Magnus Meier, over ERP-technologie en -strategieën

In dit tweede deel van een serie van 3 over ERP-technologie en -strategieën geeft Magnus Meier, wereldwijd vicevoorzitter voor groothandelsdistributie bij softwarebedrijf SAP een due diligence-gids voor het kiezen van een ERP-systeem dat past bij de groeiplannen van een bedrijf.

Magnus Meier is de Global Vice President voor Wholesale Distribution bij SAP en Senior Docent aan de Texas A&M University, waar hij de cursus “Digital Distribution” geeft in het Master of Industrial Distribution-programma [1].

Voor de meeste groeiende bedrijven komt er een moment waarop het duidelijk is dat de basissoftware en spreadsheets waarop ze vertrouwden niet langer gelijke tred kunnen houden met de behoeften van het bedrijf.

Als dat voor uw organisatie geldt (op basis van de indicatoren die in deel 1 van deze serie worden beschreven), dan is het tijd om u te committeren aan het vinden van een betere weg vooruit met één geïntegreerd systeem voor het beheren van kernbedrijfsprocessen — kortom, een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) dat past bij een groeiend, ambitieus bedrijf.

Wees duidelijk over de problemen binnen uw bedrijf die u met een ERP-systeem wilt oplossen.

Zodra bedrijfsleiders hebben besloten om zo'n verandering door te voeren, is de volgende stap het identificeren van een ERP-systeem dat goed bij uw bedrijf past en dat wordt ondersteund door een hoogwaardige leverancier.

Dit is een substantiële investering op de lange termijn in het heden en de toekomst van uw bedrijf, dus het verdient serieuze, grondige due diligence.

Hierbij een handboek met uitgebreide informatie over due diligence- en selectieprocessen, gebaseerd op mijn ervaring met het helpen van verschillende bedrijven bij hun ERP-traject.

Fase 1: De basis leggen - Laying the groundwork

◾ Creëer een team dat eigenaar is van het ERP-evaluatie- en selectieproces: Resultaten zijn doorgaans beter wanneer alle relevante facetten van het bedrijf, waaronder IT, financiën en boekhouding, operaties, enz., een stem hebben in ERP-evaluatie en -selectie.

◾ Definieer de investeringsbusinesscase.: Kwantificeer en kwalificeer hoe de ERP-investering naar verwachting het bedrijf ten goede zal komen — de "inside-out"-businesscase (in tegenstelling tot de "outside-in"-businesscase, waar ik zo meteen op terugkom).

Wees duidelijk over de problemen binnen uw bedrijf die u wilt dat een ERP-systeem u helpt oplossen. Het identificeren van deze problemen zal u helpen een oplossing te identificeren die het beste past bij uw organisatie en de mogelijkheden biedt die u nodig hebt om uw visie voor de toekomstige staat van het bedrijf te realiseren.

Identificeer de zakelijke KPI's en benchmarks die u zult gebruiken om de voortgang en impact van de ERP-implementatie te meten.

◾ Definieer de bedrijfsomvang van de ERP-implementatie, inclusief de mogelijkheden die u nodig hebt en wenst van het ERP-systeem, en ontwerp de toekomstige staat — uw visie op hoe uw processen eruit zullen zien met een ERP-systeem op zijn plaats.

◾ Creëer een team dat eigenaar is van het ERP-evaluatie- en selectieproces: Resultaten zijn doorgaans beter wanneer alle relevante facetten van het bedrijf, waaronder IT, financiën en boekhouding, operaties, enz., een stem hebben in ERP-evaluatie en -selectie.

◾ Stel verwachtingen vast: Beoordeel eerlijk de capaciteit van uw organisatie voor verandering. U zult een change management plan moeten ontwikkelen voor de ERP-uitrol. Wees ook realistisch over de tijd die nodig is om een oplossing te implementeren.

◾ Stel een goed zichtbaar goedkeuringsproces in voor wijzigingsverzoeken: tijdens het implementatieproces om scope creep te minimaliseren. Niemand wil terug naar het directieteam om te proberen een verzoek voor een dure wijziging in scope te rechtvaardigen.

◾ Stel een high-level budget op voor het ERP-project: Dit omvat niet alleen het vaststellen van een prijsbereik voor uw investering, maar ook het verkrijgen van buy-in op directieniveau voor het project en het budget.

◾ Voer een gereedheidsbeoordeling uit: In hoeverre zijn uw gegevens en processen gevalideerd en gedocumenteerd?

Fase 2: Opvoeren - Ramping up

Stel op basis van uw zakelijke prioriteiten een systeem in voor het scoren van ERP-systemen en leveranciers met behulp van kwantitatieve en kwalitatieve beslissingscriteria:

◾ Wat zoekt u in een ERP-oplossing en de leveranciers (leverancier en systeemintegrator) die u tijdens het proces zullen ondersteunen?

◾ Het vinden van een ERP-oplossing die eenvoudig kan worden geïntegreerd met andere belangrijke bedrijfssoftware en die open integraties biedt, kan bijvoorbeeld een hoge prioriteit hebben, zodat u een naadloze, schaalbare digitale omgeving in het hele bedrijf kunt bouwen.

◾ Het vinden van een oplossing die rechtstreeks is afgestemd op uw processen, systemen en workflows, met tools en mogelijkheden die zijn afgestemd op uw branche, kan ook een prioriteit zijn, omdat dit het implementatie-/migratieproces aan de voorkant kan versnellen en later kan resulteren in een sterkere gebruikersbetrokkenheid.

