Het implementeren van een nieuw PMS is één van de meest impactvolle beslissingen die een hotel kan nemen. Het heeft de potentie om de operationele efficiëntie te verhogen, de gastervaring te verbeteren en de omzet te verhogen. Maar die voordelen komen niet voort uit loze beloftes, maar uit hard werken, voorbereiding en betrouwbare partnerschappen. In een sector waar technisch jargon en marketinghype het oordeel kunnen vertroebelen, moeten hoteliers waakzaam blijven.
VIPS PMS publiceerde vandaag (14 april 2025) het onderstaande artikel “PMS-migratie: de mythe van moeiteloze onboarding“ waarin het bedrijf de meest voorkomende mythes ontkrachten en vertellen hoe bedrijven de overgang naar een Property Management System (PMS) soepeler kunnen laten verlopen [1].
VIPS CloudPMS is een product van Freetime Hospitality BV, een toonaangevende leverancier van reserveringssystemen, kassasystemen, keukenmanagementsystemen en PMS-systemen, gevestigd in Amstelveen.
VIPS CloudPMS is een allesomvattend hotelbeheersysteem dat bedrijven helpt om al hun operaties soepel te laten draaien.
Of je nu meetings en events organiseert, online boekingen wil afhandelen, beter met je gasten wil communiceren of self-check-in wil aanbieden, VIPS CloudPMS heeft alles in huis.
hoteltechnologielandschap evolueert razendsnel
Het hoteltechnologielandschap evolueert razendsnel, met nieuwe hotelsoftware en innovaties die de manier waarop accommodaties hun dagelijkse activiteiten beheren, radicaal veranderen.
De kern van deze transformatie wordt gevormd door Property Management Systems (PMS). Platforms van de nieuwe generatie presenteren zich vaak als revolutionair: gestroomlijnde interfaces, cloud-first architectuur en automatiseringsbeloftes die als een droom klinken.
PMS-migratie wordt vaak afgeschilderd als snel, eenvoudig en volledig geautomatiseerd – u hoeft alleen maar de schakelaar om te zetten en uw hotel draait op een beter systeem. Maar achter de gelikte demo's en flitsende presentaties gaan vaak lagen van verborgen complexiteit schuil. Veel PMS-leveranciers schetsen een beeld waarbij de installatie slechts enkele minuten in beslag neemt, maar in hun documentatie erkennen ze stilzwijgend de noodzaak van handmatige datamigratie en uitgebreide training van het personeel.
Eén van onze recente partners overwoog om over te stappen naar een andere PMS-provider. Ze werden verleid door de zelfverzekerde bewering van een concurrent: "We kunnen alles automatisch importeren." Alles van toekomstige boekingen en gastgegevens tot historische financiële gegevens. Het klonk ideaal, totdat ze er wat dieper op ingingen.
Het gaat om duidelijkheid, voorbereiding en samenwerken met partners
Het bleek dat de "geautomatiseerde migratie" meerdere handmatige stappen omvatte. Reserveringen en tarieftoewijzingen moesten worden gecontroleerd. Gastprofielen moesten worden geëxporteerd, opnieuw worden geformatteerd en gededupliceerd. Groepsboekingen verloren gekoppelde kamergegevens. De klant realiseerde zich al snel dat "automatisch" meer marketingtaal was dan operationele realiteit. De overgang liep vertraging op en het personeel moest schakelen tussen systemen, wat onnodige stress en verwarring veroorzaakte.
Dit artikel is een realitycheck voor hoteliers: een eerlijke blik op de beloftes die in de PMS-sector worden gedaan en wat er echt nodig is om een nieuw systeem effectief te implementeren. Het gaat niet om cynisme – het gaat om duidelijkheid, voorbereiding en samenwerking met partners die hun beloftes nakomen.
In de volgende paragrafen ontkrachten we veelvoorkomende mythes, belichten we de echte uitdagingen en delen we hoe u uw volgende PMS-overgang soepeler kunt laten verlopen.
De aantrekkingskracht van naadloze datamigratie
Claim: “Wrijvingsloze, automatische datamigratie, inclusief klantprofielen, reserveringen en meer!”
Eén van de meest overtuigende beloftes van PMS-leveranciers is het idee van automatische datamigratie. Van jarenlange gastgeschiedenis tot maanden aan toekomstige boekingen, inclusief elk klantprofiel van een hotel, beweren aanbieders dat hun systemen alles moeiteloos kunnen overzetten. Het is een belangrijk verkoopargument: geen downtime, geen dataverlies, geen handmatige invoer. Gewoon een soepel proces achter de schermen waarmee uw hotel in een mum van tijd met een nieuw systeem aan de slag kan. En in een branche waar tijd geld is, is dit een krachtig argument.
Realiteit: Migratie is mogelijk, maar zelden zo moeiteloos als geadverteerd
De waarheid is dat het migreren van data van het ene PMS naar het andere een ingewikkeld en delicaat proces is. Het vereist het afstemmen van verschillende dataschema's, het toewijzen van velden tussen systemen en vaak het verwerken van rommelige, ongestructureerde informatie. Leveranciers beschikken mogelijk over geautomatiseerde tools om dit te ondersteunen, maar deze tools vereisen meestal menselijk toezicht om de nauwkeurigheid te garanderen. Data zoals klantvoorkeuren, bedrijfscontracten of historische folio's vormen vaak serieuze uitdagingen bij datamigratie, omdat ze niet altijd perfect in het nieuwe systeem passen. Zelfs systemen zoals Mews, die de nadruk leggen op automatisering, erkennen dat handmatige imports noodzakelijk zijn voor bepaalde datatypen. Een succesvolle migratie vereist technische kennis, planning vooraf en voortdurende ondersteuning – en dit alles mag niet worden overhaast of onderschat.
