Steeds vaker stellen implementatiepartners van bedrijfsinformatiesystemen (ERP, CRM, PLM, ...) hun klanten voor om te werken met een taakstellend budget welke gecombineerd wordt met een Agile implementatiemethodiek. De gewenste resultaten worden ondergeschikt gemaakt aan het budget. Het is in de optiek van de leverancier immers onmogelijk om deze resultaten vooraf te bepalen. Bovendien komen gaandeweg het project de teams van leverancier en klant tot andere inzichten. De leverancier gaat de omgeving van de klant beter begrijpen en de klant gaat de mogelijkheden van de oplossing doorzien.
Het mag echter duidelijk zijn dat een aanpak waarbij "Less Thinking & Designing Upfront" minder garanties biedt dat de wensen en eisen van de klant gerealiseerd gaan worden. Nog minder aandacht / ruimte is er voor het realiseren van de 'gain points' - de winstpunten - en het elimineren van de 'pain points' - pijnpunten - van de klant.
En laten we realistisch zijn, het zijn deze beloftes die gebruikers over de streep trekken om een bijdrage te leveren. Ja, we gaan participeren als we er ook wat voor terug krijgen.
Hoe haaks staat het idee van een taakstellend budget op deze aanpak?
Laten we beginnen met "wat is een taakstellend budget ?" De term wordt makkelijk in de mond genomen maar als we zoeken op Google zijn er weinig definities te vinden. Uit de zoekresultaten heb ik volgende definities geselecteerd:
1) Taakstellend budgetteren is een methode waarbij het budget wordt afgestemd op de te bereiken resultaten.
2) Taakstellend budgetteren gaat uit van het realiseren van vooraf afgesproken resultaten en het aanvaarden van de consequenties van het niet realiseren van deze resultaten.
3) Een taakstellend budget is een budget voor het realiseren van de van-tevoren afgesproken resultaten.
Uit al deze definities kunnen we een paar belangrijke zaken afleiden: allereerst de gewenste resultaten zijn vooraf in kaart gebracht en vastgesteld, het budget is afgestemd op deze resultaten en het kan zijn dat sommige resultaten niet gerealiseerd worden.
Nu weten we dat in een zuivere Agile benadering de resultaten van iteraties voorafgaande niet bekend zijn en dat de hoeveelheid werk die verzet kan worden beperkt wordt door het beschikbare budget.
Is een taakstellend budget met een Agile implementatiemethodiek niet een aanpak om te verdoezelen dat gebruikers (gebruikersorganisatie) niet gaan krijgen wat ze willen ? Er is immers een veel groter budget nodig om aan al de wensen en eisen van de klant te voldoen, om zoals dat zo mooi heet "de stip op de horizon" te realiseren.
De ervaring leert dat het merendeel van de implementatieprojecten die een zuivere Agile aanpak volgen leiden tot budget en scope discussies, tot ontevreden gebruikers, tot halfbakken oplossingen, en tot oplevering van minder functionaliteiten dan voorheen beschikbaar waren.
De oplossing ligt in een hybride aanpak bestaande uit een traditionele Business blue print fase, een Agile realisatiefase en een traditionele deployment - go-live fase.
Tijdens de Business blue print fase wordt de bestaande en toekomstige situatie geïdentificeerd, de gewenste resultaten beschreven / gemodelleerd en geprioritiseerd, en het benodigde budget daarop afgestemd.
Tijdens de Agile realisatiefase wordt de technische en functionele invulling van de gewenste resultaten door een multi-functioneel team vorm gegeven, de baseline gedefinieerd en in iteraties de gain- en pain-points weggewerkt. Voortschrijdend inzicht van leverancier en klant zorgt dat met minder kosten meer resultaten kunnen worden gerealiseerd.
Deze hybride aanpak voorkomt - mijns inziens op basis van actuele ervaring - dat het project een speelbal wordt van scope- en budgetdiscussies.
Tags: ERP, PLM, agility
de Auteur
Mijn aandachtsgebieden zijn: de uitdagingen waar bedrijven / managers en directeuren voor staan, het bieden van hulp bij de zoektocht naar antwoorden op deze uitdagingen, de technologische ontwikkelingen die de verhoudingen op zijn kop gaan zetten in de komende maanden / jaren, het begeleiden van adviestrajecten van concept tot realisatie.
Mijn passie ligt bij het integreren en innoveren van bedrijfsprocessen, informatiestromen, systemen en organisaties zodat medewerkers en bedrijven zich volledig kunnen richten op hun kerntaken en bedrijven hun ambities kunnen waarmaken onder het motto "Giving control back to Business".
Ik heb 30 jaar ervaring in de Maakindustrie, Bouw- en Installatiebranche bij internationale bedrijven op het gebied van proces-, project- en implementatiemanagement, ketenintegratie, ERP selectie en implementatie, stroomlijnen en implementatie van O2C en P2P processen.