◾ U kunt ook prioriteit geven aan systemen die worden geleverd met ingebedde zakelijke AI om processen te automatiseren en werknemers te ondersteunen bij hun werk.

Naast het beoordelen van de ERP-systemen zelf, moet u ook een selectiekader ontwikkelen om de leveranciers te beoordelen die deze systemen leveren en integreren. Uiteindelijk wilt u een leverancier die uw zakelijke relatie ziet als een langetermijnpartnerschap, dat waardegedreven, eerlijk en betrouwbaar is.

✔ Zoek naar leveranciers met bewezen expertise in uw branche, processen en technologie, en met alle vereiste relevante certificeringen.

✔ Zoek ook naar leveranciers met een bewezen projectmethodologie en een staat van dienst voor het op tijd en binnen budget opleveren van implementatieprojecten.

Positieve referenties en een actieve gebruikers-/klantencommunity zijn ook grote pluspunten, net als een duidelijke productroadmap.

Uiteindelijk is de voortdurende ondersteuning die uw leveranciers bieden net zo belangrijk als de ERP-oplossing zelf. Het doel zou dus moeten zijn om u aan te sluiten bij een leverancier die u behandelt als een echte partner.

✔ Zoek naar leveranciers met een toegewijd ondersteuningsteam waarvan de leden gemakkelijk bereikbaar zijn, uw branche kennen en oprecht moeite doen om uw bedrijf te begrijpen.

◾ Voer due diligence van leveranciers uit, eventueel met de hulp van een externe expert. Laat projectteamleden aanbevelingen en inzichten verzamelen over ERP-systemen en leveranciers van collega's, professionele contacten en anderen in hun netwerk.

◾ Beoordeel leveranciers volgens het scoresysteem dat u hebt ontwikkeld en selecteer vervolgens, op basis van die beoordelingen, een aantal leveranciers die u wilt uitnodigen om deel te nemen aan uw prekwalificatieproces. Geef degenen die akkoord gaan met deelname informatie over de ontdekking en het project

Fase 3: Evaluatie en selectie

◾ Houd kwalificatiesessies met oplossingsaanbieders en beoordeel ze allemaal. Zodra u het veld hebt beoordeeld, selecteert u de finalisten.

◾ Plan en houd demo's, discovery en vendor implementatie overzichtsessies met de finalisten. Dit zou een gezamenlijke discovery sessie, een gezamenlijke technology review sessie en een implementatie methodologie overzichtsessie moeten omvatten waarin elke vendor zijn implementatieplan beschrijft.

◾ Voer een laatste evaluatieronde uit op basis van functionele demo's en de outside-in businesscase die door elke leverancier is aangeleverd.

◾ Geef prioriteit aan implementatieversnellers van de leveranciers die u evalueert, wat de tijd, kosten en risico's van een implementatieproject aanzienlijk kan verminderen.

Versnellers kunnen oplossingsdocumentatie, een helpportal, scenariooverzichten, bedrijfsprocesdocumentatie en processtromen, snelle handleidingen voor vereisten en activering van instellingen, configuratiehandleidingen, instellingen en documentatie, voorbeeldstamgegevens, automatiseringstools, projectmethodologie en -documentatie, projectmanagementsjablonen en -documentatie en meer omvatten.

◾ Geef leveranciers feedback op hun demo's en businesscase (dit kan optionele vervolgsessies inhouden).

◾ Voer extra due diligence uit (referenties, aanvullende inzichten van collega's, enz.).

◾ Voer de definitieve planning en onderhandeling uit met de finalisten. Dit omvat het uitvoeren van implementatieplanningsworkshops met elke koploper en hun systeemintegrator, die u een definitieve versie van hun scopedocument, oplossingsarchitectuur, implementatieplan en businesscase moet verstrekken.

◾ Bekijk het aanbod van elke leverancier en identificeer degene waarvan u denkt dat deze de meeste waarde biedt. Onderhandel met die leverancier om contracten af te ronden en serviceovereenkomsten te masteren. En vermijd tijdens onderhandelingen om u alleen op kosten te richten, aangezien dit een maatregel is die een leverancier ertoe kan aanzetten om waar mogelijk hoeken af te snijden om uw doelen te halen in plaats van te doen wat nodig is om aan uw behoeften te voldoen.

Als het aankomt op het vinden van het juiste ERP-systeem voor uw groeiende bedrijf, een systeem dat op doorlopende basis voldoende waarde biedt om de investering te rechtvaardigen, komen de beste resultaten niet per ongeluk. In plaats daarvan zijn ze het resultaat van zorgvuldige planning en een solide, grondig proces zoals hier beschreven.

Zodra u een systeem en de leveranciers hebt geselecteerd die de implementatie ondersteunen, kunt u overgaan tot het echt leuke deel van de reis: het ontketenen van de kracht van een ERP-systeem binnen uw bedrijf.

Lees meer

[1] Beyond spreadsheets: A playbook for choosing the right ERP system

[2] Deel 1: Het is tijd voor een echt ERP-systeem om uw bedrijf te laten groeien?

Meer wetenswaardigheden

[A] Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie

[B] Top 10 vitale ERP-selectiecriteria

Tien signalen die aangeven dat uw bedrijf een ERP-systeem moet overwegen

In dit eerste deel van een serie van 3 over ERP-technologie en -strategieën, noemt Magnus Meier, wereldwijd vicevoorzitter voor groothandelsdistributie bij softwarebedrijf SAP, tien duidelijke signalen die aangeven dat een bedrijf een ERP-systeem moet overwegen dat is ontworpen om de activiteiten te verbeteren en de loyaliteit van klanten en de verkoop te vergroten.

