Het Finse milieutechnologiebedrijf Tana heeft met de implementatie van Jakamo zijn operationele inkoop ingrijpend veranderd. De handmatige verwerking van inkooporders en de intensieve communicatie via e-mail hebben plaatsgemaakt voor een geïntegreerd platform voor leverancierssamenwerking.
De implementatie resulteerde in 90% minder e-mails, een aanzienlijke vermindering van de administratieve werklast en betere toegang tot leveranciers- en duurzaamheidsinformatie [1] [2].
Tana: technologie voor afvalverwerking en recycling
Tana Oy is wereldwijd bekend om zijn gespecialiseerde machines en intelligente oplossingen voor afvalverwerking en recycling. Het bedrijf ontwikkelt drie soorten mobiele machines voor de verwerking van afvalstromen [8]:
Stortplaatsverdichters: Zware machines die op stortplaatsen worden ingezet om afval samen te persen en te verdichten. Kenmerkend is de constructie met twee walsen over de volle breedte, in plaats van vier afzonderlijke wielen. Hierdoor kan afval compacter worden verwerkt en wordt de beschikbare stortcapaciteit beter benut.
Mobiele shredders: Industriële machines voor het verkleinen van uiteenlopende afvalstromen, zoals autobanden, matrassen, bouw- en sloopafval, kunststof en hout.
Mobiele schijfzeven: Machines die worden gebruikt om afval, hout en andere materialen mechanisch te zeven en te scheiden in verschillende fracties en materiaalgrootten.
Naast deze fysieke machines ontwikkelt Tana digitale oplossingen waarmee klanten hun machines, prestaties en verwerkingsprocessen kunnen monitoren en optimaliseren.
Tana heeft de productie van zijn machines uitbesteed aan gespecialiseerde partners in Finland. Een van de belangrijkste productiepartners is Toijala Works Oy, waarmee Tana sinds 2006 samenwerkt [7]. Toijala Works verzorgt de vervaardiging en assemblage van stortplaatsverdichters en shredders. Tana concentreert zich op productontwikkeling, technologie, inkoop, ondersteuning en de coördinatie van het productienetwerk.
Dit productiemodel vraagt om een goede afstemming tussen Tana en zijn productiepartners. Informatie over producten, onderdelen, inkooporders en de voortgang van de productie moet tussen de betrokken bedrijven worden uitgewisseld.
De aanleiding: te veel handmatig werk en afhankelijkheid van e-mail
Voor de invoering van Jakamo verliepen de operationele inkoop en het beheer van leveranciersgegevens hoofdzakelijk via e-mail. Tana gebruikte daarnaast voor een deel van zijn leveranciers al een leveranciersportaal. Dit portaal kende volgens Jakamo beperkingen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en systeemintegratie. Het oplossen van die integratieproblemen kostte relatief veel tijd en middelen.
Inkooporders, orderbevestigingen en de dagelijkse afstemming met leveranciers werden via losse berichten afgehandeld. De informatie uit die berichten moest handmatig worden verwerkt en op verschillende plaatsen worden bijgehouden.
De gevolgen van deze werkwijze waren aanzienlijk. Informatie over leveranciers en afzonderlijke artikelen was lastig te verzamelen en actueel te houden. Inkopers waren dagelijks uren kwijt aan het verwerken van e-mails en het opnieuw vastleggen van informatie in het ERP-systeem. Bovendien was veel informatie gekoppeld aan individuele medewerkers en hun mailboxen. Dat maakte de overdracht van werkzaamheden, bijvoorbeeld bij afwezigheid, en het verkrijgen van inzicht in de actuele stand van zaken ingewikkeld.
Virpi Kalsi, Operational Logistics and Process Manager bij Tana, beschrijft de situatie:
“Alle operationele inkoopactiviteiten waren handmatig, tijdrovend en afhankelijk van één persoon, omdat ze via e-mail werden afgehandeld. Het verzamelen en beheren van informatie op artikel- en leveranciersniveau was nog uitdagender.”
De behoefte ging daarmee verder dan het automatiseren van een aantal e-mailprocessen. Tana zocht een gemeenschappelijke omgeving waarin inkooporders, leverancierscommunicatie en relevante artikel- en leveranciersinformatie op een gestructureerde manier konden worden beheerd.
De keuze voor Jakamo: leverancierssamenwerking in één netwerk
Tana koos voor Jakamo omdat het platform inkooporders, orderbevestigingen en communicatie met leveranciers samenbrengt in één gedeelde omgeving. Een belangrijk praktisch voordeel was dat het merendeel van Tana's leveranciers al op Jakamo was aangesloten.
De samenwerking via Jakamo beperkt zich niet tot de operationele inkoop. Het platform ondersteunt ook de uitwisseling van informatie en communicatie rond forecasts, kwaliteit, wijzigingen, leveranciersontwikkeling en duurzaamheid.
Dat is mogelijk dankzij het many-to-many-model waarop Jakamo zijn platform heeft gebaseerd [9].
