Product Informatie Management, waar begint u aan!

Uit onderzoek naar de belemmeringen - de vertragende factoren, soms resulterend in stopzetting - van ERP implementaties blijkt dat organisaties vaak een te enge benadering volgen en niet het groter geheel zien / het ecosysteem van oplossingen waar ERP deel van uitmaakt.

Wanneer de basis niet op orde is en medewerkers / afdelingen de noodzaak aan verandering niet inzien krijgt het management het gevoel dat het zeilschip waarvoor ze verantwoordelijk zijn, zelfs met windkracht negen, niet vooruit komt. Terwijl de uitdagingen waar het bedrijf voor staat alsmaar groter worden, immers het stormt daarbuiten.

Eén van die basisonderdelen is uw Product Informatie. U gelooft het niet maar nog steeds is het zo dat in menig bedrijf deze gegevens verspreid liggen opgeslagen in verschillende afdelingen en niet integraal beschikbaar zijn. Wanneer de klant om informatie vraagt, een product data sheet wil ontvangen, gaan binnendienstmedewerkers overal gegevens vandaan halen om hieraan te voldoen.

Product Informatie vormt het hart van w bedrijf.

Als het hart niet op orde is dan moet u rust nemen en lopen uw concurrenten u voorbij. Als uw Product Informatie niet op orde is, niet integraal toegankelijk, niet de bron voor alle systemen in uw Enterprise Ecosysteem is dan wordt het moeilijk om snel en adequaat te anticiperen op de veranderingen in uw omgeving. En hoe zit het dan met uw bestaansrecht!?

Uit ervaring weten we dat binnen bedrijven verschillende krachten spelen, zo ook wat betreft het onderwerp Product Informatie. Zo zien we in elke organisatie dat er veel onduidelijkheid bestaat over wat de bron Productgegevens is. Terwijl dat voor klantgegevens in mindere mate speelt - iedereen accepteert dat deze in CRM thuishoren.

Echter productgegevens? Waar hebben we het over?

Productgegevens voor uw B2B klanten (groothandels, retailers) die u aanlevert rechtstreeks of via datapools (ETIM, GS1, EZ-base):

Productgegevens voor uw B2C, B2B, D2C eCommerce sites:

Productgegevens voor Overheidsinstanties - UFI codes, Hazard Goods Classification, informatie over de samenstelling van producten (ECHA)

Productgegevens voor het ERP systeem, GS1 GLNs, artikelnummers, verpakkingseenheden, omschrijvingen, enz

Productgegevens voor Printing services

Vaak zien we dat de verantwoordelijken voor ERP van mening zijn dat al deze informatie thuishoort of opgeslagen moet worden in ERP. Voor kleine bedrijven is dit misschien een optie.

Naarmate het product-portfolio, de grootte van het bedrijf (meerdere vestigingen, meerdere regio's / landen), de dienstverlening van een bedrijf toenemen gaan andere factoren een belangrijke rol spelen: Volledigheid, Toegankelijkheid, Uitwisselbaarheid, Betrouwbaarheid, Timeliness, ... (ISO/IEC 25012).

Een robuuste inrichting van uw product informatie is een randvoorwaarde voor een succesvolle ERP implementatie, voor een goedwerkende eCommerce omgeving, voor een up to date EHS systeem, ..., en voor tevreden terugkerende klanten.

Waar beginnen we mee?

Vaak wordt onderschat hoe ingrijpend de implementatie van een PIM voor een bedrijf is. Daarom is het belangrijk om al bij de start van het initiatief alle medewerkers te betrekken en de basis te leggen voor aanvaarding van de verandering. In het kader van verandermanagement is het verstandig is om in workshops met alle belanghebbenden het inzicht te vergroten in:

de functionaliteiten die een PIM oplossing biedt - soms houden medewerkers al jarenlang een spreadsheet bij met voor hun afdeling cruciale Product Informatie omdat ze geen weet hebben van het feit dat daarvoor functionaliteiten bestaan

waar productgegevens liggen opgeslagen in het bedrijf en wat ermee gedaan wordt - regelmatig zien we dat verschillende afdelingen stukjes gegevens vastleggen, gebruiken en onderhouden zonder dit van elkaar te weten

het proces van product creatie, het gebruik en de verspreiding van productgegevens zowel intern als extern (klanten en leveranciers) - marketing en engineers beseffen soms niet hoe vastlegging van product-kenmerken bijdraagt aan het versneld in de markt zetten van een nieuw product

Vragen die u beantwoord moet zien te krijgen zijn:

Productgegevens! Waar hebben we het over?