Magnus Meier is de Global Vice President voor Wholesale Distribution bij SAP en Senior Docent aan de Texas A&M University, waar hij de cursus “Digital Distribution” geeft in het Master of Industrial Distribution-programma [1].

Ik zie het vaak: een groeiend bedrijf is zo gefocust op de dagelijkse werkzaamheden van het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, het verkennen van nieuwe markten, het uitbreiden van het personeelsbestand en het bedienen van een groeiend klantenbestand, dat het de grotere, langetermijnbehoeften uit het oog verliest.

“Zorg dat u een betere manier vindt om zaken te doen met één enkel registratiesysteem voor het beheer van uw kernprocessen, zoals financiën, productie, inkoop en toeleveringsketen.”

Bedrijfsleiders zijn zo gefocust op het laten groeien en opschalen van het bedrijf — meestal om de juiste redenen, moet ik onderkennen — dat ze de signalen missen of negeren dat hun bedrijfssoftware dringend een upgrade nodig heeft. Als gevolg hiervan, ontstaat een afhankelijkheid van spreadsheets en ongelijksoortige, niet-geïntegreerde systemen en nemen inefficiënties toe die het bedrijf op talloze manieren schaden.

Vervangen van gefragmenteerde systemen

Als u denkt dat uw bedrijf deze kant op gaat, wees dan niet bang. U heeft al de eerste, cruciale stap gezet om deze problemen aan te pakken door te erkennen dat de boosdoener niet de mensen zijn, maar de niet-schaalbare, geïsoleerde systemen die u hen vraagt te gebruiken.

Nu hebben leiders van bedrijven een keuze: vasthouden aan de status quo en toekijken hoe het bedrijf en zijn mensen de last van onhandelbare technologie blijven dragen of zich inzetten om een betere manier van zakendoen te vinden met een nieuw systeem van registratie van gegevens voor het beheren van kernprocessen, waaronder financiën en boekhouding, human resources, productie, inkoop, toeleveringsketen enzovoort. Deze betere weg vooruit houdt vaak in dat er een ERP-systeem moet worden gevonden: een softwarepakket dat bestaat uit geïntegreerde modules of bedrijfsapplicaties die met elkaar communiceren en een gemeenschappelijke database delen.

Hoe weet u dat het tijd is voor uw bedrijf om een ERP-systeem te overwegen? Als een van deze 10 veelzeggende signalen binnen uw organisatie waar is, is het misschien tijd om zo'n stap te zetten:

1. Stijgende kosten: De systemen die u hebt zijn duur om te ondersteunen en te onderhouden. Leveranciersondersteuning voor de software is onregelmatig, prijzig en vaak nutteloos. Dure, onstabiele aangepaste software-integraties zijn vereist om systemen met elkaar te laten communiceren. Uiteindelijk eindigt uw bedrijf met het uitgeven van veel geld om een contraproductieve technische status quo in stand te houden. Als gevolg, verliest u terrein aan concurrenten met betere en volwassenere bedrijfssystemen.

2. Informatiesilo's: De systemen die u hebt zijn duur om te ondersteunen en te onderhouden. Leveranciersondersteuning voor de software is onregelmatig, prijzig en vaak nutteloos. Dure, onstabiele aangepaste software-integraties zijn vereist om systemen met elkaar te laten communiceren. Uiteindelijk eindigt uw bedrijf met het uitgeven van veel geld om een contraproductieve technische status quo in stand te houden. Als gevolg, verliest u terrein aan concurrenten met betere en volwassenere bedrijfssystemen.

3. Verdachte gegevens: Het gezegde "garbage in, garbage out" is hier van toepassing. Mensen vertrouwen data niet omdat het oud, foutgevoelig of slecht geformatteerd is. Er is geen enkele, betrouwbare bron van waarheid binnen de organisatie en geen beschermingsmaatregelen om mensen aan te moedigen goede beheerders van data te zijn.

4. Beperkt inzicht: Afdelingen en teams hebben geen inzicht in de activiteiten binnen het bedrijf, waardoor het bijvoorbeeld heel lastig is om de voortgang van een klantorder te volgen, van het begin tot het einde en de levering.

5. Omslachtige bedrijfsprocessen: Moeilijke handmatige processen beperken de productiviteit en dwingen mensen om kostbare tijd te verspillen aan repetitieve, onnodige taken, waardoor het bedrijf niet zo wendbaar is als het zou moeten zijn. Facturering is traag en foutgevoelig, bijvoorbeeld, wat de cashflow belemmert.

6. Te veel vertrouwen op onderbuikgevoel en giswerk: In de C-suite en in het hele bedrijf ontbreekt het besluitvormers aan verse, nauwkeurige en tijdige gegevens, evenals intelligente modellerings- en data-analysemogelijkheden om hen realtime inzicht te geven in statistieken en KPI's. Tactische en strategische beslissingen zijn dus gebaseerd op het in de wind steken van de vinger in plaats van het gebruiken van analysemogelijkheden om geoptimaliseerde prijsaanbevelingen te geven voor bijvoorbeeld een product of dienst.

7. Slechte klantervaringen: Klanten moeten door meerdere systemen en contactpunten met uw bedrijf worstelen om de informatie en antwoorden te krijgen die ze zoeken, terwijl uw medewerkers moeite hebben om klanten realtime informatie te verstrekken over bestellingen, verzoeken, enz. Uw merkimago lijdt hieronder.

