Red het klimaat met elektronisch zakendoen !

In 2010 schreef ik het artikel "start saving the climate by using e-Invoicing" maar vandaag meer dan ooit moeten we onze "carbon footprint" verminderen.

Verantwoordelijkheid voor het milieu bovenaan de agenda van instellingen en organisaties de komende 10 maanden!

Eén manier om uw inzet voor het behoud van het milieu te tonen is de invoering van elektronisch zakendoen.

Stop met het verspillen van papier door het afdrukken van orders en facturen!

In een thematisch onderzoek uitgevoerd in opdracht van het ministerie van VROM (Ministerie van Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en milieu) in september 2000 (verschenen in januari 2001) riepen de auteurs 'het doel van dematerialisatie is vermindering van de invloed van materiaalstromen op het milieu'.

moet hun gedachtesprong, hieronder, nog verwezenlijkt worden
"Ontwikkel economische systemen op een zodanige wijze dat de milieu- impact van materiaalstromen veroorzaakt door deze systemen aanzienlijk is, en in absolute termen afneemt."

Waar zijn we bijna twintig jaar later?

• Tijd voor Europa om bedrijven en regeringen aan te sporen om hun CO2-uitstoot drastisch te verminderen.

• Tijd voor Europa om het eeuwige debat over standaarden te stoppen en zachtjes iedereen ervan te overtuigen om te GAAN VOOR GROEN bij het uitwisselen van productinformatie, bestellingen, verzendmeldingen, facturen en betalingen.

• Tijd voor Europa om elektronische manieren van zakendoen en uitwisselen van documenten te stimuleren.

ADOPTIE is AARDIG maar GEBRUIK maakt echt het verschil (Diffusion and Infusion: Two Dimensions of “Success of Adoption”)

• Tijd voor Europa om PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) open te stellen voor bedrijven zodat bedrijven waar zij ook zijn, met wie ze ook willen en zonder belemmeringen gegevens kunnen uitwisselen.

Zoals in "Neem de meest duurzame verantwoordelijke weg naar e-factureren"

• Tijd voor Europa om het gebruik van andere elektronische middelen voor het lezen, bekijken en verspreiden van elektronische documenten te stimuleren.

DIGITAAL betekent ELEKTRONISCH BERICHT, niet een PDF die door de ontvanger wordt afgedrukt voor AUTORISATIE en ARCHIVERING.
België geeft de aftrap van het game door het verlenen van een belastingvermindering voor digitale investeringen aan KMO's.
WIE VOLGT?

Tags: e-Invoicing, e-Business, Sustainability

Continue!

Start saving the climate by using e-business !

In 2010 I wrote the post "start saving the climate by using e-Invoicing" but today more than ever we need to reduce our carbon footprint.

Environmental Responsibility at the top of the agenda of institutions and organizations in the coming 10 months!

One way to present commitment to the preservation of the natural environment is by implementing electronic means of doing business.

Stop wasting paper by printing orders and invoices!

In a thematic exploration study executed for the Dutch Ministry of VROM (Ministry of Housing, Spatial Planning and Environment) in September 2000 (published in January 2001) the authors of the document cited ‘the aim of dematerialization is the reduction of environmental impact of material flows’.

their mindshift below - still to be accomplished
"Develop economic systems in such a way that the environmental impact of the material flow caused by those systems is significantly, and in absolute terms, reduced."

Where are we ALMOST twenty years later ?

• Time for Europe to urge businesses and governments to reduce their CO2 emission drastically.

• Time for Europe to stop the everlasting discussion about standards and gently persuade everyone to GO GREEN in communication of product information, orders, shipment notes, invoices, payment notifications.

• Time for Europe to stimulate electronic ways of doing business and exchanging documents.

ADOPTION is NICE but USE really makes a difference (Diffusion and Infusion: Two Dimensions of “Success of Adoption”)

• Time for Europe to open up PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) for businesses because it will enable companies to interact whereever they are, with whome they want and without barriers.

As in "take the most sustainable road to e-invoicing"

• Time for Europe to stimulate the use of other electronic means to read, view and distribute electronic documents.

DIGITAL means ELECTRONIC MESSAGE, not a PDF printed by the receiver for AUTHORIZATION and ARCHIVING.
Belgium is kicking off the game by granting SME's a Tax reduction for digital investments.
WHO IS NEXT?

Tags: e-Invoicing, e-Business, Sustainability

Continue!

Take the most sustainable responsible road to e-invoicing

From 2005 till 2013 Governments, Service & Solution providers, Institutions, ALL have been heavily promoting electronic invoicing but until now the massive shift of businesses to electronic (digital) invoices yet has to come.

I have been watching this, participating in CEN workshops and developing my own ideas, but have always been wondering why do people lack the vision that e-invoicing solely is not delivering the desired savings.

