Product Informatie Management, waar begint u aan!

Uit onderzoek naar de belemmeringen - de vertragende factoren, soms resulterend in stopzetting - van ERP implementaties blijkt dat organisaties vaak een te enge benadering volgen en niet het groter geheel zien / het ecosysteem van oplossingen waar ERP deel van uitmaakt.

Wanneer de basis niet op orde is en medewerkers / afdelingen de noodzaak aan verandering niet inzien krijgt het management het gevoel dat het zeilschip waarvoor ze verantwoordelijk zijn, zelfs met windkracht negen, niet vooruit komt. Terwijl de uitdagingen waar het bedrijf voor staat alsmaar groter worden, immers het stormt daarbuiten.

Eén van die basisonderdelen is uw Product Informatie. U gelooft het niet maar nog steeds is het zo dat in menig bedrijf deze gegevens verspreid liggen opgeslagen in verschillende afdelingen en niet integraal beschikbaar zijn. Wanneer de klant om informatie vraagt, een product data sheet wil ontvangen, gaan binnendienstmedewerkers overal gegevens vandaan halen om hieraan te voldoen.

Product Informatie vormt het hart van w bedrijf.

Als het hart niet op orde is dan moet u rust nemen en lopen uw concurrenten u voorbij. Als uw Product Informatie niet op orde is, niet integraal toegankelijk, niet de bron voor alle systemen in uw Enterprise Ecosysteem is dan wordt het moeilijk om snel en adequaat te anticiperen op de veranderingen in uw omgeving. En hoe zit het dan met uw bestaansrecht!?

Uit ervaring weten we dat binnen bedrijven verschillende krachten spelen, zo ook wat betreft het onderwerp Product Informatie. Zo zien we in elke organisatie dat er veel onduidelijkheid bestaat over wat de bron Productgegevens is. Terwijl dat voor klantgegevens in mindere mate speelt - iedereen accepteert dat deze in CRM thuishoren.

Echter productgegevens? Waar hebben we het over?

Productgegevens voor uw B2B klanten (groothandels, retailers) die u aanlevert rechtstreeks of via datapools (ETIM, GS1, EZ-base):

Productgegevens voor uw B2C, B2B, D2C eCommerce sites:

Productgegevens voor Overheidsinstanties - UFI codes, Hazard Goods Classification, informatie over de samenstelling van producten (ECHA)

Productgegevens voor het ERP systeem, GS1 GLNs, artikelnummers, verpakkingseenheden, omschrijvingen, enz

Productgegevens voor Printing services

Vaak zien we dat de verantwoordelijken voor ERP van mening zijn dat al deze informatie thuishoort of opgeslagen moet worden in ERP. Voor kleine bedrijven is dit misschien een optie.

Naarmate het product-portfolio, de grootte van het bedrijf (meerdere vestigingen, meerdere regio's / landen), de dienstverlening van een bedrijf toenemen gaan andere factoren een belangrijke rol spelen: Volledigheid, Toegankelijkheid, Uitwisselbaarheid, Betrouwbaarheid, Timeliness, ... (ISO/IEC 25012).

Een robuuste inrichting van uw product informatie is een randvoorwaarde voor een succesvolle ERP implementatie, voor een goedwerkende eCommerce omgeving, voor een up to date EHS systeem, ..., en voor tevreden terugkerende klanten.

Waar beginnen we mee?

Vaak wordt onderschat hoe ingrijpend de implementatie van een PIM voor een bedrijf is. Daarom is het belangrijk om al bij de start van het initiatief alle medewerkers te betrekken en de basis te leggen voor aanvaarding van de verandering. In het kader van verandermanagement is het verstandig is om in workshops met alle belanghebbenden het inzicht te vergroten in:

  • de functionaliteiten die een PIM oplossing biedt - soms houden medewerkers al jarenlang een spreadsheet bij met voor hun afdeling cruciale Product Informatie omdat ze geen weet hebben van het feit dat daarvoor functionaliteiten bestaan
  • waar productgegevens liggen opgeslagen in het bedrijf en wat ermee gedaan wordt - regelmatig zien we dat verschillende afdelingen stukjes gegevens vastleggen, gebruiken en onderhouden zonder dit van elkaar te weten
  • het proces van product creatie, het gebruik en de verspreiding van productgegevens zowel intern als extern (klanten en leveranciers) - marketing en engineers beseffen soms niet hoe vastlegging van product-kenmerken bijdraagt aan het versneld in de markt zetten van een nieuw product
  • Vragen die u beantwoord moet zien te krijgen zijn:

