TL;DR
Of je nu kiest voor IBM Sterling OMS, Manhattan Associates, SAP, Blue Yonder, Fluent Commerce, OneStock of EVA: de grootste uitdaging zit vaak niet in de software zelf, maar in de keuzes die de organisatie moet maken.
Wie krijgt het laatste beschikbare artikel? Welke voorraad is beschikbaar voor welk verkoopkanaal? En wat weegt zwaarder: een snelle levering of lagere logistieke kosten?
De software voert de regels uit. De organisatie bepaalt welke regels gelden.
Een OMS maakt zichtbaar welke afspraken nooit zijn gemaakt.
Bij veel OMS-trajecten merk ik dat de aandacht al snel uitgaat naar architectuur, integraties en systeemfunctionaliteit. Logisch, want het systeem krijgt een centrale rol in de orderketen.
In mijn ervaring komen de lastigste discussies pas op gang wanneer de organisatie moet bepalen hoe orders worden afgehandeld.
Neem een eenvoudige praktijksituatie: twee klanten bestellen tegelijk hetzelfde artikel, maar er is nog maar één exemplaar beschikbaar.
Wie krijgt het?
Dat lijkt een operationele beslissing, maar roept al snel veel andere vragen op:
- Beschermen we voorraad voor winkels?
- Geven we voorrang aan online orders?
- Weegt een snelle levertijd zwaarder dan de logistieke kosten?
- En hoeveel uitzonderingen accepteren we per land, merk of verkoopkanaal?
Wanneer organisaties die vragen proberen te beantwoorden, blijkt al snel dat afdelingen vanuit verschillende uitgangspunten redeneren. Verkoop kijkt naar conversie en klantbelofte. Supply chain kijkt naar beschikbaarheid en kosten. Winkels hebben hun operationele realiteit, en finance stuurt op marges.
De software voert uit, de organisatie kiest
Een OMS wordt vaak gezien als het systeem dat bepaalt hoe orders worden toegewezen en afgehandeld. In werkelijkheid voert de software de keuzes uit die een organisatie zelf heeft gemaakt. Wanneer daarover onduidelijkheid bestaat, komt dat tijdens de implementatie snel aan het licht.
Dat zie je bijvoorbeeld bij voorraad.
Veel organisaties beschikken over goede voorraadinformatie. Maar welke voorraad is daadwerkelijk beschikbaar voor een nieuwe klantorder? Voorraad kan gereserveerd zijn, nodig zijn voor andere kanalen of tijdelijk niet inzetbaar zijn. De technische inrichting is belangrijk, maar minstens zo belangrijk is overeenstemming over de regels die bepalen wat als beschikbare voorraad wordt beschouwd.
Bij orderafhandeling spelen eveneens zulke afwegingen. Een order kan soms vanuit meerdere locaties worden geleverd. Welke locatie de voorkeur krijgt, hangt af van wat de organisatie wil bereiken. Sneller leveren, lagere kosten, minder orderregels of een betere voorraadverdeling leiden lang niet altijd tot dezelfde keuze.
Een exercitie in expliciet maken
Ik zie een OMS-implementatie vooral als een exercitie in expliciet maken.
Afspraken die jarenlang impliciet zijn gebleven moeten opeens worden vastgelegd. Uitzonderingen die medewerkers op ervaring afhandelden moeten worden vertaald naar bedrijfsregels. Verantwoordelijkheden die verspreid waren over afdelingen moeten een duidelijke eigenaar krijgen.
De software dwingt die gesprekken niet af, maar maakt wel zichtbaar waar ze nog niet zijn gevoerd.
Uiteindelijk moet de organisatie helder hebben hoe de orderketen moet functioneren en hoe systemen, processen en mensen daarop aansluiten.
Een OMS voert de gemaakte keuzes uit. De organisatie bepaalt welke keuzes dat zijn.
No comments:
Post a Comment