Welke eisen stellen afdelingen, processen en andere systemen aan het PIM?

Hoe ziet de vraag naar Product Informatie er bij onze klanten en / of leveranciers uit? En wie - welke afdeling, welke medewerker - zorgt daar vandaag de dag voor?

Wat doet een PIM? Wat doen onze concurrenten met PIM?

Welke functionaliteiten zijn beschikbaar in PIM oplossingen?

Waarom zouden we PIM als eerste stap moeten doen in onze digitale transformatie? Waarom niet eerst de ERP oplossing vervangen?

Hoe houden we het bedrijf draaiende terwijl het fundament opnieuw wordt opgebouwd of hersteld? Gaan we starten met een leeg blad of gaan de toekomst stapsgewijs vorm geven? Gaan we het bestaande stapsgewijs en intelligent transformeren naar de nieuwe situatie.

...

Welke selectiecriteria hanteren?

Het is handig om deze op te delen in een aantal categorieën en eigenaren toe te kennen aan elke categorie:

Technologie

Cloud of on-premise

Integratie met ERP via Add-in of middle-ware

Real-time koppeling met eCommerce, met Datapools

Database-technologie

...

Algemeen

Ondersteuning voor meerdere talen

Gebruikersrechten vrij definieerbaar

...

Functionaliteiten

Deze zult u met uw belangrijkste gebruikers, uw achterban en met uw klanten / leveranciers moeten bepalen.

Leverancier / implementatiepartner

Denk hierbij goed over de mate van flexibiliteit, support, continuïteit die u wilt. Hoe afhankelijk wilt u zijn / worden van de PIM - software leverancier. Soms is het beter om implementatie / support van de oplossing gescheiden te houden van de provider van de software zoals dat in de ERP - wereld gebruikelijk is. Wanneer u dan zoveel mogelijk bij de standaard blijft bent u niet voor altijd gebonden aan de implementatiepartner maar kunt u switchen mocht de relatie bekoeld raken.

Het allerbelangrijkste - mijn persoonlijk view - selecteer eerst de software en daarna de implementatiepartner.

Nogmaals, misschien ten overvloede

Voor alle bedrijven die aanstalten maken of reeds bezig zijn met een PIM selectie / implementatie zorg dat de oplossing aansluit bij de rest van uw applicatie-landschap - ecosysteem - ERP, eCommerce, Websites, EH&S, Datapools (GS1 - EZ-base, ...).

Welke oplossingen zijn er?

Dit is niet een uitputtende lijst van oplossingen en/of aanbieders.

# Perfion

# DynamicWeb

# inRiver

# Stibo Systems

# Contentserv

# Akeneo

# Informatica

# PimCore

Last but not least

Wie weet heeft u lezer nog interessante adviezen! Dingen die je altijd graag met anderen over dit onderwerp had willen delen.

Tags: Project Management, Consultancy, PIM

Continue!

Een Agile gebaseerde ERP-implementatieaanpak

Ik heb vaak gesprekken met implementatiepartners, consultancy bedrijven en bedrijven die ERP willen implementeren over het toepassen van een Agile aanpak.

Agile is een filosofie, het is manier van leven. Agile gaat over leren, experimenteren, hard vallen en weer doorgaan, kleine successen boeken.

ERP is een integrale oplossing voor een (groot deel van) je bedrijfsprocessen. Je zou kunnen stellen dat leent zich niet echt voor een Agile aanpak. Gelijk heb je wanneer je gelooft dat je met Scrum je volledige implementatie kunt realiseren.

Echter er zijn genoeg momenten / stappen in een ERP project waarop Agile is toe te passen:

verzamelen en verbijzonderen van de behoeftes en vereisten

configureren en valideren van de inrichting van gekozen processen

bepalen van wat je wel gaat doen, wanneer en hoe

Ik geloof niet in Big Bang implementaties. Ik ben een voorstander van Agile - based benadering. Een gefaseerde aanpak bestaande uit een baseline, met releases.