8. Technische frustratie en overbelasting: Werknemers raken gedesillusioneerd door de systemen en technische hulpmiddelen van het bedrijf, dus ontwikkelen ze tijdrovende work-arounds of vermijden ze deze helemaal. Dit creëert niet alleen bedrijfsmatige inefficiënties, maar leidt ook tot ondermaatse werknemerservaringen die het moeilijk maken om talent aan te trekken en te behouden.

9. Gemiste kansen: Verkopers missen cross-sell- en upsell-kansen omdat ze geen volledig beeld van de klant hebben: tijdig inzicht in de aankoopgeschiedenis, voorkeuren, geschiktheid voor kortingen en dergelijke.

10. Wegsijpelen van kennis: Waardevolle institutionele kennis lekt onherstelbaar uit het bedrijf omdat er geen systeem is om deze vast te leggen, op te slaan en te socialiseren binnen het bedrijf.

Als dit soort problemen zich voordoen binnen uw organisatie, is het waarschijnlijk tijd om te overwegen om te upgraden naar een modern ERP-systeem dat past bij een groeigerichte onderneming. En zo begint uw ERP-reis dan echt, met een hele reeks nieuwe vragen om te beantwoorden, waaronder of u een ERP-oplossing moet kopen die wordt geleverd met gestandaardiseerde, basiselement, zodat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden, of moet investeren in een zwaar op maat gemaakt systeem.

Kiezen tussen gestandaardiseerd of maatwerk ERP-oplossing

Als uw bedrijf afhankelijk is van sterk onderscheidende processen en mogelijkheden en niet-gestandaardiseerde technologie, als het tonen van technisch leiderschap een grote strategische prioriteit is — en als na een zorgvuldige analyse duidelijk is dat de verwachte voordelen van een sterk aangepast ERP-systeem de kosten ver zullen overtreffen — dan kan maatwerk de beste optie zijn. Maar die aanpak kan nadelen met zich meebrengen: afhankelijkheid van middelen en personeelsinspanning; hoge project-, administratie- en infrastructuurkosten; langere projectduur; een onvermogen om de heersende trends in technische standaardisatie te benutten; en risico's met betrekking tot naleving van regelgeving en beveiliging.

Het nastreven van een meer gestandaardiseerd ERP-systeem, kan aan echter de beste optie zijn voor bedrijven die afhankelijk zijn van niet-onderscheidende of standaardprocessen voor functies zoals HR, financiën en boekhouding, en die de aantrekkingskracht zien van het gebruik van bewezen technologie met uitbreidbaarheid.

Met een ERP-systeem dat wordt geleverd met gestandaardiseerde best-practice-processen, zullen bedrijven doorgaans profiteren van een lagere afhankelijkheid van middelen en personeelsinspanning, lagere totale eigendomskosten, versnelde implementatie en time-to-value, ingebouwde naleving van regelgeving en beveiligingsfuncties, de mogelijkheid om gestandaardiseerde processen te benutten en automatische toegang tot productinnovatie/upgrades.

Wat betreft nadelen, kan het kiezen voor een meer gestandaardiseerd, minder aangepast systeem meer inzet van Change Management vereisen. Het kan ook betekenen dat controle over functionaliteit, softwarereleases en de algehele oplossingsroutekaart wordt opgeofferd.

Als u na het afwegen van de voor- en nadelen besluit dat een standaard ERP-systeem de beste oplossing is, zult u met meer vragen worden geconfronteerd:

⦁ Waar moet je op letten bij de oplossing zelf en bij de leverancier die deze levert?

⦁ Hoe zorg je ervoor dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt?

⦁ En hoe maximaliseer je de waarde van het ERP-systeem op een continue basis?

In de komende weken gaan we in deel [2] en 3 van deze serie in Digital Commerce 360 dieper in op deze onderwerpen.

Lees meer

[1] To scale your business, is it time for a true ERP system?

[2] Deel 2: Handleiding voor het selecteren van het juiste ERP-systeem

Overzicht van de belangrijkste redenen voor het falen van ERP-implementaties

Bedrijven besteden miljoenen dollars – en jaren van hun tijd – aan ERP-systemen die gewoon niet werken.

Een falende ERP-implementatie kan één van de duurste fouten zijn die een bedrijf maakt.

Volgens Gartner kunnen de faalpercentages van ERP-implementaties meer dan 75% bedragen.

Het wereldwijde adviesbureau McKinsey schat dat meer dan 70% van alle digitale transformaties mislukken.

Het verkrijgen van inzicht in enkele van de redenen waarom ERP-implementaties mislukken kan bedrijven helpen de risico's te beperken en succes te garanderen.

Over het algemeen draagt elke partij bij een ERP-implementatie een zekere mate van verantwoordelijkheid voor de uitkomst van het project. De uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt echter bij de eindklant. Deze geeft het geld uit en moet leven met het resultaat. Ondertussen gaan de consultants over op andere projecten en verkopen de ERP-leveranciers software aan andere klanten.

Gezien de hoge inzet moet de eindklant eigenaar zijn van het project. Dat betekent dat we voldoende goed geïnformeerd moeten worden om belangrijke beslissingen te nemen over methodologieën, reikwijdte, teams, go / no-go-beslissingen, budgetten, schema's en nog veel meer.