I started implementing EDI in 1994 when people dropped an EDI word station next to my desk and said get it running. We implemented electronic business - instead of electronic invoicing - and we gained our share of savings.

What should you do for Electronic Business?

Classify your products using one of these standards UNSPSC, ETIM, NAICS, ...

Assign each of your products a unique product identification code using GS1 GTIN or NSN.

Assign your locations a unique identification code using GS1 GLN or D&B D-U-N-S Number.

Exchange your product data and prices via the services of GS1 GDSN, ETIM 2BA or EZ-base.

Note: A new datapool is under development. A few months ago I wrote this article: "the future of data exchange in the construction and installation sector" showing two scenario's for dealing with different product databases. Hopefully the people working on the new datapool spent some time on reading the article.

Exchange purchase orders, confirmations and shipment notifications electronically using EDIFACT, ANSI X12, UBL or any other language.

Finally exchange invoices electronically. But be aware the invoice is not the future. More and more companies are implementing SELF-BILLING. The customer already knows upfront what has to be paid and has an obligation to pay once goods are received. Thus can easily do the payment without an invoice and raise a self-bill.

Paper, PDF, Spreadsheets, Online are still the foundation for businesses

Today there are still a lot of companies that exchange information via emails, faxes, paper documents by mail, or using a web portal. A lot of manual work takes place before goods are ordered, delivered and invoiced.

How do we implement electronic invoicing in a sustainable responsible way?

First step:

Implement the GS1 GTIN for identification of your products and one of the aforementioned classification methods that is used within your branch or sector.

Subscribe to GS1 GDSN or ETIM 2BA to publish or retrieve product, price and classification data.

Second step:

Start exchanging purchase orders and confirmations electronically using one of the aforementioned standards.

You will then no longer have to manually handle orders and confirmations. It will eliminate typing errors and speed up processing time.

Less processing time and higher accuracy means money.

Today you will still have to find a service provider that handles the exchange of information between companies.

I hope one day there will be an Electronic Business Highway where everyone can hook onto with or without a service provider. In my vision on electronic invoicing from 2009 (“a glimp into the future of e-invoicing”) I explained that multiple connected platforms will increase the reach of receivers and senders all over the world.

Yep, 2009 still nobody seems to take this serious but eventually it will happen.

The PEPPOL project (= Pan-European Public Procurement Online) of the European Commission is creating such a highway for exchanging information with governmental organizations. Until it opens for businesses we are living in the battle of commerce, service providers fighting for a piece of the cake.

Nevertheless hook onto one of these service providers, tell him which standards to use and work together with your business partners to make it happen.

Daarom, sluit aan op het netwerk van één van deze dienstverleners, vertel hem welke standaarden te gebruiken en werk samen met uw zakelijke partners om het mogelijk te maken.

Third step:

Start exchanging shipment notifications. Customers will then be aware that goods for certain purchase orders are on the way and can be delivered to their own clients or transported to production. When shipment data is pre-processed then scanning devices will help, upon unloading the trucks, identify where pallets need to go - to the stocking location, production location or the cross-docking location.

Less processing time, higher accuracy and efficiency means money.

Fourth step:

Now finally you can implement electronic invoicing - if that is still needed, since customers might have started using self-billing.

The receiver of the e-invoice will significantly benefit from automatically processing the invoice. However this could not be possible if product data, customer locations, prices and other data (payment terms, delivery terms, unit of measures) were not tuned with business partners during the implementation of electronic ordering and shipping.

Tags: e-Invoicing, e-Business

Continue!

Neem de meest duurzame verantwoordelijke weg naar e-factureren

Van 2005 tot 2013 hebben Overheden, leveranciers van diensten & oplossingen, Instellingen, ALLEN elektronisch factureren zwaar gepromoot maar tot nu toe moet de massale verschuiving van bedrijven naar elektronische (digitale) facturen nog komen.

Ik heb dit met veel interesse gevolgd, deelgenomen aan CEN bijeenkomsten en mijn eigen aanpak vorm gegeven, maar heb mij altijd afgevraagd waarom bij mensen de visie ontbreekt dat e-factureren ALLEEN niet de gewenste besparingen gaat leveren.

Ik ben in 1994 gestart met het implementeren van EDI toen men een EDI-werkstation naast mijn bureau plaatste met het verzoek om dit draaiende te krijgen. Wij hebben elektronisch zakendoen ingevoerd – in plaats van elektronisch factureren – en we hebben ons deel van de besparingen gekregen.

Wat moet u doen voor Elektronisch Zakendoen?

Classificeer uw producten met behulp van een van deze normen UNSPSC, ETIM, NAICS, ...

