Nu aanbieders van bedrijfsapplicaties massaal hun oplossingen naar de Cloud brengen rijst de vraag : "Werken bedrijven straks alleen in de Cloud ?"
De gang naar de Cloud mag niet onderschat worden.
Allereerst voegt het extra complexiteit toe aan het selectietraject, het leidt af van het doel: "de keuze van de juiste oplossing(en) voor bedrijfsproces(sen)".
Echter "Het hybride mesh vraagstuk" komt eerst!
Hoe ziet het toekomstige landschap eruit ? Hoe knopen we diverse oplossingen / Cloud varianten (single / multi tenant / public / private) en on-premise aan elkaar. Wat eerst en wat daarna!
INTEGRATIE vormt vaak het antwoord. Zeker bij productiebedrijven met vraagstukken op het gebied van productieaansturing, klant- en artikelbeheer, orderverwerking, voorraadbeheer, planning, ...
In de #ERP wereld wordt integratie en uitbreidbaarheid aangevlogen met het fenomeen Add-On's / In's. #Microsoft als #SAP zetten in op een basis bouwdoos waarop componenten ingeplugd kunnen worden.
Maar de grootste uitdaging is: het ontbreken van CONCEPTUELE DENKERS die de impact en wijze waarop blokjes gestapeld moeten worden begrijpen, die applicaties, processen, cultuur en techniek samenbrengen.
Ik mis ze al jaren en ben er zelf goed in geworden omdat ik mijn projecten wil laten slagen.
Bedrijven verwachten steeds vaker dat de door hun gekozen ERP leverancier de rol van reisleider op zich neemt. Zij zoeken iemand die hen helpt met het uitstippelen en organiseren van de uitdagende reis. Iemand die de brug gaat (kan) slaan tussen de wereld van consultants en die van de gebruikersorganisatie. Iemand die zorgt dat de implementatie een succes wordt.
Uit recente ervaring weet ik dat het moeilijk is om vanuit de leverancier de rol van objectieve reisleider in te vullen. Vooral wanneer er onvoldoende budget beschikbaar is en de gebruikersorganisatie te weinig tijd vrij kan (wil) maken. Ik pleit ervoor om de rol van reisleider door een externe onafhankelijke adviseur in te vullen.
Een externe reisleider kan zich richten op één doel: de reis voor u zo aangenaam en succesvol maken, hij of zij kan / mag heilige huisjes aan beide kanten aanpakken.
Wat kunt u verwachten van een reisleider annex bruggenbouwer / kwartiermaker ? Zorgen voor een open en transparante communicatie, Zorgen dat de juiste dingen op het juiste moment door de juiste mensen worden gedaan,z zorgen dat interne en externe mensen gaan samenwerken maar belangrijker nog knopen doorhakken wanneer niemand dat wil of durft en u dat niet kunt.
Loopt uw project stroef, krijgt u geen grip op de voortgang sta dan eens stil bij uw rol in het geheel.
Als project manager weet ik dat ik werk verricht wat niet altijd zichtbaar en tastbaar is maar wel cruciaal voor het succes van het project. Het is continu balanceren tussen het leveren van kwaliteit, het boeken van resultaten en het zoeken naar evenwicht tussen de belangen van individuen en die van de organisatie / het project.
Achter de schermen ben ik het digitaal geweten van het project, de kwartiermaker die het totale landschap overziet en een plan van aanpak bedenkt zodat de organisatie krijgt waar het naar op zoek is.
Voor de schermen ben ik de sociale architect, de bruggenbouwer die visies, ambities en meningen binnen bedrijven aan elkaar knoopt en mensen verbindt.
Aan welke touwtjes moeten we trekken, welk duwtje moeten we wie geven, welke bijdrage moeten we leveren om het project de goede kant uit te laten bewegen, is dit technisch / organisatorisch wel de juiste oplossing / aanpak.
Hoe hectisch, complex en onzeker dit elke dag weer is, neem van mij aan dat wanneer je na verloop van tijd merkt dat een andere wind door het bedrijf gaat waaien - dat een positieve spirit zich meester maakt van je project - dan zijn al je inspanningen de moeite waard gebleken.
Wat verwacht u van uw implementatiepartner ? Moet deze u helpen met bovenstaande activiteiten of maakt u intern de nodige mensen vrij om hiermee wekelijks aan de slag te gaan ?
Uw mensen ?
Heeft u er rekening mee gehouden dat deze activiteiten andere competencies vragen van uw mensen ? Maar ook van de consultants van uw implementatiepartner ?
Applicatie-specialisten VERSUS Procesarchitecten VERSUS gebruikers ?
Wilt u succesvol zijn haal dan een paar mensen uit de middengroep naar binnen.