In dit artikel van 24 juni 2019 verdiept PEMECO Consulting zich in twee van de belangrijkste redenen waarom de faalpercentages voor een ERP-implementatie zo hoog liggen en geeft adviezen over hoe bedrijven falen kan voorkomen [1].

De nummer 1 oorzaak van ERP-implementatiefalen: ineffectieve projectteams

Uit ervaring van Pemeco met het beheer van ERP-implementaties zijn de meeste storingen te wijten aan problemen met de teams – niet door de ERP-software.

Dit zijn de drie grootste problemen bij ERP-teams:

Teams Probleem 1: Kern-teamleden hebben niet genoeg tijd voor het project

Om een ERP-implementatie te laten slagen, moet u uw topmedewerkers inzetten voor de duur van het project, die vijf maanden tot jaren kan duren. U kunt verwachten dat uw kernteamleden ten minste 50% van hun werkuren besteden aan de implementatie. Om dit te doen, moeten ze een groot deel van hun dagelijkse taken afstaan.

Hiervoor is planning nodig. Om de transformatie te beginnen, moeten projectmanagement en het kernteam een personeelscapaciteitsplan ontwikkelen dat de leden van het ERP-kernteam vrij maakt. Vaak omvat het plan cross-training, waarbij kernteamleden bepaalde kerntaken overdragen op anderen.

In sommige gevallen moet u zelfs fulltime, parttime of tijdelijke werknemers inhuren om de gaten die ontstaan in de operatie op te vullen (backfill).

Het is van vitaal belang dat leidinggevenden niet alleen deze personeelsveranderingen ondersteunen, maar ze ook verdedigen. Over het algemeen ziet u alleen zakelijke voordelen van ERP als u het als een transformatiekans behandelt - geen gedoe met personeel.

Hoewel het wegtrekken van je hoogste presteerders van hun dagelijkse werk een enge gedachte kan zijn, moet je het vertrouwen hebben dat zaken gewoon zullen blijven doorgaan zonder hen.

Stel een lijst op van alle mogeljke medewerkers en/of afdelingen die een significante bijdrage gaan leveren voorafgaande, tijdens en na de implementatie, en geef hierin tevens aan de mate van betrokkenheid / inzet die vereist is, de vervanger mocht iemand wegvallen, en de tijdelijke medewerker (backfill) in de operatie.

Het is belangrijk om eveneens een stakeholdersanalyse uit te voeren om de verschillende belanghebbenden en hun belangen in kaart te brengen en in de lijst aan te geven hoe je deze geïnformeerd en aan boord wilt houden.

Teams Probleem 2: De verkeerde mensen worden toegewezen aan het kernteam

Veel ERP-projecten voldoen niet aan de verwachtingen omdat het senior management hun beste talent niet inzet voor de implementatie.

In sommige gevallen wijzen ze toe wie beschikbaar is, in plaats van de beste mensen. Het gevolg is dan een suboptimaal ingerichte ERP-omgeving omdat de mensen die de bedrijfsprocessen herontwerpen niet over de juiste kennis en vaardigheden beschikken.

Aangezien ERP gaat over cross-functionele bedrijfsprocessen, moet het kernteam de processen van hun eigen afdeling en die van andere afdelingen kennen en begrijpen. Ze moeten ook out-of-the-box denkers zijn die in staat zijn om nieuwe en betere bedrijfsprocessen te definiëren.

Begin bij het bouwen van teams met het beoordelen van de vaardigheden van potentiële kandidaten. Evalueer hun mogelijkheden in meerdere dimensies, waaronder:

✔ Functionele expertise op het gebied van functionele afdelingen

✔ Cross-functionele bedrijfsverwerking kennis

✔ Fundamentele ERP concepten

✔ Basis computing vaardigheden

✔ De documentatievaardigheden

✔ Vaardigheden voor communicatie

✔ Aanpasbaarheid aan verandering

Stel een vaardigheidsmatrix op om inzicht te krijgen in de ontbrekende kennis en ervaringen.

Zodra de teams zijn samengesteld, moet u hun vaardigheidslacunes opvullen voordat u hen vraagt om het bedrijf te transformeren met ERP.

Het identificeren van Knowledge Gaps van interne als externe medewerkers, het begrijpen van de impact op een implementatie en het bedenken van strategieën om deze te verkleinen vormen een belangrijk recept voor succes.

Een kenniskloof is het verschil tussen wat uw (project-) organisatie op dit moment weet en wat zij moet weten om haar doelstellingen te bereiken. Deze kennis is een combinatie van de kennis van de organisatie, kennis van ERP-oplossingen, en de kennis van interne en externe medewerkers.

Het wegwerken van Knowledge Gaps van alle betrokkenen is een belangrijke stap voor het vergroten van de kans op succes.

Tip: Lees het artikel “A Recipe for Success: How to Eliminate Knowledge Gaps” [2].

Teams Probleem 3: De juiste mensen zitten in het team, maar ze hebben niet de juiste vaardigheden

Voortbouwend op het vorige punt, is een ander veelvoorkomend ERP-probleem dat kernteamleden vaak niet voldoende ontwikkelde vaardigheden hebben.

Het is essentieel om een op een ERP-trainingsplan te ontwikkelen en uit te voeren dat uw kernteam de vaardigheden geeft die ze nodig hebben om te slagen. Uw plan moet ten minste intensieve training bevatten over fundamentele ERP-concepten en de gekozen ERP-software. De training moet uw kernteamleden de basis geven die ze nodig hebben om uw bedrijfsprocessen opnieuw te ontwerpen. Op de lange termijn zullen zij de deskundigen worden, de subject matter experts, tot wie anderen zich zullen wenden voor begeleiding.

