Aarzelt u nog om P2P, O2C of eFactureren op de rit te zetten met SAP ?

Regelmatig hoor ik van bedrijven die de afgelopen decennia een ERP oplossing hebben geïmplementeerd dat ze er niet zijn in geslaagd om de beoogde doelstellingen en gekoesterde verwachtingen te realiseren.

Dat uit zicht vooral in veel activiteiten die nog altijd handmatig worden uitgevoerd en arbeidsintensieve procedures die zijn bedacht om de unieke kenmerken / processen van het bedrijf te ondersteunen.

De geïmplementeerde oplossing sluit kennelijk toch onvoldoende aan bij het bedrijf. En/of in het voortraject is te weinig aandacht besteed aan het in kaart brengen van de Business Requirements en aan het oplossen van bestaande problemen. En/of de organisatie is / was onvoldoende voorbereid, niet de juiste resources zijn permanent vrijgemaakt, te weinig inzicht in bedrijfsprocessen en gegevensstromen, en daarom / daardoor heeft men de implementatie maar overgelaten aan de implementatiepartner.

"Who is here to blame! OF 'Wie treft hier dan schuld!"

Verzint eer gij begint is hier mijn motto. Wat ik vaak zie is dat de bestuurlijke betrokkenheid van het management zich over het algemeen beperkt tot de aftrap van de implementatie.

Zonder leiderschap en betrokkenheid eindigt elk avontuur in een persoonlijk drama. Visie, passie, overtuiging en vertrouwen is wat bedrijven nodig hebben om succesvol te zijn - en ja een beetje geluk helpt ook wel mee.

Een ander belangrijk aandachtspunt is dat we automatisering moeten zien als een continu veranderingsproces. Go-live is het startpunt van continue kleine of middelgrote verbeteringen / veranderingen.

Echter de meeste bedrijven komen hier meestal niet aan toe doordat ze tijdens de implementatie al teveel concessies hebben gedaan en de organisatie als het ware 'murw geslagen is'.

elektronisch gegevensuitwisseling met klanten, leveranciers en onderling tussen vestigingen

Één van die continue verbeteringen is het inrichten van elektronische gegevensuitwisseling met klanten, leveranciers en onderling tussen vestigingen. Uit ervaring weet ik dat dit enorme besparingen oplevert. Soms wel enkele FTE's op jaarbasis, alhoewel die FTE's dan niet werkelijk verdwijnen maar zich eindelijk kunnen gaan richten op het leveren van toegevoegde waarde voor de klant, leverancier of interne organisatie.

Niettegenstaande deze positieve vooruitzichten merk ik veel terughoudendheid tijdens gesprekken met bedrijven. Zakelijk zien ze vooral op tegen de gevolgen die het verhogen van transparantie naar hun partners met zich mee kan brengen. En sommige bedrijven zien het helemaal niet zitten om flink te investeren in het aangaan van hechte samenwerkingsverbanden.

De grootste belemmeringen zijn echter wel de technische complexiteit en de angst om in te leveren op flexibiliteit.

Flexibiliteit is een goed excuus voor bedrijven die hun interne processen en gegevenshuishouding niet goed op de rit hebben. Het ontbreekt die bedrijven aan structuur en heldere duidelijke afspraken. En het is terecht een goed excuus want het succes van deze trajecten wordt grotendeels bepaald door hoe goed de interne gegevenshuishouding op orde en gestructureerd is. Is er een goede methodiek voor het coderen van artikelen, materialen en grondstoffen ? Voor het identificeren van partners en de verschillende partnerrollen. Binnenkort publiceer ik een artikel over ketenintegratie en daarin vertel ik hoe Philips dat doet / deed en hoe GS1 en Dun & Bradstreed daarbij vandaag kunnen helpen.

Het ontbreken van technische voorzieningen aan de kant van ERP oplossingen is wel het meest valide argument. Veel leveranciers van ERP oplossingen worstelen nog steeds met het wel of niet aanbieden van standaard integratiemogelijkheden. We kunnen er niet omheen. Jarenlang is integratie de melkkoe geweest van veel leveranciers en het is moeilijk om daarvan afscheid te nemen. Dit argument geldt trouwens niet voor alle leveranciers. Een aantal - ik noem er slechts een paar - SAP, JDE, Oracle, MFG/Pro ondersteunen al decennia-lang O2C, P2P en product data gegevensuitwisselingsprocessen.

de kosten van techniek en veranderingen weerhouden bedrijven

Onderaan de streep zijn het dus de kosten van de techniek en van de door te voeren veranderingen die bedrijven ervan weerhouden om deze stappen te nemen.

elektronisch bestellen en facturen aan de Inkoopkant

Kijken we naar P2P / eProcurement met name elektronisch bestellen en factureren aan de inkoopkant dan bereiken bedrijven hier wel significante kostenbesparingen en procesverbeteringen mee. Voor financiële afdelingen is het aantal facturen dat automatisch zonder menselijke tussenkomst verwerkt kan worden een graadmeter voor de efficiëntie van het factuurverwerkingsproces -'touchless accounting'. Het streven is dan ook om zoveel mogelijk facturen automatisch te verwerken met minder mensen.

