatie methodiek

    Prosci ADKAR - de heilige graal?

    Prosci Adkar, het is niet de heilige graal, maar biedt toch wel wat handvatten, zoniet geeft het je inzicht in wat je onbewust al deed.

    Ik heb hierover twee bijdrages geschreven:

  • Kan de doorlooptijd van ERP verkort worden
  • Organisatorische veranderingen worden steeds belangrijker
  • de behoefte naar geïntegreerd Change Management neemt toe

    Veel is veranderd in de afgelopen 5 jaar:

  • alle bedrijfsinformatiesystemen gaan naar of staan in de Cloud
  • er is (zou moeten zijn) meer en meer aandacht voor een klantgerichte aanpak zowel vanuit de implementatiepartner als het gaat over de implementatie ALS vanuit het bedrijf als het gaat over de inzet van oplossingen
  • met de gang naar de Cloud komt ook meer standaardisatie van software / maatwerk is niet of bijna niet meer mogelijk. De best-of-suite aanpak die ik al jaren voorsta wint terrein, vooral doordat aanbieders van oplossingen een Add-On / In benadering volgen. SAP, D365, ... SalesForce: elk natuurlijk volgens een eigen aanpak maar als klant vaar je er wel bij. Je hoeft niet meer een all-in-one-suite aan te schaffen
  • digitale transformatie wordt algemeen (zou moeten) geaccepteerd als een continue veranderingsproces, het is geen blikje wat in de supermarkt wordt gekocht en uitgegoten over je bedrijf, je industrie
  • integraliteit is het toverwoord voor succes
  • Deze veranderingen vragen dat er meer aandacht komt voor het integreren van Change Management in Project Management.

    Tags: Project Management, Consultancy, Change Management, Prosci ADKAR

    Continue!

    Are you hesitating to implement P2P, O2C and eInvoicing with SAP?

    I often hear from companies that they have not been able to realize the intended objectives and cherished expectations from the ERP solution they implemented.

    This is especially evident in the number of activities still executed manually and the many labor intensive procedures designed to support the unique characteristics / processes of the company.

    Apparently the solution implemented did not match the company sufficiently.

    Seems in the preliminary phase too little attention was paid to identifying the real business requirements of the company and solving the existing organizational problems. We all - business experts - know you better not start an ERP implementation when there are too many organizational challenges lying around. Unfortunately there are still managers that believe they can use an ERP implementation as a lever to remove obstacles in the organization.

    But also in many cases the organization is / was insufficiently prepared, the right resources were not made available permanently, and deep insight in business processes and data flows was missing. The managers just left the implementation over to the implementation partner

    "Who is here to blame!"

    "Think it through before you start" is my motto. Often what I see is that the managerial involvement is limited to the kick-off of the implementation.

    Without leadership and involvement, every adventure ends in a personal drama. Vision, passion, conviction and trust are what companies need to be successful - and yes, a little luck helps too.

    Another important point of attention is that we should see automation as a continuous process of change. Go-live is the starting point for continuous small and medium improvements / changes.

    However, most companies usually do not reach this point because they made too many concessions during the implementation and the organization has been knocked down.

    electronic data exchange with customers, suppliers and between branches

    One of those continuous improvements is the establishment of electronic data exchange with customers, suppliers and between branches. I know from experience that this can bring huge savings. Sometimes up to a few FTEs yearly, although those FTEs do not really disappear, but can finally focus on providing added value for the customer, supplier or internal organization.

    Notwithstanding this positive outlook, I notice a lot of reluctance during conversations with companies. From a business point of view, they particularly are concerned about the consequences that increasing transparency can entail for their partners. And some companies are not at all interested in investing heavily in forming close partnerships.

    The biggest obstacles, however, are the technological complexity and the fear of compromising flexibility.

    Flexibility, a good excuse for companies that do not have their internal processes and data management properly in place. These companies lack structure and clear agreements. And rightly a good excuse because the success of these processes is largely determined by how well the internal data management is structured. Is there a good methodology for coding articles, materials and raw materials? For identifying partners and the different partner roles.

    The lack of digital integration facilities in ERP solutions is the most valid argument. Many suppliers of ERP solutions still struggle with whether or not to offer standard integration options. We can't get around it, for years, integration has been the cash cow of these suppliers and it's hard to say goodbye to it. By the way, this argument does not apply to all suppliers. A few - I'll name just a few - SAP, JDE, Oracle, MFG/Pro have been supporting O2C, P2P and product data data exchange processes for decades.

    True in the past years more and more solution providers started offering integration out of the box.

    the costs of technology and changes discourage companies

    Down the line the costs of technology and the changes to be made prevent companies from taking these steps.

    electronic ordering and invoicing at the purchasing side

    If we look at P2P / eProcurement, in particular electronic ordering and invoicing, companies do achieve significant cost savings and process improvements. For finance departments, the number of invoices processed without human intervention is a measure of efficiency of the invoice handling process - 'touchless accounting'. The aim is to process as many invoices as possible with fewer people.