Als uitgangspunt maakt u gebruik van uw reeds ontwikkelde skills-gap-analyse om trainingsplannen op te bouwen die zich specifiek richten op gebieden die speciale aandacht vereisen.

Teams Probleem 4: Het project heeft niet de juiste bestuursstructuur

Om uw kansen op implementatiesucces te maximaliseren (en de kans op falen van de ERP-implementatie te minimaliseren), moet uw projectgovernancestructuur de volgende teams omvatten:

1. Een stuurgroep bestaande uit senior executives die verantwoordelijk worden gemaakt voor een a) het verzekeren van een succesvolle projectafronding en b) de ERP-implementatie afstemmen op de strategie en doelen van uw bedrijf.

2. Een kernteam dat uw bedrijfsprocessen opnieuw zal ontwerpen, het ERP-systeem test en eindgebruikers opsiert over het gebruik ervan.

3. Projectmanagement die het project op tijd en binnen het budget houden door taken, deliverables, risico's en verandering te beheren.

De oorzaak van hoge ERP-implementatiefoutenpercentages: Onvoldoende testen

Hoewel teamproblemen de meeste ERP-storingen veroorzaken, vinden we dat onvoldoende testen een andere belangrijke oorzaak is.

Toen Hershey aan een ERP-implementatie van $ 112 miljoen begon, sneed het zijn testfasen af om een al te agressieve deadline te halen. Toen het live ging, vloeiden transacties naar verluidt niet over CRM-, ERP- en supply chain-managementsystemen. Als gevolg hiervan kon Hershey geen 100 miljoen dollar aan bestellingen verwerken tijdens Halloween, een van de drukste seizoenen. De winst van Hershey daalde met 19 procent in het kwartaal van de ERP-lancering, terwijl de aandelenkoers met acht procent daalde. Een goede test zou deze ramp waarschijnlijk hebben voorkomen.

Voor het testen van uw ERP-systeem zijn specifieke strategieën nodig. Het vergelijken van de resultaten van uw legacy-systeem en het nieuwe zou niet effectief zijn. De processen en gegevens zijn te verschillend, waardoor de output waarschijnlijk niet te vergelijken is.

In plaats daarvan is het belangrijk om te beginnen met het opstellen van een lijst waarin beschreven wordt wat getest moet worden. Als uitgangspunt moet elke afdeling elk bedrijfsscenario definiëren dat opnieuw wordt ontworpen in het nieuwe systeem en daarvoor testscripts opstellen. Maak deze lijst zo uitgebreid mogelijk.

Als u bijvoorbeeld het inkoopteamlid bent, moet u bijvoorbeeld nadenken over elk bedrijfsscenario in uw afdeling, zoals het maken van een nieuwe inkooporder, het aanpassen van een open inkooporder, het goedkeuren van een aankoopaanvraag en het toevoegen van een nieuwe leverancier aan uw systeem.

Zodra u uw bedrijfsscenario's hebt vermeld, maakt u "to-be" processtromen en stapsgewijze werkinstructies voor elk. De instructies moeten duidelijk zijn, zodat een nieuwe medewerker ze kan volgen om elk proces te voltooien.

Tip: Breng uw toekomstige bedrijfsprocessen ('to-be' processen) tijdens het selectietraject in kaart zodat u zeker bent dat uw bedrijfsprocessen ook ondersteund kunnen worden en uw kernteamleden niet met extra uitdagingen worden geconfronteerd door het ontbreken van ondersteuning voor hun werkzaamheden.

Zorg dat alle medewerkers van uw organisatie leren hoe ze bedrijfsprocessen in kaart kunnen brengen met behulp van BPMN [C] [D] en organiseer dat afdelingen elkaars processen maandelijks evalueren zodat continu gewerkt wordt aan het verbeteren van integrale processen, u kunt zelfs opteren om deze analyses eveneens op jaarlijkse basis met uw belangrijkste klanten en/of leveranciers uit te voeren.

Nadat u instructies voor uw scenario's hebt gedefinieerd en gedocumenteerd, kunt u deze methodisch testen.

De beproefde testmethodologie in drie fasen omvat de volgende pilotfasen:

1. Conference Room Pilot (CRP): In deze fase zorgt u dat uw ERP-software de meest voorkomende bedrijfsscenario's op elke afdeling aankan en valideert u eveneens of de juiste bedrijfsprocessen aanwezig zijn voor de huidige en toekomstige behoeften van het bedrijf. In deze fase van meerdere weken installeert de ERP-implementatiepartner pilotsoftware waarmee alle processen kunnen worden getest om te controleren of ze werken zoals verwacht, zonder verrassingen. Het toepassen van best practices op dit punt bespaart vaak tijd, vooral als configuratietools aanpassingen kunnen maken voor procesverfijningen.

2. Departmental Pilot (DP): In deze fase test u uw CRP-scripts opnieuw, inclusief alle updates, om ervoor te zorgen dat ze werken. U test ook de scenario's met een lagere waarschijnlijkheid die je niet hebt getest in de CRP-pilot. Ten slotte voert u stresstests uit om ervoor te zorgen dat het systeem uw gegevens en transactievolumes kan ondersteunen.

