Vijf dingen om te overwegen bij het overstappen van uw PMS (Property Management System)
In de horeca vertrouwen we allemaal op een hotel PMS voor de dagelijkse gang van zaken. Maar wanneer de systemen soms niet meer optimaal functioneren, moeten ze worden bijgewerkt.
Op de gast-blog van Revenue Management specialist RoomPriceGenie geeft SabeeApp, integratiepartner en leverancier van een cloud-gebaseerd Hotel-PMS, een aantal belangrijke tips aan hotel-eigenaren die stap naar een nieuw PMS willen maken [1].
SabeeApp zet zich sinds 2011 in om het leven van professionals in de horeca te vereenvoudigen.
De CEO van het bedrijf, Szabolcs, zag de behoefte aan een meer gestroomlijnde aanpak voor het beheer van zijn appartementenverhuurbedrijf, omdat hij meerdere softwareprogramma's gebruikte om zijn taken uit te voeren. Dit leidde tot het concept van een alles-in-één softwaresysteem, dat snel aan populariteit won in de branche.
SabeeApp werd in 2013 voor het publiek beschikbaar en won snel aan populariteit onder hoteliers. Hoewel het team aanvankelijk uit slechts twee mensen bestond, zijn we er nu trots op dat we een uniek internationaal team hebben met meer dan 40 collega's.
Waar moet u rekening mee houden bij het overstappen naar een ander hotel property management systeem:
✔ De opstarttijd voor nieuwe klantactiviteiten verbeteren door versnelde onboarding en gestroomlijnde systeemintegraties.
✔ Hoeveel kost het om over te stappen? Het is belangrijk om te onthouden dat "nieuw" niet altijd "duurder" betekent. Een modern, cloudgebaseerd PMS biedt verschillende prijsvoordelen. Deze systemen worden doorgaans maandelijks gefactureerd, wat betekent dat u niet voor een jaar vooruit hoeft te betalen of een langlopend contract hoeft aan te gaan. Bovendien zijn cloudgebaseerde oplossingen betaalbaarder, omdat u niet apart hoeft te betalen voor installatie, updates of back-ups.
✔ Wanneer is het beste moment om over te stappen? Het is geen geheim dat het veranderen van systemen tijd kost van u en uw personeel, niet alleen vanwege de training, maar ook vanwege het hele voorbereidingsproces. Het kiezen van het beste moment om van systeem te wisselen is essentieel, meestal buiten het seizoen wanneer er minder gasten in het hotel zijn. Zorg er bovendien voor dat medewerkers die het nieuwe systeem gebruiken beschikbaar zijn voor training en niet op vakantie zijn tijdens de installatie.
✔ Heb je technische kennis? Maak je geen zorgen. Het is prima als je geen computernerd bent. De meeste cloudgebaseerde systemen zijn zeer gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te leren. Bovendien wordt bij cloudsystemen de volledige technische ondersteuning verzorgd door de systeemleverancier. Je hoeft alleen de basisfuncties van het systeem te kennen die je dagelijks gebruikt.
✔ Welke integraties biedt het nieuwe systeem? De meeste cloudgebaseerde systemen zijn flexibel of hebben al integratie met andere oplossingen, zoals boekhoudsoftware, kassasystemen voor restaurants, geautomatiseerde prijstools zoals RoomPriceGenie, enz. Met de mogelijkheid om diverse andere systemen en diensten te koppelen aan uw cloudgebaseerde hotelsoftware , kunt u uw bedrijf efficiënter, winstgevender en succesvoller maken.
✔ Zijn uw gegevens veilig? Het antwoord zou altijd ja moeten zijn.
Met behulp van deze vragen kunt u beginnen met uw zoektocht naar een nieuw hotel-PMS. U bent misschien overweldigd door het aantal keuzes dat u krijgt nadat u 'Hotel Management System' in uw browser hebt ingevoerd. Maar hoe maakt u de juiste keuze met zoveel verschillende systemen?
