Integration essential for online retailers

Online retailers benefit from accessing integration as a process in which connections between systems and partners are established as services.

Like all entrepreneurs online retailers get to do with changes in their environment. Changes that are stimulated by internal and external forces to which a company is subject.

External forces can take threatening forms to which companies need to respond directly. Governments that release new laws and regulations. Competitors that launch new products and services in the market. Suppliers who impose higher demands on products. Logistic service providers who continuously strive for optimal capacity utilization and maximum flexibility. Customers who want to have more control over the ordering and delivery process.

As an entrepreneur you would like to be well prepared for future opportunities and challenges. This requires an agile and nimble organization that is able to adapt processes and products quickly.

Online retailers, par excellence, cannot do without flexible information systems. Often their environments are composed of self-developed solutions combined with third-party applications. They experience most problems with integrating all these systems and find it difficult to anticipate on requests from outside.

Integration is the foundation of a successful online Retail-environment. It connects all components and enables the whole to work seamlessly with stakeholders, customers, suppliers, banks and carriers.

View the animation videos "customer interaction with webshop" and "returning products through physical shop" at the bottom.

When retailers have integration solutions that enable process-driven and model-based setup of connections between systems and partners, support monitoring and maintenance of these connections, it is possible to be flexible and to respond quickly to changes. The integration-process model gives immediate insight into where adjustments in the chain are possible. The standard available connections of mature integration solutions make it possible to establish links with internal and external applications or systems without programming (coding).


PICTURE: process-driven-integration-engine.jpg

Online Retail environments form the hub in the web of customers, suppliers, and carriers. To facilitate the wishes and demands from the inside and outside world different systems and partners have to cooperate with each other:

- a product catalog that contains general data, pictures, technical descriptions and part numbers (numbers of manufacturers or EAN-codes). A catalog that is centrally maintained by importing product data of suppliers or from product datapools, or by unlocking vendor catalogs via punch-out (Ariba, SAP now) or OCI RoundTrip (SAP).

- an inventory management system that is accessible online but also from a POS (Point Of Sale) system so that independent of time, place, and channel the inventory situation can be viewed and maintained.

- a customer relationship management system (CRM) that allows to record customers, interests and purchases and supports loyalty programs with customer cards.

- an order registration system for recording customer orders which form the basis for creating the invoice.

- a payment environment through which connections with various payment systems can be established.

- a billing environment for creating the invoice for the customer.

- a shipment system that enables control of carriers and external warehouses through electronic messages.

Setting up the integration process

With the modeling tool the process flow between all applications, the webshop or point of sale environments and the external partners are modeled. These processes are modeled on a descriptive level in BPMN2 (strategic - what steps are executed) to a detailed level (operational - what information is exchanged with which systems and partners) to an executable level in UML (executable - how are services, connections and data called and executed).

The executable UML models are stripped from all ballast and exported as XMI (XML Interchange Format) and imported into the Process Engine. The Process Engine performs the steps that are initiated from the webshop or the point of sale environments.

All information about inputs, outputs and lead times of the individual steps in the integration process are held and recorded. These can be viewed and analyzed with the live monitor.

Example customer interaction with webshop

When a customer uses a web browser (desktop, tablet or mobile) or accesses the webshop via an app on the smartphone all activities for searching, viewing and ordering products are coordinated by the process in the Process Engine. View the interaction between all components when ordering a product in the webshop:


YOUTUBE: WEBSHOP process-driven animation

Example returning products via physical shop

When customers return products in a physical shop the same process in the Process Engine is called for taking the goods back in stock, correcting accounts receivable and the customer loyalty program.


YOUTUBE: POS process-driven animation

Realization

The basis for realizing this are process-driven and model-based integration solutions with a small server and memory footprint. Solutions which do not need a fast processor and extreme internal memory. This calls for solutions that do not need a Web server (Apache Tomcat, JBoss, etc.) but run directly as a virtual machine on operating systems and are continuously operational without interruption.

A little spider in the network of applications a company uses which ensures that everything is and remains constantly connected. When a connection goes down buffers the data, continues to support the work of other applications, and waits for the line to become operational again to transmit the preserved data.

The number of process-driven and model-based integration solutions with a small server and memory footprint is limited.

On request I can tell you more about it.