Hotels die de gestructureerde training overslaan, maken vaak onvoldoende gebruik van het systeem of maken er helemaal misbruik van.
De mythe van moeiteloze zelf-onboarding
Bewering: “Geen training nodig! Ons systeem is zo intuïtief dat je er zelf mee aan de slag kunt.v
Veel moderne PMS-platforms benadrukken self-onboarding als een belangrijk voordeel. Ze bieden uitgebreide kennisbanken, videotutorials en begeleide checklists, waardoor hoteliers aan de slag kunnen zonder implementatiegesprekken te plannen of productexperts te raadplegen. In theorie klinkt deze hands-off PMS-onboardingaanpak aantrekkelijk. Het suggereert onafhankelijkheid, kostenbesparing en snelheid – kwaliteiten die passen bij dynamische hospitality-omgevingen.
Realiteit: een goede onboarding vereist planning, training en begeleiding
De implementatie van een PMS gaat echter niet alleen over inloggen en wat klikken. Het vereist het heroverwegen van workflows, het trainen van personeel, het configureren van bedrijfsregels, het opzetten van integraties en het begrijpen hoe elke functie aansluit op uw specifieke operationele behoeften. Receptiemedewerkers, housekeeping, revenue managers – alle afdelingen hebben behoefte aan instructies op maat. Hoewel tools voor self-onboarding steeds beter worden, kunnen ze de inzichten van experts of ondersteuning ter plaatse niet vervangen. Hotels die gestructureerde training overslaan, gebruiken het systeem vaak onvoldoende of helemaal verkeerd, wat leidt tot inefficiëntie en frustratie. Uitgebreide training in hotelsoftware zorgt ervoor dat elke afdeling weet hoe ze het potentieel van het nieuwe systeem optimaal kunnen benutten. Het onboardingproces moet een strategisch initiatief zijn – geen vinkje.
Automatische integratieactivering: te mooi om waar te zijn?
Claim: “Activeer integraties met één klik – geen technische kennis vereist!”
Integraties zijn een ander gebied waar PMS-aanbieders graag te veel beloven. Een groeiend aantal systemen promoot hun open API's en app-marktplaatsen en pronkt met honderden plug-and-play-verbindingen. Channelmanagers, betalingsgateways, keycardsystemen, omzettools – ze zouden allemaal met een simpele schakelaar geactiveerd moeten worden. De boodschap is duidelijk: "Je hebt geen IT nodig. Gewoon klikken en verbinden."
Realiteit: Integratieactivering vereist vaak aangepaste configuratie en testen
In de praktijk vereisen PMS-integraties bijna altijd een diepere configuratie. Hotels werken met diverse technologiestacks en workflows. Zelfs als twee systemen technisch compatibel zijn, kunnen er versieverschillen, overlappende configuraties of unieke edge-cases zijn. Tariefplannen kunnen bijvoorbeeld onjuist synchroniseren als de toewijzingen onvolledig zijn. Een POS-integratie kan onjuiste omzetcodes ophalen zonder categorie-uitlijning. En hoewel API's de communicatie vergemakkelijken, moet er toch iemand de verbinding testen, monitoren en finetunen. Een gedegen training in property management is daarom noodzakelijk om operationele haperingen te voorkomen. Zonder deze zorgvuldigheidslaag kunnen integraties ongemerkt mislukken, wat leidt tot operationele problemen verderop in het proces. Geautomatiseerd betekent niet nul moeite – het betekent minder stappen, maar wel een zorgvuldige uitvoering.
Een slechte implementatie of een te veel verkochte functie kan een domino-effect hebben op uw hotel
Het belang van kritische evaluatie
Met zoveel beloftes die de ronde doen, moeten hoteliers slimme technologiekopers worden. Verkooppresentaties richten zich vaak op best-case scenario's. Wat u wilt, is het volledige verhaal: wat er mis kan gaan, wat er van uw team wordt verwacht en hoe de supportstructuur er na de verkoop uitziet. Wees niet bang om specifiek te zijn. Vraag hoe lang datamigratie daadwerkelijk duurt. Vraag voorbeelden van vergelijkbare accommodaties die het systeem succesvol hebben geïmplementeerd. Begrijp welke functies native zijn en welke integraties van derden zijn.
Uw PMS is geen eenvoudige tool – het is het controlecentrum voor uw hotel. Van reserveringen en gastcommunicatie tot facturering en housekeeping, het raakt elk aspect van uw bedrijfsvoering. Dat betekent dat een slechte implementatie of een overgewaardeerde functie een domino-effect kan hebben op uw hele hotel. Door tijdens het evaluatieproces een kritische, onderzoekende houding aan te nemen, voorkomt u dat u zich laat verleiden door oppervlakkige verfijning. Het helpt u een partner te kiezen die investeert in uw succes op de lange termijn, en niet alleen in een snelle overwinning. Dat is het verschil tussen een leverancier en een echte partner.
Lees meer
[1] PMS Migration: The Myth of Effortless Onboarding
