Neem de meest duurzame verantwoordelijke weg naar e-factureren

Van 2005 tot 2013 hebben Overheden, leveranciers van diensten & oplossingen, Instellingen, ALLEN elektronisch factureren zwaar gepromoot maar tot nu toe moet de massale verschuiving van bedrijven naar elektronische (digitale) facturen nog komen.

Ik heb dit met veel interesse gevolgd, deelgenomen aan CEN bijeenkomsten en mijn eigen aanpak vorm gegeven, maar heb mij altijd afgevraagd waarom bij mensen de visie ontbreekt dat e-factureren ALLEEN niet de gewenste besparingen gaat leveren.

Ik ben in 1994 gestart met het implementeren van EDI toen men een EDI-werkstation naast mijn bureau plaatste met het verzoek om dit draaiende te krijgen. Wij hebben elektronisch zakendoen ingevoerd – in plaats van elektronisch factureren – en we hebben ons deel van de besparingen gekregen.

Wat moet u doen voor Elektronisch Zakendoen?

Classificeer uw producten met behulp van een van deze normen UNSPSC, ETIM, NAICS, ...

Geef elk van uw producten een unieke product identificatiecode via GS1 GTIN of NSN.

Wijs uw vestigingen een unieke identificatiecode toe via GS1 GLN of D&B D-U-N-S Number.

Verspreid uw productgegevens en prijzen via de diensten van GS1 GDSN, ETIM 2BA of EZ-base.

Kanttekening: Een nieuwe datapool is in ontwikkeling. Een aantal maanden geleden heb ik het artikel "de toekomst van gegevensuitwisseling in de bouw- en installatiesector" geschreven waarin ik twee scenario’s laat zien voor het omgaan met verschillende product databases. Hopelijk besteden de mensen die werken aan de nieuwe datapool wat van hun tijd om dit artikel te lezen.

Wissel inkooporders, orderbevestigingen en verzendberichten uit met je partners via EDIFACT, ANSI X12, UBL of elke andere taal.

Tot slot ga elektronisch facturen uitwisselen. Maar let op de factuur heeft niet de toekomst. Meer en meer bedrijven zijn SELF-BILLING aan het invoeren. De klant weet al vooraf wat betaald moet worden en heeft een verplichting tot betaling zodra de goederen zijn ontvangen. Zo kan de klant de betaling doen zonder een factuur en een self-bill opvoeren.

Papier, PDF, Spreadsheets, Online vormen nog steeds de basis voor bedrijven

Vandaag zijn er nog steeds een heleboel bedrijven die informatie uitwisselen via e-mails, faxen, documenten per post of met behulp van een webportaal. Veel handmatig werk vindt plaats voordat de goederen zijn besteld, geleverd en gefactureerd.

Hoe implementeren we elektronisch factureren op een duurzame en verantwoorde wijze?

Eerste stap:

Implementeer de GS1 GTIN voor de identificatie van uw producten en één van de eerder genoemde classificatie-methoden welke in gebruik is in uw branche of sector.

Abonneer u op de GS1 GDSN of ETIM 2BA om product, prijs en classificatiegegevens te verspreiden of op te halen.

Tweede stap:

Start met het elektronisch uitwisselen van inkooporders en orderbevestigingen met behulp van één van de eerder genoemde standaarden.

U gaat dan niet langer uw orders en bevestigingen handmatig verwerken. Het zal invoerfouten elimineren en de verwerkingstijd verkorten.

Minder verwerkingstijd en hogere nauwkeurigheid betekenen geld.

Vandaag heb je nog altijd een dienstverlener nodig die zorgdraagt voor de uitwisseling van informatie tussen bedrijven.

Ik hoop dat er op een dag een elektronische business snelweg zal zijn waar iedereen op kan aanhaken met of zonder een serviceprovider. In mijn visie op elektronisch factureren van 2009 ("bent u klaar voor een ritje op de elektronische business snelweg") heb ik uitgelegd hoe meerdere verbonden platformen het bereik van ontvangers en zenders over de hele wereld doet toenemen.

Ja, 2009 en niemand die dit serieus neemt maar uiteindelijk zal het gebeuren.

Het PEPPOL-project (= Pan-European Public Procurement Online) van de Europese Commissie is zo’n hoge snelweg aan het bouwen voor de uitwisseling van informatie met gouvernementele organisaties. Totdat deze snelweg wordt geopend voor bedrijven onderling zullen we verder moeten met de “battle of commerce” (de strijd voor de klant), dienstverleners die vechten voor een stukje van de taart.

Daarom, sluit aan op het netwerk van één van deze dienstverleners, vertel hem welke standaarden te gebruiken en werk samen met uw zakelijke partners om het mogelijk te maken.

Derde stap:

Start met het elektronisch uitwisselen van verzendberichten. Klanten weten dan welke goederen voor welke inkooporders onderweg zijn en voor wie deze bedoeld zijn, eigen klanten of productie. Wanneer verzendgegevens vooraf verwerkt zijn in het systeem dan helpen scanning apparaten, bij het uitladen van de vrachtwagens, om te identificeren waar de pallets naartoe moeten – het magazijn, de productielocatie of de cross-docking locatie.

Minder verwerkingstijd, hogere nauwkeurigheid en efficiëntie betekenen geld.

Vierde stap:

Tot slot kunt u eindelijk elektronisch factureren implementeren – als dat nog nodig is, immers klanten kunnen allang self-billing in gebruik hebben genomen.

De ontvanger van de e-factuur zal aanzienlijk profiteren van de automatische verwerking van facturen. Maar dit zou niet mogelijk zijn als productgegevens, klantlocaties, prijzen en andere gegevens (betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, eenheidsmaten) niet waren afgestemd met business partners tijdens de invoering van elektronisch bestellen en verzenden.

Tags: e-Invoicing, e-Business

No comments:

Post a Comment