Uw projectmanager ?
Stelt u een interne projectmanager aan of gaat u op zoek naar een externe project-procesmanager met brede kennis van bedrijfsprocessen, inrichting van bedrijfsgegevens, ERP oplossingen en functionaliteiten ?
Weet u dat een externe projectmanager die de interne en externe organisatie verbindt en beslissingen kan, mag en durft te nemen ervoor zorgt dat u niet iedere nacht wakker ligt.
Zinvolle Tools / Add-ons ?
Misschien moet u ook de tools / add-ons niet vergeten die u helpen met
het genereren van uw handelsdocumenten
het inrichten van EDI met uw klanten
het importeren en exporteren van gegevens uit uw oude en nieuwe ERP
het opzetten van een webshop voor uw klanten
Cloud of On-Prem ?
Gaat u de oplossing in de cloud draaien of on prem ? Een vraag die steeds vaker de laatste tijd wordt gesteld ? Vooral Microsoft (Business Central of Finance & Operations) wil graag dat iedereen naar de Azure cloud gaat.
En eerlijk is eerlijk op de lange termijn is het goedkoper - geen eigen ijzer, geen of minder interne IT specialisten, ...
Extra tijdelijk personeel ?
Heeft u al nagedacht of het aantrekken van extra tijdelijk personeel ter vervanging van uw key-users die de handen vol krijgen aan het inrichten van de omgeving en het up to date brengen van uw data ?
Informatie delen met belanghebbenden ?
Vergeet ook niet een shared omgeving op te zetten voor het delen van documenten en andere informatie met interne en externe deelnemers ?
Online vergadermogelijkheden ?
En we hebben er de laatste maanden wel mee leren werken maar vergeet het toch maar niet - online vergadermogelijkheden !
Artikelen, stuklijsten en tekeningen
Eentje die niet vergeten mag worden in een complex applicatielandschap bestaande uit meerdere systemen - ERP, MES /MOM, webshops.
Waarom brengt u het beheer van uw artikelgegevens, kenmerken, stuklijsten (verschillende BOM's) en tekeningen niet onder in een Product (Life Cycle) Informatie Management oplossing ?
Hulp nodig ?
Ik ken mensen die dit voor u kunnen waarmaken. Stuur me een berichtje en dan praten we verder.
Staat u in deze crisistijden op het punt om een ERP selectie en implementatie te starten sta dan even stil bij onderstaande vragen.
Deze vragen helpen u bij het definiëren van de juiste aanpak, het leggen van een gezonde basis voor ERP, het zorg dragen dat alle wensen en eisen zijn meegenomen en alle belanghebbenden weten wat van hen verwacht wordt.
Welke uitdagingen wenst u op te lossen die u vandaag niet kunt aangaan ?
Wat zijn uw digitalisering - ambities voor de komende jaren ?
Is uw bedrijf, zijn uw mensen klaar voor de inspanningen die deze reis van hen gaat vragen ?
Wie van deze mensen gaat inhoudelijk voor zijn of haar afdeling de kar trekken en beschikken zij over de juiste tools en capaciteiten ?
Hoe ziet uw huidig informatie- en proceslandschap eruit en weet u al wat moet (kan) veranderen ?
Wat verwacht u van uw implementatiepartner en welke bijdrage gaat u zelf leveren ?
Hoe vergroot u uw kans op succes ?
Door te starten met nadenken over wat u heeft en waar u naaartoe wilt voorkomt u dat uw ERP avontuur een desillusie wordt voor uw bedrijf.
Nadenken over Wat, Wie, Wanneer, Waarom en Hoe vormt de basis voor het bereiken van een gemeenschappelijk gedragen doel. Vergeet niet de visies en standpunten van belanghebbenden te verenigen tot een gedragen plan van aanpak.
Het management van veel bedrijven wil dat de specialisten / applicatie consultants van de implementatiepartner de interne business uitdagingen gaan oplossen met de invoering van het nieuwe informatiesysteem. Dat gaat echter niet gebeuren. Deze externen krijgen niet voldoende tijd om de ware problemen / uitdagingen te doorgronden.
Vaak weten de 'echte' interne gebruikers wel wat er moet gebeuren maar hebben zij niets of weinig te vertellen. ERP gaat niet over IT maar over de transformatie van de bedrijfscultuur naar meer integrale transparantie en samenwerking.
Wat doet u wel ?
Start bij aanvang en gedurende het project (en daarna) met het leveren van een zichtbare bijdrage en het motiveren van de deelnemers, het uitdagen van de project-verantwoordelijken en het bieden van continue ondersteuning.