3. Een geïntegreerde pilot (IP): Deze fase wordt ook wel gebruikersacceptatie testen (UAT) genoemd. In deze fase worden alle scenario's met hoge en lage waarschijnlijkheid getest in "day-in-the-life" cross-functionele tests. Het doel is om ervoor te zorgen dat alle transacties goed door het ERP-systeem stromen.

Het bouwen van goed presterende teams en het volgen van een rigoureuze testmethodologie is van cruciaal belang voor het leveren van een succesvol resultaat van de ERP-implementatie. Dit zijn echter niet de enige factoren voor kritieke succes. Projectmanagement, verandermanagement en planning zijn even belangrijk.

Lees meer

[1] Two Big Reasons Why ERP Implementations Have Failure Rates Higher than 50%

[2] Recipe for Success: How to Eliminate Knowledge Gaps

Meer wetenswaardigheden

[A] Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie

[B] Meer dan de helft van alle ERP-projecten voldoet niet aan hun doelstellingen

Zeven praktische handvatten voor een succcesvolle ERP-implementatie

Het implementeren van ERP-software in 2025 is niet langer meer het adopteren van een technologie, het gaat om het transformeren van bedrijfsactiviteiten om deze af te stemmen op een snel evoluerend bedrijfslandschap.

Verzekeren van een succesvolle en effectieve ERP-implementatie vereist dat bedrijven de beste werkwijzen toepassen die verstoringen minimaliseren en het rendement op investeringen maximaliseren.

Volgens een recent rapport van Gartner faalt ongeveer 55% van de ERP-projecten als gevolg van uitgebreide tijdlijnen of budget of tekortschieten in het voldoen aan het basisdoel van productieorganisaties.

✔ Een mislukte ERP-implementatie resulteert in een enorm verlies voor elke organisatie, omdat het een bedrijf beïnvloedt op cruciale fronten zoals kosten, productiviteit en omzet.

✔ Een succesvolle ERP-implementatie, daarentegen komt een organisatie op vele manieren ten goede, waaronder het voldoen aan bedrijfsvereisten, naleving van compliance en normen, productiviteit en efficiëntieverbetering.

De consultants van Batchmaster leggen in hun artikel '7 Best Practices for ERP Implementation in 2025' zeven bewezen methodes / technieken bloot die elke productieorganisatie zou moeten gebruiken om een succesvolle ERP-implementatie te garanderen [1].

BatchMaster Software is een aanbieder van bedrijfssoftwareoplossingen voor de procesindustrie [1].

Met een diepgaande industrieanalyse, verkregen door een uitgebreide industrie-ervaring met meer dan 3000 implementaties wereldwijd, begrijpt het bedrijf de unieke uitdagingen van de industrie.

BatchMaster biedt ERP-oplossingen die geschikt zijn om industriespecifieke activiteiten te ondersteunen en behandelt kritieke processen van de micro-verticals. Procesproductiebedrijven over de hele wereld vertrouwen op BatchMaster® om bijna elk aspect van hun productiedistributie, financiën en boekhouding, kwaliteitscontrole en naleving te beheren.

A. Stel uw implementatieplan op

Om te voorkomen dat u deel uitmaakt van de verzameling “mislukte ERP-implementaties”, begint u met het uitvoeren van een gedetailleerde analyse van de huidige processen, pijnpunten, doelstellingen en toekomstige doelen van uw organisatie.

Ook moet een plan of workflow worden uitgewerkt met vermelding van alle stappen in elke fase, waaronder:

✔ Migreren van gegevens uit de bestaande installatie

✔ Maken van een implementatie roadmap

✔ Schatten van de kosten en het bepalen van het budget voor de implementatie

✔ Opstellen van een realistische tijdslijn voor voltooing van het project

✔ Maken van een implementatie roadmap

✔ Uitvoeren van post-implementatie testen in een sandbox-omgeving

✔ Opzetten van een trainingsprogramma voor eindgebruikers, waarin de procedure voor het effectief gebruik van ERP wordt uitgelegd.

Door op deze manier te plannen, kunt u uw ERP-implementatieprogramma in beheersbare brokken opsplitsen en de taken opvolgen van to-do naar done.

B. Stel het ideale projectteam samen

Het kiezen van de meest geschikte kandidaten voor de verschillende rollen in het project vergroot de kans op succes.

✔ Benoem een projectmanager die het project zal sturen door richting en regelmatige updates te geven.

✔ Gebruik een applicatie-analist om het proces van gegevensmigratie te beheren.

✔ Betrek test-specialisten om de inrichting van het systeem na de installatie te evalueren om bugs en fouten te identificeren, indien van toepassing.

✔ Haal experts op het gebied van Change Management aan boord die verantwoordelijk zijn voor het begeleiden van de verandering en het verzorgen van de communicatie over waarom de verandering plaatsvindt.

C. Creëer een effectief plan voor verandermanagement

Change management is het proces van het succesvol plannen en doorvoeren van wijzigingen binnen de organisatie. De wijziging betreft in dit geval de overstap naar een nieuw ERP-platform.

Het accepteren van een verandering is een psychologische factor. Ervan uitgaan dat mensen uw plannen zomaar accepteren, kan een stap zijn in de richting van het mislukken van een ERP-implementatie.

Er moet een effectief verandermanagementplan komen en deze moet bestaan uit:

✔ Uitvoeren van een grondige analyse van alle stakeholders die betrokken zijn bij de implementatie van ERP.

✔ Communiceren van de redenen voor deze verandering, de voordelen die ERP met zich zal meebrengen en de verwachte impact op de dagelijkse bedrijfsvoering.