Deze gefaseerde benadering is heel goed toe te passen bij transitie van een legacy ERP omgeving naar een nieuwe omgeving.

De moeite waard om te lezen is de thesis "Applying Agile Approach in ERP Implementation".

De voorgestelde aanpak bestaat uit twee fases: implementatatie van een Baseline en meerdere Agile - gedreven releases

Fase 1: de baseline bestaat uit volgende stappen

Voorbereiding van het project waarin rollen en verantwoordelijkheden, structuur en bemensing van de projectorganisatie worden besproken en geformaliseerd.

Workshops met alle belanghebbenden met als doel het identificeren van de bestaande bedrijfsprocessen, informatiestromen en applicaties alsook het in kaart brengen van de wensen en eisen.

Trainingssessies waarin de organisatie de functionaliteiten van de nieuwe ERP oplossing leren kennen.

Trainingssessies waarin de implementatiepartner het bedrijf leert kennen.

Evaluatieworkshop met als doel het bepalen van de scope (welke processen, systemen en functionaliteiten) en planning van het project.

De uitkomst van de evaluatie is een geprioritiseerde lijst van vereiste en gewenste functionaliteiten, een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van de Baseline, high-level definitie van de inhoud en planning van de releases.

Tags: ERP, Project Management, Consultancy

Continue!

SCOPE CREEP is de grootste vijand van implementatieprojecten

SCOPE CREEP" = de grootste vijand van implementatieprojecten.

Scope creep wordt gezien als de ongemerkte en ongecontroleerde groei van de omvang van een project na de start.

Met deze laatste woorden krijgt 'scope creep' gelijk een negatieve lading zijnde het gebrek aan opvolging en controle van een project die leidt tot vertraging of zelfs stopzetting.

Ik zie dat 'scope creep' veelal veroorzaakt wordt voor de start van een project door:

slechte of onjuiste analyse van de vereisten

ontbreken van kennis over processen, applicaties, informatiestromen, organisatie EN samenhang

verkeerde aannames en dubbelzinnige scope-definities (ambiguïteit) waardoor elke belanghebbende daarin zijn gading kan vinden

Ik bestrijd niet dat goed project management scope creep voorkomt. Echter als recovery project manager zie ik te vaak dat projecten met een onduidelijk, onjuiste en onvolledige scope zijn gestart EN dat bedrijven niet beschikken over experts die de scope kunnen (of mogen) valideren.

Hoe "scope creep" voor de start van uw project voorkomen:

verkrijg een volledig beeld van vereiste functionaliteiten, applicaties en informatiestromen

communiceer en valideer de scope met alle belanghebbenden

neem geïnformeerde beslissingen

Tags: ERP, Project Management, Consultancy

Continue!

Wordt het na 30 jaar niet eens tijd om met ERP te beginnen!

In het midden van de jaren ’60 was het niet langer haalbaar om grote hoeveelheden grondstoffen en componenten aan te houden.

Dit leidde tussen 1959 en 1961 tot het ontstaan van MRP I Material Requirements Planning.

IBM kwam al snel met oplossingen.

In 1961 BOMP Bill of Material Processor (Gene Thomas), 1964 LAMP Labor & Material Planning en in 1966 PICS-RPS Production & Inventory Control System.

Joe Orlicky, production control manager bij J.I. Case bouwt in 1961 het eerste systeem voor onderhoud van stuklijsten en berekenen van materiaalbehoeftes.

In 1972 maakt IBM de grootste slag met COPICS Communication-Oriented Production Information and Control System. Later overgebracht naar “System Analysis and Program Development”, opgericht door IBM medewerkers.

In 1975 publiceert Orlicky zijn boek “Material Requirements Planning” en 1977 komt IBM met MAPICS.

MRP II (Manufacturing Resource Planning) vult MRP I in 1980 aan met planning en bewaking van productiemiddelen. De integratie en besturing van voorraden, planning, capaciteit, productie en inkoop is een feit.

ERP brengt in '90 alle processen, gegevens en functies onder in één geïntegreerd systeem met één centrale database.

Gaat u in 2021 starten?