Tags: BPMN2, Process Modeling, Retail

Continue!

Integratie onmisbaar voor online retailers

Online retailers hebben baat bij het benaderen van integratie als een proces waarbij koppelingen tussen systemen en partners als services worden ingericht.

Zoals alle ondernemers krijgen online retailers te maken met veranderingen in hun omgeving. Veranderingen die worden gestimuleerd door interne en externe krachten waaraan een bedrijf onderhevig is.

Externe krachten kunnen bedreigende vormen aannemen waarop bedrijven direct moeten kunnen inspelen. Overheden die bedrijven nieuwe wetten en regels voorschrijven. Concurrenten die nieuwe producten en diensten in de markt zetten. Leveranciers die hogere eisen stellen aan het verkrijgen van producten. Logistieke dienstverleners die continue streven naar een optimale bezettingsgraad en maximale flexibiliteit. Klanten die meer controle willen hebben over het bestel- en leveringsproces.

Als ondernemer wil je graag goed voorbereid zijn op wat de toekomst aan kansen en uitdagingen brengt. Dat vraagt om een wendbare en lenige organisatie die in staat is om processen en producten snel aan te passen.

Online retailers, bij uitstek, kunnen niet zonder flexibele informatiesystemen. Vaak zijn hun omgevingen samengesteld uit zelf ontwikkelde oplossingen gecombineerd met applicaties van derden. Ze ondervinden de meeste problemen met integratie van al deze systemen en kunnen daardoor moeilijk anticiperen op verzoeken van buitenaf.

Integratie is het fundament van een succesvolle online Retail-omgeving. Het verbindt alle componenten met elkaar en zorgt dat het geheel naadloos samenwerkt met betrokken partijen, klanten, leveranciers, banken en vervoerders.

Bekijk de animatie-video's klantinteractie met webshop en retourneren van producten via fysieke shop onderaan.

Wanneer retailers beschikken over integratieoplossingen waarmee proces-gedreven en modelgebaseerd de koppelingen met systemen en partners ingericht, opgevolgd en onderhouden kunnen worden, is het mogelijk om flexibel en snel in te spelen op veranderingen. Het integratie-procesmodel geeft onmiddellijk inzicht in waar aanpassingen in de keten mogelijk zijn. De standaard aanwezige koppelingen van volwassen integratieoplossingen maken het mogelijk om zonder programmeren (coderen) verbindingen te leggen met interne en externe applicaties of systemen.


PICTURE: process-driven-integration-engine.jpg

Online Retail-omgevingen vormen de spil in het web van klanten, leveranciers en vervoerders. Om aan al de wensen en eisen van binnenuit en van buitenaf te voldoen moeten verschillende systemen en partners met elkaar samenwerken:

- een productcatalogus die algemene gegevens, plaatjes, technische beschrijvingen en artikelnummers (nummers van fabrikanten of EAN-codes) bevat. Een catalogus die centraal wordt onderhouden door elektronisch productgegevens van leveranciers of uit product datapools in te lezen, of door leverancierscatalogi via Punch-Out (Ariba, nu SAP) of OCI RoundTrip (SAP) te ontsluiten.

- een voorraadbeheersysteem dat online maar eveneens vanuit een POS (Point Of Sale) systeem toegankelijk is zodat onafhankelijk van tijd, plaats, en kanaal de voorraadsituatie bekeken en onderhouden kan worden.

- een klant relatiemanagement systeem (CRM) waarmee klanten, interesses en aankopen worden geregistreerd en loyaliteitsprogramma's met klantenkaarten worden ondersteund.

- een orderregistratiesysteem waarin de klantorders worden vastgelegd welke als basis dienen voor het genereren van de factuur.

- een betalingsomgeving waarlangs verbindingen met diverse betaalsystemen tot stand gebracht kunnen worden.

- een factureringsomgeving waarin de factuur voor de klant wordt gecreëerd.

- een shipment-systeem waarmee de aansturing van vervoerders en externe magazijnen worden aangestuurd via elektronische berichten.

Inrichten van het integratieproces

Met het modeling tool wordt de procesflow tussen alle applicaties, de webshop of point of sale omgevingen en de externe partners gemodelleerd. Deze processen worden op een beschrijvend niveau (strategisch - welke stappen worden doorlopen) in BPMN2 naar een gedetailleerd niveau (operationeel - welke gegevens worden uitgewisseld met welke systemen en partners) tot een uitvoerbaar niveau (executable - hoe worden services, koppelingen en gegevens aangeroepen en uitgevoerd) in UML gemodelleerd.