Ook al hebben implementatiepartners bij anderen in de keuken gekeken dat is nog steeds geen garantie voor succes. Ieder bedrijf (is uniek) werkt op een andere manier, heeft een eigen cultuur, kent mensen die het beter (denken te) weten dan collega's. Zorg daarom voor uw eigen projectmanager!
Als deze doorheen de cultuur en de vooroordelen weet te prikken, het vertrouwen van gebruikers en managers weet te verkrijgen dan wordt de kans op succes groter.
Help uw projectmanager! De beste stuurlui staan aan wal, haal ze aan boord (in het team) of laat hem of haar dicht bovenop hen zitten.
Een paar dagen geleden liep ik tegen het project MIDA van de University of Camerino aan.
MIDA (Multiple Instances and Data Animator) is het resultaat van een onderzoeksproject van de School of Science and Technology, Computer Science Division.
MIDA is een simulator die door middel van tokens laat zien hoe een proces doorlopen wordt. Onderstaande video laat als voorbeeld de simulatie van het ordering proces tussen een groothandel en leverancier zien. Dit proces wordt later in het artikel verder uit de doeken gedaan.
MIDA kan zonder problemen geïnstalleerd worden. Ga naar de website http://pros.unicam.it/mida/ en selecteer download. Unzip het bestand en start dan de executable Mida.exe.
Simulatie ordering proces wholesaler - supplier
De Token Simulation plugin visualiseert de voortgang van activiteiten in een BPMN collaboration diagram door middel van tokens die zich voortbewegen in het procesmodel. De verwerking van gegevens en het uitwisselen van berichten worden niet ondersteund door de plugin zoals gezien kan worden in onderstaande simulatie van een procesmodel.
In dit procesmodel worden berichten uitgewisseld tussen een groothandel (lane: wholesaler) en een leverancier - fabrikant (lane: supplier).
[Note: lane wholesaler = bovenste swimlane, lane supplier = onderste swimlane]
MIDA, daarentegen, maakt het wel mogelijk om de gegevensstromen tussen deelnemers (swimlanes) aan het proces zichtbaar te maken en te laten zien wanneer nieuwe proces-instanties worden gestart.
[Note: een procesmodel is een beschrijving van / een blueprint van een proces, een procesinstantie (process instance) is de concrete uitvoering van een model. Op hetzelfde moment kunnen meerdere instanties van een proces actief zijn.]
Het zijn de gegevens in berichten tussen deelnemers die het gedrag van het proces beïnvloeden. De gegevens worden opgeslagen in data objecten die mede bepalen welke stappen daarna worden uitgevoerd.
In het bovenstaande procesmodel geeft de taak "Send purchase order" aan dat er een bericht (een inkooporder) van de groothandel naar de leverancier wordt gestuurd. Het bericht bevat onder andere volgende gegevens: ordernummer (PO_number), regelnummer (POLine_itemNumber), verzoek tot het ontvangen van een orderbevestiging (PO_confirmation), de identificatiecode van de inkopende organisatie - GTIN / EAN of UPC code (PO_buyerID). Deze gegevens worden overgedragen aan het data object "purchase order" en zijn input voor de taak "Validate order".
et veld PO_confirmation beantwoordt later de vraag die gesteld wordt door de exclusive gateway "Confirm order ?".
MIDA verplicht je om uitgebreider na te gaan denken over hoe informatie wordt overgedragen in het samenspel tussen verschillende participanten, hoe participanten samenwerken en hoe gegevens doorheen het model stromen. Wanneer de initialisatie van gegevensvelden en de overdracht van deze gegevens aan taken niet goed zijn gedefinieerd leidt simulatie van het model tot errors.
MIDA simulatie ordering proces wholesaler - supplier.
Wanneer de processimulatie start zien we in het logging-overzicht links onder dat er 1 instantie van het proces is gestart. Dit is het proces in de bovenste swimlane - het proces van de groothandel.
Create purchase order
Het proces in de bovenste swimlane start met een vraag of wens vanuit de organisatie voor een product, materiaal of grondstof. Deze behoefte leidt tot de creatie van een inkooporder.
Rechtsboven onder de drop down Data Panel zijn de gegevens zichtbaar van de behoefte en de inkooporder.
Send purchase order
Wanneer de purchase order wordt verstuurd worden de gegevens via het gele informatie-token met nummer 1 doorgezet naar de message start event in het proces van de supplier.
Gelijktijdig wordt het token doorgestuurd naar de event based gateway waar het zal wachten op een antwoord vanuit het proces van de leverancier. Bij aankomst van het eerste token bij de event based gateway krijgt het token een rode kleur. Deze kleur zal het token houden tot de melding komt of de order geaccepteerd is of niet.
