Een moderne benadering van ERP-selectie

Zorg voor succes bij ERP-implementatie en ERP-selectie

Het succes van ERP-implementatie hangt echter af van het kiezen van de juiste oplossing tijdens de selectiefase.

In de snelle zakelijke omgeving van vandaag de dag moeten organisaties het juiste Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem selecteren en implementeren. ERP-systemen integreren verschillende bedrijfsfuncties om processen te stroomlijnen, wat bijdraagt aan operationele efficiëntie en groei.

Dit artikel van OntargIT onderzoekt een moderne benadering van ERP-selectie en -implementatie, met de nadruk op bedrijfsresultaten, samenwerking en strategische afstemming [1].

Traditionele ERP-selectiemethoden vertrouwen nog teveel op lange lijsten met functies en technische selectievakjes die niet focussen op echte zakelijke behoeften.

Het succes van een ERP-implementatie hangt echter af van het kiezen van de juiste oplossing tijdens de selectiefase.

Traditionele ERP-selectie-uitdagingen — De afgelopen decennia werd ERP-selectie doorgaans aangestuurd door adviesbureaus en beperkt door verouderde legacysystemen. Veel organisaties gebruiken nog steeds de traditionele Request for Information (RFI) en Request for Proposal (RFP) processen om uitgebreide featurelijsten samen te stellen ter vergelijking. Deze checklistbenadering negeert echter vaak de bredere bedrijfsdoelen van de organisatie, wat leidt tot frustratie tijdens de implementatiefase.

Hoewel het belangrijk is om functionele en technische naleving te evalueren, resulteert het selecteren van een ERP op basis van alleen een lijst met functies vaak in onverwachte hiaten. Veelvoorkomende problemen zijn onhandige gebruikersinterfaces, onvervulde functionele behoeften en kostbare aanpassingen die de projecttijdlijn verstoren.

Een moderne benadering van ERP-selectie — Om succesvol te zijn in de huidige omgeving, moeten organisaties een nieuwe benadering van ERP-selectie aannemen, een benadering die de nadruk legt op het afstemmen van bedrijfsresultaten op ERP-functionaliteit. In plaats van te vertrouwen op willekeurige scoresystemen en functievergelijkingen, zou het selectieproces zich moeten richten op hoe goed de ERP-oplossing de lange termijndoelen van de organisatie ondersteunt.

ERP-systemen in zowel Tier 1- als Tier 2-categorieën bieden over het algemeen een breed scala aan functies. Het echte onderscheidende kenmerk ligt daarom in hoe goed deze systemen kunnen worden afgestemd op de specifieke bedrijfsresultaten die een organisatie nastreeft, zoals het verbeteren van de efficiëntie, het verlagen van kosten of het stimuleren van omzetgroei.

Belangrijkste stappen in het ERP-selectieproces:

✔ Definieer bedrijfsdoelen: De eerste stap bij het selecteren van een ERP-systeem is het definiëren van duidelijke bedrijfsdoelen. Dit helpt bij het creëren van een gericht selectieproces dat prioriteit geeft aan oplossingen die aansluiten bij deze doelen.

✔ Betrek stakeholders vroegtijdig: Door belangrijke stakeholders van de hele organisatie te betrekken, wordt ervoor gezorgd dat alle kritieke processen en bedrijfsbehoeften worden overwogen tijdens de selectiefase. Dit creëert een gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid, wat essentieel is voor een soepele implementatie.

✔ Focus op zakelijke voordelen: In plaats van te focussen op specifieke functies of technische specificaties, moet de ERP-selectie benadrukken hoe het systeem meetbare zakelijke voordelen zal opleveren. Overweeg factoren zoals kostenreductie, operationele efficiëntie en schaalbaarheid.

✔ Evalueer de vereisten voor maatwerk: Minimaliseren van maatwerk vermindert het risico op kostenoverschrijdingen en vertragingen bij de implementatie. Tijdens het selectieproces moeten organisaties zorgvuldig evalueren hoeveel maatwerk nodig is en deze afwegen tegen de potentiële voordelen.

✔ Maak gebruik van cloudgebaseerde oplossingen: cloudgebaseerde ERP-systemen bieden meer flexibiliteit, schaalbaarheid en kostenbesparingen. Door de noodzaak van dure infrastructuur te elimineren, worden deze oplossingen steeds populairder vanwege hun vermogen om bedrijfsgroei te ondersteunen.