Continue!

ERP selectie en implementatie: drama of succes

Belangrijkste succesfactoren: organisatieverandering EN digitale transformatie.

De behoefte naar een nieuwe oplossing ontstaat vaak bij bedrijven die in korte tijd hard groeien - horizontaal, verticaal of in beide richtingen.

Horizontale groei (uitbreiding van portfolio en productiefaciliteiten) als verticale groei (overname van bedrijven up- en downstream de keten) veranderen de structuur, cultuur en processen van bedrijven.

Grotere diversiteit aan stakeholders (cultuur) vraagt veel aandacht voor organisatieverandering. Grotere variëteit aan ondersteunende bedrijfsapplicaties en bedrijfsprocessen vraagt om een goed fundament voor ondersteuning van de digitale transformatie van een bedrijf.

ERP staat zelden op zichzelf - vaak zien we een combinatie van product configuratoren, advanced planning systemen, CRM, shop floor control en productie systemen.

We hebben veel meer kans op succes door minder aandacht voor industrie-specifieke oplossingen en meer aandacht voor een uitgebalanceerd geheel van technologische vernieuwingen / oplossingen ter ondersteuning van de toekomstige bedrijfsstrategie, processen en informatiehuishouding.

Tags: ERP, digital transformation

Continue!

Is gebrek aan visie grootste valkuil voor ERP implementaties?

De grootste valkuil bij de implementatie van een ERP oplossing is gebrek aan visie en duidelijke doelstellingen.

Gebrek aan visie is een veel voorkomend kenmerk van slecht leiderschap. Leiders moeten vooruit kijken, intuïtief voorvoelen van situaties (anticiperen - proactief), duidelijk zijn en vertrouwen creëren.

Visie in het kader van een ERP implementatie gaat over:

- Ontwikkelen van en communiceren naar de organisatie over het Waarom, Wat en Hoe = over visie, doelstellingen, verwachtingen en aanpak.

Waar sta je als bedrijf, waar wil je naartoe, waarom wil je dat en hoe denk je dat te bereiken. Het ontwikkelen van deze visie doe je met je medewerkers en hier geef je continue opvolging aan.

- Obstakels en drempels wegnemen

Processen, Organisatie en Cultuur, Applicaties, soms (vaak) is het beter om eerst alle obstakels in je organisatie op te ruimen en drempels weg te nemen.

Denk hierbij aan: vereenvoudig en optimaliseer je bedrijfsprocessen, trek nieuwe mensen aan die extra kennis en ervaring inbrengen, zorg dat je product data management op de rit komt en vervang die slecht functionerende webshop, en haal leiders aan boord om de veranderingen door te voeren.

Tags: ERP, Digital Leadership, Project Management

Continue!

Wat is er nodig om eFactureren van de grond te krijgen?

Enkele misverstanden: Het verzenden en ontvangen van een efactuur voegt geen significante waarde toe. Hetzelfde geldt voor het verzenden van een PDF factuur die door de ontvanger wordt afgedrukt om handmatig te verwerken of op te slaan in het archief.

De business case: De besparingen - c.q. verbetering worden gerealiseerd wanneer de ontvanger de efactuur automatisch verwerkt, 'matched' met de openstaande inkooporder en de ontvangen goederen of diensten, en automatisch betaalbaar stelt.

Echter deze business case is eenzijdig - de voordelen liggen aan de kant van de ontvanger / buyer. Immers het is niet zo dat een efactuur per definitie leidt tot snellere betaling. Er is nog steeds zoiets als betalingsconditie / termijn.

Ik ben sinds eind jaren '80 met #EDI en #ketenintegratie bezig en volg de ontwikkelingen in Europa op de voet.

Efacturatie komt alleen van de grond als alle partijen in de keten de voordelen kunnen plukken zowel seller, buyer, als intermediairs.

Lees mijn artikel "Ketenintegratie, leuker en uitdagender kan werken niet zijn!" voor mijn ervaringen.

Lees mijn artikel (2015) : "Neem de meest duurzame verantwoordelijke weg naar e-factureren".

Lees mijn artikel: "Aarzelt u nog om P2P, O2C of eFactureren op de rit te zetten met SAP?"

Tags: e-Factureren

Continue!