De executable UML modellen worden ontdaan van alle ballast en als XMI (XML Interchange Format) geëxporteerd naar en geïmporteerd in de Process Engine. De Process Engine voert de stappen uit die worden geïnitieerd vanuit de webshop of de point of sale omgevingen.

Alle gegevens over inputs, outputs en doorlooptijden van de individuele stappen in het integratieproces worden vastgehouden en vastgelegd. Deze kunnen met de live monitor worden bekeken en geanalyseerd.

Voorbeeld klantinteractie met webshop

Wanneer een klant via een web browser (desktop, tablet of mobile) of via een app op de smartphone de webshop benadert worden alle activiteiten voor het zoeken, bekijken en bestellen van producten gecoördineerd door het proces in de Process Engine. Bekijk hoe de interactie tusssen alle componenten verloopt bij het bestellen van een product via de webshop:


YOUTUBE: WEBSHOP process-driven animation

Voorbeeld retourneren van producten via fysieke shop

Wanneer klanten producten terugbrengen in een fysiek shop dan wordt hetzelfde proces in de Process Engine aangeroepen voor het op voorraad nemen, het corrigeren van accounts receivable en van het klant loyaliteitsprogramma.


YOUTUBE: POS process-driven animation

Realisatie

De basis om dit alles te realiseren zijn proces-gedreven en modelgebaseerde integratieoplossingen met een small server en memory footprint . Oplossingen die geen snelle processor en veel intern geheugen nodig hebben. Dit vraagt om oplossingen die geen webserver (Apache Tomcat, JBoss, e.a.) nodig hebben maar als een virtuele machine draaien op operating systemen en continue zonder onderbrekingen operationeel zijn.

Een spinnetje in het netwerk van applicaties waar een bedrijf gebruik van maakt en ervoor zorgt dat alles met elkaar verbonden is en blijft. En als de verbinding met een applicatie verbreekt, de gegevens vasthoudt (geen verlies aan informatie), de werkzaamheden van de andere applicaties blijft ondersteunen, en wacht tot het lijntje weer operationeel is om de opgespaarde gegevens door te geven.

Het aantal proces-gedreven en modelgebaseerde integratieoplossingen met een small server en memory footprint is beperkt.

Op verzoek kan ik u meer vertellen over deze oplossingen.

Tags: BPMN2, Process Modeling, Retail

Continue!

Is 'ontzorgen' het toverwoord van de huidige ICT dienstverlener?

En gelooft u dat dienstverleners u gaan ontzorgen?

Begrijpt u hoe / wanneer / waarmee / waarom ?

Hoe vaak heeft u in het afgelopen jaar aanbieders van oplossingen of diensten (in de Cloud) horen roepen "Wij gaan u ontzorgen!" ?

Misschien wilt u deze vraag liever niet beantwoorden! Dat is uw goed recht. Toch is het goed - het lucht op - om af en toe uw ervaringen te delen met anderen en hen te behoeden voor teveel vertrouwen in de zin "Wij gaan u ontzorgen!".

Voor beleidsmakers en beslissingsnemers is het woord "ontzorgen" het toverwoord om hen over de streep te helpen. Het hoort bij het standaard sales jargon voor het sluiten van deals.

Als intermediair heb ik beslissingsnemers van bedrijven weleens gevraagd hoe deze ontzorgd wilde worden en of uit het aanbod van een leverancier viel op te maken dat dit zou gaan gebeuren.

Wat is ontzorgen ?

Zoek maar eens de Engelse vertaling op bij linguee.nl.

U vindt dan verschillende vertalingen van Nederlandse zinnen met daarin het woord ontzorgen van vooraanstaande Nederlandse bedrijven. Dit hoeft weinig toelichting maar toch - enerzijds: er is geen echt Engels woord voor ontzorgen in de context zoals deze vaak in een Nederlandse zin wordt gebruikt, een beperkt aantal bedrijven gebruiken de woorden burden of unburden maar dat klinkt dan veel minder professioneel; anderzijds: zie je dat in het Engels de bedrijven wat duidelijker vertellen wat ze doen of wat ze beloven.