Anders dan bij traditionele leveranciersportalen, die doorgaans vanuit één inkopende organisatie worden ingericht, kunnen leveranciers via Jakamo met meerdere klanten samenwerken en ook hun eigen toeleveranciers op hetzelfde platform bedienen. Een leverancier hoeft daardoor niet voor iedere klant een afzonderlijk portaal te gebruiken. Iedere aangesloten onderneming kan bovendien haar eigen leveranciersrelaties in het netwerk meenemen, waardoor het ecosysteem verder kan groeien.
Voor Tana was ook het verzamelen van duurzaamheidsinformatie een belangrijk argument. Het bedrijf wilde informatie over onder meer CO₂-emissies en de naleving van REACH-, RoHS- en 3TG-vereisten beter kunnen verzamelen en beheren. Jakamo biedt hiervoor mogelijkheden om informatie op artikel- en leveranciersniveau gestructureerd beschikbaar te maken.
De implementatie: in drie maanden operationeel
De implementatie van Jakamo begon begin juni 2025. In september van dat jaar werd het platform volgens planning volledig in gebruik genomen. De uitrol vond plaats tijdens de zomervakantieperiode, maar verliep volgens de betrokkenen soepel. Een stapsgewijze aanpak, duidelijke verantwoordelijkheden en begeleiding door Jakamo's Customer Success Manager hielden de implementatie op schema.
Tero Silvonen, Information Manager bij Tana, beschreef Jakamo als een direct inzetbaar standaardproduct met volwassen kernprocessen, duidelijke en logische API's en een gebruiksvriendelijke interface. De functionaliteit sloot goed aan op de behoeften van Tana, waardoor weinig aanvullende inspanningen nodig waren. Het project vroeg daardoor niet om een omvangrijk configuratietraject.
Voor de technische integratie werkte Tana samen met Adafy, dat al langer betrokken was bij de digitale omgeving van het bedrijf [5]. Adafy gebruikte hiervoor weik.io, zijn eigen open-source integratieplatform [4]. Omdat dit platform al bij Tana in gebruik was, kon worden voortgebouwd op een bestaande integratievoorziening.
Weik.io ondersteunt de uitwisseling van gegevens tussen verschillende applicaties en systemen. Het biedt mogelijkheden voor integraties, API's, bestandsoverdrachten en gegevensuitwisseling via events. Verschillende systemen en technologieën kunnen daarmee met elkaar worden verbonden.
De taakverdeling was helder: Jakamo leverde het leveranciersplatform en de API's; Adafy verzorgde met weik.io de integratie met de bestaande IT-omgeving van Tana. De samenwerking tussen Tana, Jakamo en Adafy verliep volgens de betrokkenen soepel. De integraties functioneerden zoals bedoeld en de implementatie bleef binnen de afgesproken planning en middelen.
Tana gebruikt Oracle NetSuite als ERP-systeem. Digia begeleidde de vervanging van het oude ERP door NetSuite, dat in december 2022 in gebruik werd genomen [3].
Het resultaat: minder handwerk en meer ruimte voor inkoop
De overstap naar één gedeelde werkomgeving heeft de operationele inkoop van Tana op verschillende punten veranderd:
- 90% minder e-mails: Volgens Virpi Kalsi is het aantal e-mails met 90% afgenomen. Ook is de afhankelijkheid van individuele mailboxen sterk verminderd. De communicatie en informatie-uitwisseling zijn daarmee minder persoonsgebonden en voor de betrokken partijen beter toegankelijk.
- Stopzetting externe inkoopdiensten: Door de sterke vermindering van de administratieve werklast heeft Tana het uitbesteden van inkoopdiensten aan externe partners volledig kunnen stopzetten.
- Meer ruimte voor strategische inkoop: De afname van de administratieve werklast geeft het inkoopteam meer ruimte voor strategische inkoop en het onderhouden en ontwikkelen van leveranciersrelaties. De Supplier Relationship Management-functionaliteit van Jakamo ondersteunt dit.
- Betere toegang tot leveranciers- en duurzaamheidsinformatie: Informatie over bestellingen, leveranciers en afzonderlijke artikelen is beter toegankelijk. Ook gegevens over duurzaamheid en naleving van regelgeving zijn gestructureerder beschikbaar, wat het verzamelen en beheren van deze informatie vereenvoudigt.
Uitbreiding met de Quality Module
In april 2026 breidde Tana het gebruik van Jakamo uit met de Quality Module. Daarvoor was geen afzonderlijk implementatieproject nodig. De leveranciers waren al actief op het platform en kenden de werkwijze. De uitbreiding kon daardoor voortbouwen op de bestaande samenwerking en de eerder ingerichte integraties.
De uitbreiding laat zien dat Tana Jakamo niet uitsluitend inzet voor de verwerking van inkooporders. Het platform wordt ook gebruikt om andere onderdelen van de samenwerking met leveranciers verder te structureren.
Lees meer
No comments:
Post a Comment