Geef elk van uw producten een unieke product identificatiecode via GS1 GTIN of NSN.

Wijs uw vestigingen een unieke identificatiecode toe via GS1 GLN of D&B D-U-N-S Number.

Verspreid uw productgegevens en prijzen via de diensten van GS1 GDSN, ETIM 2BA of EZ-base.

Kanttekening: Een nieuwe datapool is in ontwikkeling. Een aantal maanden geleden heb ik het artikel "de toekomst van gegevensuitwisseling in de bouw- en installatiesector" geschreven waarin ik twee scenario’s laat zien voor het omgaan met verschillende product databases. Hopelijk besteden de mensen die werken aan de nieuwe datapool wat van hun tijd om dit artikel te lezen.

Wissel inkooporders, orderbevestigingen en verzendberichten uit met je partners via EDIFACT, ANSI X12, UBL of elke andere taal.

Tot slot ga elektronisch facturen uitwisselen. Maar let op de factuur heeft niet de toekomst. Meer en meer bedrijven zijn SELF-BILLING aan het invoeren. De klant weet al vooraf wat betaald moet worden en heeft een verplichting tot betaling zodra de goederen zijn ontvangen. Zo kan de klant de betaling doen zonder een factuur en een self-bill opvoeren.

Papier, PDF, Spreadsheets, Online vormen nog steeds de basis voor bedrijven

Vandaag zijn er nog steeds een heleboel bedrijven die informatie uitwisselen via e-mails, faxen, documenten per post of met behulp van een webportaal. Veel handmatig werk vindt plaats voordat de goederen zijn besteld, geleverd en gefactureerd.

Hoe implementeren we elektronisch factureren op een duurzame en verantwoorde wijze?

Eerste stap:

Implementeer de GS1 GTIN voor de identificatie van uw producten en één van de eerder genoemde classificatie-methoden welke in gebruik is in uw branche of sector.

Abonneer u op de GS1 GDSN of ETIM 2BA om product, prijs en classificatiegegevens te verspreiden of op te halen.

Tweede stap:

Start met het elektronisch uitwisselen van inkooporders en orderbevestigingen met behulp van één van de eerder genoemde standaarden.

U gaat dan niet langer uw orders en bevestigingen handmatig verwerken. Het zal invoerfouten elimineren en de verwerkingstijd verkorten.

Minder verwerkingstijd en hogere nauwkeurigheid betekenen geld.

Vandaag heb je nog altijd een dienstverlener nodig die zorgdraagt voor de uitwisseling van informatie tussen bedrijven.

Ik hoop dat er op een dag een elektronische business snelweg zal zijn waar iedereen op kan aanhaken met of zonder een serviceprovider. In mijn visie op elektronisch factureren van 2009 ("bent u klaar voor een ritje op de elektronische business snelweg") heb ik uitgelegd hoe meerdere verbonden platformen het bereik van ontvangers en zenders over de hele wereld doet toenemen.

Ja, 2009 en niemand die dit serieus neemt maar uiteindelijk zal het gebeuren.

Het PEPPOL-project (= Pan-European Public Procurement Online) van de Europese Commissie is zo’n hoge snelweg aan het bouwen voor de uitwisseling van informatie met gouvernementele organisaties. Totdat deze snelweg wordt geopend voor bedrijven onderling zullen we verder moeten met de “battle of commerce” (de strijd voor de klant), dienstverleners die vechten voor een stukje van de taart.

Daarom, sluit aan op het netwerk van één van deze dienstverleners, vertel hem welke standaarden te gebruiken en werk samen met uw zakelijke partners om het mogelijk te maken.

Derde stap:

Start met het elektronisch uitwisselen van verzendberichten. Klanten weten dan welke goederen voor welke inkooporders onderweg zijn en voor wie deze bedoeld zijn, eigen klanten of productie. Wanneer verzendgegevens vooraf verwerkt zijn in het systeem dan helpen scanning apparaten, bij het uitladen van de vrachtwagens, om te identificeren waar de pallets naartoe moeten – het magazijn, de productielocatie of de cross-docking locatie.

Minder verwerkingstijd, hogere nauwkeurigheid en efficiëntie betekenen geld.

Vierde stap:

Tot slot kunt u eindelijk elektronisch factureren implementeren – als dat nog nodig is, immers klanten kunnen allang self-billing in gebruik hebben genomen.

De ontvanger van de e-factuur zal aanzienlijk profiteren van de automatische verwerking van facturen. Maar dit zou niet mogelijk zijn als productgegevens, klantlocaties, prijzen en andere gegevens (betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, eenheidsmaten) niet waren afgestemd met business partners tijdens de invoering van elektronisch bestellen en verzenden.

Tags: e-Invoicing, e-Business

Continue!