Of Google eens naar de zin 'Ontzorgen in de ICT' en u vindt zomaar een paar uitspraken van IT bedrijven:

"Wij zorgen dat u goed kunt slapen en dat uw medewerkers of business partners meteen geholpen worden wanneer er een probleem is"

"Wij ontzorgen en stellen klanten centraal."

"Uw probleem is ons probleem. Wij helpen u graag door u te Ontzorgen."

SAMENVATTEND:

Wij nemen u alle technische en functionele uitdagingen ( lees: problemen) uit handen en zorgen dat het goed komt.

De woorden "Alle" en "Het" schijnen het verschil te maken voor verantwoordelijken binnen bedrijven.

Het antwoord van bedrijven op de vraag over ontzorgen

"Ze hebben gezegd dat ze ons op alle gebieden gaan ontzorgen en beloven dat alles vlekkeloos gaat werken." Dat was het antwoord dat ik van beslissingsnemers kreeg. Waarop ik reageerde - in aanwezigheid van beoogde aanbieders - 'ontzorgen tot aan de deur'. Wat niet ontkent noch bevestigd werd maar achteraf wel bewaarheid werd.

De essentie is dat aanbieders uitgaan van hun eigen interne kracht, de systemen of applicaties die ze aanbieden en die ze door en door kennen. Ze veronderstellen dat bedrijven over eenzelfde interne kracht beschikken. Beiden kunnen elkaar alleen maar versterken waarna het ontzorgen kan beginnen.

Ontzorgen lijkt voor aanbieders alleen betrekking te hebben op de situatie na implementatie. De invoering van een oplossing zelf valt schijnbaar buiten het ontzorgingsgebied.

Wij (ikzelf en een aantal anderen) zijn van mening dat ontzorgen begint bij het eerste gesprek.

De drempel tussen twee of meer omgevingen is vaak veel hoger dan het beeld dat betrokkenen daarvan hebben en daarom moet vanaf het begin gestreefd worden naar duidelijkheid. De drempel gaat over 'weerstand', 'interpretatieverschillen', 'ontbrekende gegevens', 'gebrek aan kennis en ervaring', 'onduidelijke bedrijfsprocessen' en nog veel meer. U kunt hier vast nog wel een aantal drempels bij verzinnen.

Belangrijk is te weten hoe het met uw interne kracht gesteld is: zijn uw processen op orde, zijn uw mensen flexibel en capabel om veranderingen aan te gaan, heeft u uw data huishouding goed voor elkaar, kent u uw business partners wel voldoende.

De vraag is uiteindelijk wie gaat wie (wie allemaal) en wanneer ontzorgen en wie heeft nog heel wat huiswerk te verrichten.

BELANGRIJKER NOG:

"hoe wilt u ontzorgd worden?"

Een vraag die wij = ikzelf en een aantal anderen, graag beantwoord zien. Met deze antwoorden willen we bepalen waar bedrijven behoefte aan hebben. Maar vooral of dit aansluit bij wat wij denken en willen aanbieden.

De vraag aan u:

Hoe wilt u ontzorgd worden in volgende gevallen en wat hebt u daarvoor over:

- wanneer u Cloud oplossingen in gebruik neemt voor bepaalde bedrijfsprocessen

- wanneer u belangrijke transactiegegevens, denk aan orders, facturen, producten, leveringen met uw klanten of leveranciers wil delen

- wanneer u kiest voor een best-of-breed of hybride architectuur-landschap (hybride = combinatie van best-of-breed bestaande uit on-premise en in-the-cloud applicaties)

- wanneer u bedrijfsprocessen wil automatiseren

Mijn aandachtsgebieden zijn bedrijfsprocessen, bedrijfsinformatiesystemen (ERP, CRM. BPM, ...), integratie van bedrijfsprocessen en systemen over de grenzen van bedrijven EN niet te vergeten Open Source bedrijfsapplicaties.

Als u een mening of visie heeft over het omgaan met veranderingen aarzel dan niet om deze hier kenbaar te maken. Als u zich kunt vinden in het artikel of de herkenning groot is dan deel het met anderen.

Tags: BPM, EDI, ERP, ETIM, GS1

Continue!