Je herkent het vast wel: de directie geeft groen licht voor een nieuw ERP-traject. De verwachtingen zijn hooggespannen. Dit systeem gaat eindelijk zorgen voor rust op de werkvloer, kloppende voorraden en een vlekkeloze planning.
Twee jaar en een flinke budgetoverschrijding later staat het nieuwe systeem live en is het project formeel afgerond. Toch is de realiteit weerbarstig. De planning draait nog steeds in Excel, engineering klaagt dat hun data niet in het systeem past en service tast in het duister over wat er destijds daadwerkelijk naar de klant is verscheept.
De oorzaak ligt zelden bij de software zelf, maar bij de manier waarop bedrijven hun ERP-traject voorbereiden en uitvoeren. Fundamentele vragen over de eigen bedrijfsvoering, de functionele behoeften, de geschiktheid van de gekozen oplossing en de deskundigheid van de implementatiepartner worden onvoldoende beantwoord voordat de selectie begint.
Deze problematiek zie ik nadrukkelijk terug bij bedrijven die Microsoft Dynamics 365 Business Central overwegen of implementeren.
1. Onvoldoende inzicht in de eigen bedrijfsvoering en processen.
Veel bedrijven starten een ERP-selectie zonder eerst grondig in kaart te brengen hoe hun onderneming daadwerkelijk functioneert.
Hoe verloopt de productie op de werkvloer? Hoe werken engineering, werkvoorbereiding, planning, inkoop, magazijn, productie en service samen? Waar lopen medewerkers tegen problemen aan en welke informatie hebben afdelingen van elkaar nodig? En minstens zo belangrijk: wat moet er veranderen om efficiënter te werken en de onderneming verder te laten groeien?
Zonder een scherp beeld van de eigen bedrijfsvoering kan een directie simpelweg niet beoordelen of een voorgestelde ERP-oplossing daadwerkelijk aansluit op wat de onderneming nodig heeft.
2. De functionaliteit van een ERP-systeem verwarren met de geschiktheid voor de eigen bedrijfsvoering.
Business Central beschikt over brede functionaliteit en kent verschillende branchespecifieke uitbreidingen. Maar de aanwezigheid van een bepaalde module betekent niet automatisch dat deze aansluit op de manier waarop een onderneming werkt.
Dat geldt bijvoorbeeld voor productie, planning, engineering, magazijnbeheer en service. Functionaliteiten voor werkvoorbereiding, stuklijsten, bewerkingen, capaciteitsplanning en productieaansturing moeten worden beoordeeld in relatie tot de specifieke bedrijfsprocessen en de onderlinge informatiebehoefte.
In de praktijk vraagt de ondersteuning van deze bedrijfsprocessen vaak om een breder applicatielandschap dan alleen het ERP-systeem. Veel maakbedrijven kiezen er bewust voor om hun ERP te combineren met gespecialiseerde oplossingen voor bijvoorbeeld productieplanning (APS), productie-uitvoering (MES/MOM), magazijnbeheer (WMS), productontwikkeling (PLM/PDM) of productconfiguratie (CPQ).
Dat betekent niet automatisch dat het ERP-systeem deze functionaliteit niet kan leveren. Het kan juist een bewuste strategische keuze zijn om bepaalde processen met gespecialiseerde applicaties te ondersteunen. Die keuze hangt samen met de bedrijfsstrategie, de complexiteit van de processen en de gewenste ondersteuning.
In mijn onderzoek onder Europese maakbedrijven zie ik deze bewuste keuzes en applicatiecombinaties regelmatig terugkomen.
De vraag is dus niet alleen welke functionaliteit het ERP-systeem biedt, maar welke rol het binnen het totale applicatielandschap moet vervullen. Daarbij moeten ook de verdeling van functionaliteit over systemen, de onderlinge integraties en de ondersteuning van de bedrijfsprocessen worden meegenomen.
3. Vertrouwen op salesdemo's en verkoopbeloften in plaats van functionele geschiktheid te toetsen.
Een flitsende demonstratie overtuigt snel. Maar een demonstratie laat zien wat een leverancier wil presenteren, niet noodzakelijk hoe de oplossing zich houdt in de dagelijkse praktijk van jouw onderneming.
Wat tijdens een demonstratie standaard lijkt, kan tijdens de implementatie maatwerk blijken te vereisen. Of aanvullende applicaties, interfaces en complexe workarounds. Dat zijn zaken die je vóór de selectie moet onderzoeken, niet pas tijdens de implementatie ontdekken.
4. De deskundigheid van de implementatiepartner overschatten.
Een partner kan beschikken over uitgebreide productkennis van een ERP-systeem, maar dat betekent niet automatisch dat hij ook de bedrijfsprocessen, operationele complexiteit en specifieke eisen van jouw bedrijf begrijpt.
Zonder aantoonbare branchekennis en ervaring met die processen worden er al snel oplossingen voorgesteld die op papier werken, maar in de dagelijkse praktijk tekortschieten. Van een goede implementatiepartner mag je verwachten dat hij zijn eigen grenzen kent, eerlijk aangeeft waar aanvullende expertise of andere applicaties noodzakelijk zijn en ook durft te concluderen dat Business Central, eventueel aangevuld met een vertical, niet de geschikte oplossing is voor jouw onderneming.
Wat bij de start niet is onderzocht, verdwijnt niet door een ERP-implementatie. Het komt tijdens het project of na livegang alsnog boven tafel. Met extra maatwerk, aanvullende software, vertraging en kosten tot gevolg.
Een succesvolle ERP-selectie begint met inzicht in de eigen bedrijfsvoering en de functionele behoeften van de onderneming. Dat fundament bepaalt welk applicatielandschap je nodig hebt en welk ERP-systeem daarbij hoort.
Misschien moeten bedrijven daarom niet eerst vragen: Welk ERP-systeem hebben we nodig?
Maar: Begrijpen we eigenlijk wel voldoende wat onze onderneming nodig heeft voordat we miljoenen investeren in een ERP-implementatie?
No comments:
Post a Comment