ERP-implementatie: beste praktijken

Zodra de juiste ERP-oplossing is geselecteerd, is de volgende cruciale stap het verzekeren van een soepele ERP-implementatie. Succesvolle implementaties vereisen zorgvuldige planning, sterk leiderschap en continue organisatorische communicatie.

Best practices voor ERP-implementatie:

✔ Ontwikkel een duidelijk projectplan: een ERP-implementatieprojectplan moet belangrijke mijlpalen, tijdlijnen en deliverables schetsen. Een duidelijke roadmap helpt om het project op schema te houden.

✔ Zorg voor stakeholderbetrokkenheid: Actieve betrokkenheid van eindgebruikers, IT-teams en afdelingshoofden is essentieel tijdens het implementatieproces. Vroegtijdige betrokkenheid minimaliseert het risico op weerstand tegen verandering.

✔ Investeer in training: ERP-systemen zijn complex en gebruikers hebben grondige training nodig om de mogelijkheden van het nieuwe systeem volledig te benutten. Uitgebreide trainingsprogramma's verminderen fouten en verbeteren de algehele acceptatiegraad.

✔ Controleer de voortgang en pas indien nodig aan: controleer regelmatig de voortgang van de implementatie en voer de nodige aanpassingen door om ervoor te zorgen dat het project in lijn blijft met de bedrijfsdoelstellingen.

Veelgestelde vragen over ERP-selectie en ERP-implementatie

⬜ Wat is ERP-selectie?

ERP-selectie is het proces waarbij een ERP-systeem wordt gekozen dat aansluit bij de bedrijfsdoelstellingen van een organisatie, waarbij rekening wordt gehouden met factoren als functionaliteit, schaalbaarheid en kosten.

⬜ Hoe lang duurt een ERP-implementatie?

De tijdlijn voor ERP-implementatie varieert afhankelijk van de complexiteit van het systeem en de omvang van de organisatie, maar kan variëren van enkele maanden tot meer dan een jaar.

⬜ Wat zijn de meest voorkomende uitdagingen bij ERP-implementatie?

Veelvoorkomende uitdagingen zijn onder meer weerstand tegen verandering, slechte communicatie en ontoereikende training. Deze kunnen allemaal worden verminderd door belanghebbenden vroegtijdig te betrekken en open communicatielijnen te onderhouden.

⬜ Wat zijn de belangrijkste stappen bij een ERP-implementatie?

Belangrijke stappen zijn onder meer het ontwikkelen van een duidelijk projectplan, het betrekken van belanghebbenden, het investeren in trainingen en het regelmatig controleren van de voortgang om ervoor te zorgen dat deze aansluit bij de bedrijfsdoelen.

Lessen geleerd uit ERP-mislukkingen

Een van de grootste redenen voor ERP-mislukkingen is slechte communicatie tussen het projectteam en de bredere organisatie. Projectteams opereren vaak in silo's, waarbij eindgebruikers alleen aan het einde van het project betrokken zijn, wat kan leiden tot ontevredenheid en een gebrek aan eigenaarschap.

Om deze valkuil te vermijden, moeten organisaties stakeholders vroeg en gedurende het hele proces betrekken. Door consensus te creëren en de verwachte bedrijfsresultaten van het ERP-systeem duidelijk te definiëren, kunnen organisaties hun kans op succes vergroten.

Stem ERP-selectie af op bedrijfsdoelen

Concluderend is de sleutel tot succesvolle ERP-selectie en ERP-implementatie het afstemmen van de gekozen oplossing op de lange termijn bedrijfsdoelen van de organisatie. Door verder te gaan dan feature checklists en te focussen op meetbare bedrijfsresultaten, wordt verzekerd dat het ERP-systeem echte waarde levert. Door stakeholders vroegtijdig te betrekken, aanpassingen te minimaliseren en cloudgebaseerde oplossingen te benutten, kunnen organisaties hun activiteiten stroomlijnen en duurzame groei stimuleren.

Lees meer

[1] Ensure success in ERP implementation and ERP selection

Meer wetenswaardigheden

Tips voor een succesvolle bedrijfstransformatie in het Cloud-tijdperk

Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie

Meer dan de helft van alle ERP-projecten voldoet niet aan hun doelstellingen

Voorkom deze fouten bij het selecteren van een ERP oplossing!