Receive purchase order
Bij ontvangst van de purchase order in de swimlane van de leverancier start een tweede procesinstantie, het proces van de leverancier.
Validate order
Na validatie van de order in de onderste flow heeft de variabele orderAccepted de waarde True gekregen en gaat het tweede token naar de taak "Enter order".
Enter order
Tijdens de uitvoering van de taak "Enter order" wordt een verkooporder aangemaakt in het ERP-systeem van de leverancier.
Send acceptance
Nadat de order is vastgelegd in het ERP-systeem van de leverancier wordt de acceptatie van de order gemeld aan de groothandel via het gele informatie-token met nummer 2.
Het tweede token in de onderste flow vervolgt zijn weg naar het kruispunt - de exclusive gateway "Confirm order ?". Het antwoord op deze vraag is meegestuurd met de gegevens van de inkooporder in het veld PO_confirmation en opgeslagen in het veld SO_confirmation van de verkooporder in het ERP-systeem van de leverancier.
Gateway Wait for confirmation
Het eerste token in de bovenste flow verandert van kleur na het ontvangen van de melding dat de order is geaccepteerd. Daarna gaat het token verder naar het kruispunt - de exclusive gateway "Wait for confirmation ?". Het antwoord op deze vraag is opgeslagen in het veld PO_confirmation van de inkooporder.
Het tweede token in de onderste flow vervolgt zijn weg naar het kruispunt - de exclusive gateway "Confirm order ?". Het antwoord op deze vraag is meegestuurd met de gegevens van de inkooporder in het veld PO_confirmation en opgeslagen in het veld SO_confirmation van de verkooporder in het ERP-systeem van de leverancier.
Send confirmation
Wanneer de groothandel om bevestiging van levertijd (PO_confirmation = true) vraagt gaat het tweede token naar de taak "Confirm order". Deze taak verstuurt de orderbevestiging naar de groothandel via het informatie-token nummer 2.
Receive confirmation
Op het moment dat de order confirmation wordt ontvangen in de bovenste flow licht de taak "Receive confirmation" groen op en vervolgt het eerste token zijn weg naar de taak "Receive delivery".
In de onderste flow gaat het tweede token verder naar de taak "Create shipment".
Create shipment
Ship order
De taak "Ship order" zorgt dat de goederen fysiek worden verstuurd en informeert de groothandel via het gele informatie-token met nummer 2 over de inhoud van de levering.
In de bovenste flow kleurt het eerste token rood omdat het proces wacht op de ontvangst van de levering.
Receive delivery
Na ontvangst van het gele informatie-token met de informatie over de levering licht de taak "Receive delivery" groen op en vervolgt het eerste token zijn weg naar de taak "Receive invoice".
Ondertussen is in de onderste flow de taak "Create invoice" uitgevoerd en zal ik de volgende stap de factuur verzonden worden naar de groothandel.
Send invoice
Ook hier kleurt het eerste token rood omdat het proces wacht op de ontvangst van de factuur.
Receive invoice
Wanneer het gele informatie-token met de factuur is verwerkt door de taak "Receive invoice" licht deze processtap groen op en eindigt het onderste proces zoals linksonder te lezen valt.
Einde proces
Aan het einde van het proces zien we rechts dat beide instanties 1 en 2 beëindigd zijn.
Data panel
Tijdens de simulatie geeft het data panel een overzicht van de gegevens die worden uitgewisseld.
Simulation log
De simulation log geeft een overzicht van de stappen en de tijdstippen waarop deze doorlopen zijn.
Een probleemloze ERP implementatie vraagt om inzicht in meer dan de (huidige - oude) processen en informatiestromen.
Het bestaande informatie- en applicatielandschap heeft een grote invloed op de haalbaarheid van ERP - misschien is het nodig om één ander te rationaliseren.
Ik raad bedrijven aan om toekomstige processen "ERP - applicatie neutraal" te beschrijven. Hierbij verplicht je gebruikers om na te denken over wat ze echt nodig hebben.
Zelf gebruik ik hiervoor een scala aan modelleertools en -talen - alle modellen binnen BPMN, Archimate, DMN. Dagelijks merk ik weerstand voor deze aanpak maar deze verdwijnt vrij snel wanneer de organisatie betrokken wordt in het beschrijven.
Learning-by-doing: leg samen interne processen en afhankelijkheden met applicaties vast
Welk tool (Signavio, Bizagi, Cawemo, Camunda, ...) gebruiken of welke taal (BPMN, Archimate) is niet echt relevant.
Ultimo gaat het om het proces van bewustwording aan de kant van de gebruiker.
Archimate of BPMN, voor high-level procesbeschrijvingen kan beiden zoals je hierna kunt zien:
BPMN