Maar Straight Through Processing (STP) geeft veel meer inzicht, het is een indicator voor de efficiëntie en volwassenheid van het totale inkoopproces. Hoe meer het inkoopproces geautomatiseerd wordt en informatiesystemen van bedrijven geïntegreerd samenwerken hoe meer doorlooptijden en operationele kosten gereduceerd kunnen worden.

Het zal je niet verbazen dat dit eveneens opgaat voor de afhandeling van klantorders.

En dit zijn - naast het verhogen van omzet door versterking van de relaties met klanten of leveranciers - de besparingen die incrementele continue verbeteringen kunnen opleveren.

Waarom nog langer aarzelen om P2P en O2C op de rit te zetten ?

Het kost geld daar kunnen we het met elkaar over eens zijn maar het levert flink wat op - beter gestructureerde processen, verbeterde interne gegevenshuishouding, hogere graad van Straight-Through processing (STP), versterkte relaties met interne en externe partners EN sommige bedrijven moeten toch over stag voor April 2019.

Immers vanaf April 2019 zijn Overheden en instellingen verplicht om te voldoen aan de Regelgeving 2014/55/EU die stelt dat ze in staat moeten zijn om elektronische facturen te ontvangen. Bedrijven die diensten of producten aan hen leveren zullen dan facturen elektronisch moeten sturen.

SAP als backbone

Wanneer ik uitga van een bedrijf met SAP als backbone durf ik stellen dat het mogelijk is om een vrij hoog percentage leveranciers aan te sluiten in een beperkte tijdspanne door:

  • het aanbieden van een gedifferentieerde strategie met keuze uit alleen facturen of ook orders en leveringen, met keuze uit verschillende kanalen waaronder een leveranciersportaal, directe integratie of integratie via een intermediair
  • een duidelijke strategie op het gebied van het hanteren van standaarden en afspraken rondom product en locatie-identificatie
  • gebruik te maken van standaard SAP integratie voorziening
  • goed ingerichte processen en gegevensvastlegging
  • hanteren van een beperkte set van gegevensuitwisselingsstandaarden en afsprakenstelsels waaronder PEPPOL, SimplerInvoicing, UBL, UN/CEFACT
  • een gedegen leveranciers-onboarding aanpak
  • De minder positieve ervaringen van bedrijven in de afgelopen jaren hebben vooral te maken met:

  • het gebrek aan duidelijke doelen en afbakening van de scope
  • het uit handen geven van de implementatie aan externe partijen die een veel te technische benadering voorstaan en te weinig aandacht hebben voor samenwerkingsprocessen en de inrichting van de gegevensvastlegging
  • de push van implementatiespecialisten voor maatwerkoplossingen omdat standaard interfaces zogenaamd niet voldoen
  • het volwassenheidsniveau van B2B integratiepartners en hun oplossingen
  • Mijn ervaring als Project Manager van ERP en eProcurement / eCommerce trajecten is dat oplossingen zoals SAP, MFG/Pro en JDE over genoeg standaard voorzieningen beschikken MAAR het vraagt wel dat implementatiespecialisten echt diep in de huid van de oplossing kruipen om te begrijpen hoe het werkt en wat de maker had bedoeld.

    Van 2010 tot midden 2015 heb ik P2P en O2C processen geïmplementeerd met technische groothandels in Nederland en Amerika en vestigingen onderling. En ik kan vertellen dat zonder veel maatwerk de standaard SAP IDOC interface je beste vriend kan zijn maar alleen als je echt heel diep gaat.

    SAP Hana Cloud Platform Integration (HCI)

    Met SAP Hana Cloud Platform Integration (HCI) en het SAP eDocument Solution is een rechtstreeks koppeling vanuit SAP met PEPPOL mogelijk voor uitgaande facturen.

    Voor JDE waar ik in 2016 even heb aan mogen ruiken geldt eigenlijk hetzelfde.

    Nu de grote vraag wanneer start u met elektronische gegevensuitwisseling met uw klanten, leveranciers of onderling tussen vestigingen ?

    Tags: EDI, ERP, PEPPOL, SAP

    No comments:

    Post a Comment