  • Productgegevens! Waar hebben we het over?
  • Welke eisen stellen afdelingen, processen en andere systemen aan het PIM?
  • Hoe ziet de vraag naar Product Informatie er bij onze klanten en / of leveranciers uit? En wie - welke afdeling, welke medewerker - zorgt daar vandaag de dag voor?
  • Wat doet een PIM? Wat doen onze concurrenten met PIM?
  • Welke functionaliteiten zijn beschikbaar in PIM oplossingen?
  • Waarom zouden we PIM als eerste stap moeten doen in onze digitale transformatie? Waarom niet eerst de ERP oplossing vervangen?
  • Hoe houden we het bedrijf draaiende terwijl het fundament opnieuw wordt opgebouwd of hersteld? Gaan we starten met een leeg blad of gaan de toekomst stapsgewijs vorm geven? Gaan we het bestaande stapsgewijs en intelligent transformeren naar de nieuwe situatie.
  • ...
  • Welke selectiecriteria hanteren?

    Het is handig om deze op te delen in een aantal categorieën en eigenaren toe te kennen aan elke categorie:

    Technologie

  • Cloud of on-premise
  • Integratie met ERP via Add-in of middle-ware
  • Real-time koppeling met eCommerce, met Datapools
  • Database-technologie
  • ...
  • Algemeen

  • Ondersteuning voor meerdere talen
  • Gebruikersrechten vrij definieerbaar
  • ...
  • Functionaliteiten

    Deze zult u met uw belangrijkste gebruikers, uw achterban en met uw klanten / leveranciers moeten bepalen.

    Leverancier / implementatiepartner

    Denk hierbij goed over de mate van flexibiliteit, support, continuïteit die u wilt. Hoe afhankelijk wilt u zijn / worden van de PIM - software leverancier. Soms is het beter om implementatie / support van de oplossing gescheiden te houden van de provider van de software zoals dat in de ERP - wereld gebruikelijk is. Wanneer u dan zoveel mogelijk bij de standaard blijft bent u niet voor altijd gebonden aan de implementatiepartner maar kunt u switchen mocht de relatie bekoeld raken.

    Het allerbelangrijkste - mijn persoonlijk view - selecteer eerst de software en daarna de implementatiepartner.

    Nogmaals, misschien ten overvloede

    Voor alle bedrijven die aanstalten maken of reeds bezig zijn met een PIM selectie / implementatie zorg dat de oplossing aansluit bij de rest van uw applicatie-landschap - ecosysteem - ERP, eCommerce, Websites, EH&S, Datapools (GS1 - EZ-base, ...).

    Welke oplossingen zijn er?

    Dit is niet een uitputtende lijst van oplossingen en/of aanbieders.

    # Perfion

    # DynamicWeb

    # inRiver

    # Stibo Systems

    # Contentserv

    # Akeneo

    # Informatica

    # PimCore

    Last but not least

    Wie weet heeft u lezer nog interessante adviezen! Dingen die je altijd graag met anderen over dit onderwerp had willen delen.

    Tags: Project Management, Consultancy, PIM

    Continue!

    Prosci ADKAR 3 fasen proces

    Aandacht voor organisatorische veranderingen bij de invoering van digitale oplossingen wordt steeds belangrijker. Vooral nu deze oplossingen steeds vaker in de Cloud staan en alleen standaard functionaliteiten bieden.

    We weten dat het succes van een implementatie voor het overgrote deel bepaald wordt door de acceptatie van gebruikers. Toch zien we dat medewerkers niet de keuzes van het management begrijpen.

    Het is belangrijk dat verandering vanaf de oriëntatiefase t/m oplevering wordt meegenomen in het project. Naast de blauwdruk - processen, systemen, informatie, functionaliteiten - en de wensen- en eisenlijst moet een veranderproject gestart worden, misschien zelfs nog eerder.

    Leveranciers van ERP oplossingen hebben dit begrepen en zetten daarom vol in op het toepassen van Prosci ADKAR methodologie. Organisatie- en cultuurverandering is iets wat bedrijven moeten doen.

    Het Prosci ADKAR 3 fasen proces heb ik onlangs opgenomen in een #BPMN procesflow met verwijzingen in ieder element naar teksten, links op de Prosci ADKAR website. In de flow zie je deze als blauwe commentaarregels waarop je kunt gaan staan.

    Klik op het proces om de verwijzingen te zien.

    Tags: Project Management, Consultancy, Change Management, Prosci ADKAR

    Continue!