Ten eerste moet u uw bedrijf kennen en weten wat u van het systeem verwacht. Sommige vastgoedbeheersystemen voor hotels zijn ontworpen voor net iets andere accommodatieverstrekkers. Hoewel de behoeften van elk hotel uniek zijn, kunt u de vereisten over het algemeen prioriteren door ze te verdelen in 'must-haves' en 'nice-to-haves'.
Onmisbaar
🔹Met inventarisbeheer kunt u in realtime de beschikbaarheid en status van kamers bijhouden, niet alleen intern, maar ook in verbinding met OTA's en applicaties van derden.
🔹De hotelsoftware is gebruiksvriendelijk, cloudgebaseerd en stelt personeel in staat reserveringen snel aan te passen. Het is ook zo ontworpen dat het gemakkelijk te begrijpen is voor nieuwe gebruikers.
🔹Met de Booking Engine kunnen gasten direct reserveringen maken. Hierdoor bespaart u op commissiekosten die anders naar derden zouden gaan.
🔹Gepersonaliseerde ondersteuning in uw taal, een telefoonnummer waarop u hen kunt bereiken en een contactpersoon voor noodgevallen buiten kantoortijden.
Handige extra's
🔹Het is voordelig om te beschikken over een nieuw hotel property management systeem dat voldoet aan alle (lokale) eisen voor alle aspecten van uw bedrijf.
🔹Een pakket aanvullende producten om de gastervaring te verbeteren, zoals de mogelijkheid om direct spabehandelingen te boeken of advies te krijgen over wat er in de omgeving te doen is.
🔹Als uw bedrijf ook accommodatie en een klein restaurant heeft, overweeg dan een oplossing die integreert met een POS-systeem.
🔹Gasten kunnen in- en uitchecken via contactloze functies op hun smart devices.
Hoe plan je een soepele overgang?
Het plannen van een soepele overgang naar een nieuw hotel-PMS vereist zorgvuldige afweging van verschillende essentiële factoren. Nadat u de behoeften van uw accommodatie hebt geïdentificeerd en potentiële property management systemen hebt geselecteerd, is het raadzaam om een "stresstest" uit te voeren door gebruik te maken van de gratis proefperiodes die door veel PMS-aanbieders worden aangeboden. Pas wanneer u er zeker van bent dat een systeem aan uw eisen voldoet, kunt u het aanschaffen of er een abonnement op nemen.
Wanneer u overstapt naar een ander PMS voor uw hotel, moet u rekening houden met een aantal belangrijke punten om een soepele en naadloze overgang te garanderen:
✔ Om een soepele overgang te garanderen, is het cruciaal om een plan te hebben en de juiste timing te kiezen. Vermijd periodes met hoge bedrijfsactiviteit of wanneer belangrijk personeel op vakantie is.
✔ Zorg ervoor dat iedereen die met het nieuwe systeem werkt, volledig is ingewerkt en getraind. Maak gebruik van de trainingsmodules van de softwareleverancier en profiteer van eventuele aanvullende trainingen die experts aanbieden.
✔ Voordat u live gaat, moet u ervoor zorgen dat het systeem volledig is geconfigureerd en dat alle gegevens, zoals de naam van het hotel, de kamers en de tarieven, zijn ingevoerd tijdens de eerste trainingssessies met hulp van de provider.
✔ Stel ten slotte een deadline vast voor de implementatie van het nieuwe systeem. Zorg ervoor dat er voldoende tijd is voor eventuele onvoorziene problemen.
Samenvattend
Kortom, hoewel het een uitdaging is, kan de overstap naar een nieuw property management systeem aanzienlijke voordelen hebben voor uw hotelbedrijf. Beoordeel de tekortkomingen van uw huidige systeem, onderzoek andere aanbieders en geef prioriteit aan essentiële functies zoals integratie met andere systemen, mobiele toegankelijkheid en ondersteunende diensten.
Als u meer wilt weten over hoe u succesvol kunt overstappen op een nieuw cloudgebaseerd hotel-PMS, download dan het gratis e-book van SabeeApp of bezoek hun website voor aanvullende tips en inzichten.
Lees meer
[1] Tariffs: Centric Software’s AI-Powered Solutions Provide Consumer Goods Brands, Retailers and Manufacturers with Agility to Mitigate Retail Uncertainty