    BUT Straight Through Processing (STP) provides much more insight. It is an indicator for the efficiency and maturity of the total purchasing process. The more the purchasing process is automated and information systems work together in an integrated manner, the more lead times and operational costs can be reduced, the less errors will be made.

    It will come as no surprise that this also applies to the processing of customer orders.

    And these are - in addition to increasing revenue by strengthening relationships with customers or suppliers - the savings incremental continuous improvements deliver.

    Why hesitate to put P2P and O2C on track ?

    Sure it costs money, we can all agree, but it pays off - better structured processes, improved internal data management, higher degree of Straight-Through processing (STP), strengthened relationships with internal and external partners, and for some companies it is no longer an option but an obligation.

    Since April 2019, Governments and Institutions are obliged to comply with the Regulation 2014/55/EU that states they must be able to receive electronic invoices. All companies that provide goods and services to them will have to send structured invoices electronically, now or in the near future.

    SAP as a backbone

    Assuming a company has SAP as a backbone, I dare to say that it is possible to connect a fairly high percentage of suppliers in a limited period of time by:

  • following a differentiated strategy where you provide multiple channels to present purchase orders and/or receive invoices including a supplier portal, direct integration (EDI) or integration through an intermediary
  • maintaining a clear strategy towards applying and using standards and agreements for the identification of products and locations, including GS1 GLN & GLN
  • using a limited set of data exchange standards and agreements, including PEPPOL, OASIS UBL, OAGI, ANSI X12
  • using standard SAP integration facility
  • follow a structured Supplier onboarding approach
  • What have we learned from the past years?

    Companies automating P2P and O2C processes have had less positive experiences in the past years due to:

  • lack of clear goals and demarcation of the scope of the project
  • outsourcing the implementation to a third party that favors a much too technical approach and pays too little attention to the collaborative processes
  • pressure of implementation-specialists for the use of customization because standard interfaces supposingly are not available or do not perform
  • low level of maturity of B2B integration partners and their solutions
  • My experience as a Project Manager of ERP and eProcurement / eCommerce projects is that solutions such as SAP, MFG/Pro and JDE have enough standard facilities BUT it does require that implementation specialists really dig deep into the solution to understand how it works and what the maker intended.

    From 2010 to mid 2015, I implemented P2P and O2C processes with technical wholesalers in the Netherlands / Europe (EDIFACT, UBL, PEPPOL, openTrans) for the Muelink & Grol Group and in the USA (ANSI X12) for Duravent.

    Honoustly I can tell from this experience that without much customization, the standard SAP IDOC interface can be your best friend, but only if you go really dig deep.

    SAP Cloud Platform Integration Suite

    Today, with the SAP Cloud Platform Integration Suite, integration has become even much more easier. The SAP Cloud Platform Integration Suite, residing in the Cloud, is SAP’s strategic integration platform as a service to simplify and accelerate the integration of SAP as well as non-SAP applications in heterogenous landscapes.

    I wrote an article in 2017 (SEE link below) about how the SAP eDocument Framework and PEPPOL simplifies eInvoicing and eProcurement with out-of-the-box functionality. Since then SAP only improved their offering by becoming a certified PEPPOL Access Point, which enables you to communicate directly out of SAP with your partners using PEPPOL.

    For a recent overview of the eDocument Solution go to the article on SAPSPOT (April 2018).

    But SAP is not the only one with an integrated integration solution

    JDE: In 2016 I have been working for Kaemingk, seasons decorations defining and setting up EDI integrations with a large number of European and US Wholesalers.

    QAD / Philips: My journey in eBusiness started here. We were ahead of time at Philips where we automated all communications between suppliers and customers using the Philips COPS standard and the back-to-back ordering functionality (QAD Enterprise Material Transfer). Read more about it in my articles "Ketenintegratie: hoe gegevens stromen doorheen een ecosysteem" en "Ketenintegratie, leuker en uitdagender kan werken niet zijn" (SEE links below).

    AND NOW, ROLL UP your sleeves

    Now the big question is when will you start with electronic data exchange with your customers, suppliers or between branches?

    More articles:

  • July 2020: Ketenintegratie, leuker en uitdagender kan werken niet zijn!
  • September 2018: Ketenintegratie: hoe gegevens stromen doorheen een ecosysteem ?
  • September 2018: PEPPOL BIS Post-Award Scenario's
  • June 2017: SAP EDI simplifies eInvoicing, eProcurement and eReporting
  • October 2016: Running O2C / P2P in and with SAP or any other ERP
  • July 2016: What processes add value for the customer?
  • February 2016: How EPCIS and RFID are changing E2E Visibility and Traceability in the Supply Chain
  • December 2015: Take the most sustainable responsible road to electronic invoicing!
  • Tags: EDI, ERP, PEPPOL, SAP, e-Invoicing

    Continue!