✔ Ontwikkelen van gebruikerstrainingsprogramma's die specifiek zijn afgestemd op het opleiden van werknemers over het gebruik van ERP.

✔ Uitvoeren van regelmatige evaluatieprogramma's om de effectiviteit van het verandermanagementplan te beoordelen.

D. Verzekeren van de kwaliteit van gegevens en verzorgen van nauwkeurige data migratie

Een ERP implementatieproces is een perfecte gelegenheid om alle organisatiegegevens te verfijnen en op te schonen. Dit komt omdat rommelige en onjuiste gegevens, kunnen leiden tot slechte besluitvorming, wat u miljoenen kan kosten.

✔ Begin met het grondig beoordelen van uw bestaande gegevens, het identificeren van onnauwkeurigheden, inconsistenties en dubbelingen.

✔ Uitvoeren van regelmatige evaluatieprogramma's om de effectiviteit van het verandermanagementplan te beoordelen.

✔ Ontdek de vereisten van het nieuwe ERP-systeem, zoals ondersteunde gegevensformaten, gestandaardiseerde eenheden, enz., en begin met het transformeren van gegevens.

✔ In plaats van alles in één keer te doen, verdeel het datamigratieproces in beheersbare segmenten. Dit vergemakkelijkt eenvoudige validatie en snellere probleemoplossing, indien aanwezig, en minimaliseert ook de impact van potentiële fouten.

✔ Betrek eindgebruikers bij het proces van gegevensmigratie om de nauwkeurigheid van de gemigreerde gegevens te waarborgen.

✔ Zorg voor een sterke samenwerking tussen het datamigratieteam bestaande uit IT-professionals, data-analisten en eindgebruikers.

E. Maak noodzakkelijke aanpassingen

Maatwerk-mogelijkheden helpen fabrikanten om de ERP-software aan te passen aan hun specifieke zakelijke behoeften. Dit verbetert de functionaliteit van het systeem en komt ten goede aan bedrijven op het gebied van productiviteit.

Het is echter noodzakelijk om alleen die aanpassingen op te nemen die echt nodig zijn, omdat onnodige aanpassingen de tijd, kosten en complexiteit van het implementatieproces verhogen. Hiervoor moet een kader worden gevolgd:

✔ Voer een uitgebreide behoeftenanalyse uit, waarbij die specifieke vereisten worden geïdentificeerd.

✔ Evalueer of de geïdentificeerde behoeften met het geselecteerde ERP-systeem kunnen worden vervuld.

✔ Beoordeel de mogelijke impact van de aanpassingen op de algehele prestaties van het systeem.

✔ Voer een kosten-batenanalyse uit, die de benodigde investering in maatwerk rechtvaardigt.

F. Zorg voor uitgebreid en grondig testen

Het proces van grondige tests helpt bij het identificeren van de problemen en fouten voordat ze het hele systeem beïnvloeden. Het gaat om het valideren van de functionaliteit van ERP, de integratie met het bestaande systeem en het afstemmen op de bedrijfsprocessen.

✔ Betrek eindgebruikers bij het testproces, omdat dit u zal helpen waardevolle feedback te krijgen over de bruikbaarheid ervan van degenen die het dagelijks zullen gebruiken.

✔ Controleer het systeem onder verschillende scenario's, waaronder routinematige operaties en stressomstandigheden, waardoor het onder verschillende omstandigheden betrouwbaar werkt.

✔ Controleer het systeem ook op andere cruciale fronten, zoals nauwkeurigheid van gegevens en beveiligingsmaatregelen, zoals besturingselementen voor gebruikers, om de integriteit van bedrijfsinformatie te waarborgen.

Laatste Gedachten

Geen enkele organisatie zou graag een chaotisch ERP-uitvoeringsproject ervaren en het als een horrorverhaal onthouden.

Immers, Niemand wil honderdduizenden dollars verliezen, samen met hun grootste bron 'tijd'.

Hoewel het ERP-implementatieproces een gecompliceerd proces lijkt te zijn, zullen solide planning, een goede toewijzing van middelen en doorzettingsvermogen u helpen deze reis gemakkelijk te navigeren.

Lees meer

[1] 7 Best Practices for ERP Implementation in 2025

Meer wetenswaardigheden

[A] Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie

[B] Meer dan de helft van alle ERP-projecten voldoet niet aan hun doelstellingen

[C] Tips voor een succesvolle bedrijfstransformatie in het Cloud-tijdperk

[D] Voorkom deze fouten bij het selecteren van een ERP oplossing!

ERP-oplossingen maken bedrijven wendbaarder en robuuster

Digitale transformatie vereist enorme collectieve inspanningen, investering van tijd en geld, en heeft invloed op de lange termijn bedrijfsdoelen. Processen automatiseren, prestaties in realtime volgen en slimmere beslissingen nemen op basis van nauwkeurige, actuele informatie gaat niet vanzelf.

Groei brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Naarmate bedrijven groeien, beginnen de scheuren in hun bestaande systemen zichtbaar te worden. Processen die ooit beheersbaar leken, worden inefficiënt. Gegevens zitten in silo's, financiële teams worstelen met handmatige reconciliaties, toeleveringsketens ondervinden vertragingen en HR stuit op obstakels met workforce management.

Deze inefficiënties ontstaan niet van de ene op de andere dag, maar ze zijn onmogelijk te negeren. Wanneer dagelijkse taken langer duren dan nodig is en teams vastlopen in handmatig werk in plaats van zich te richten op strategische doelen, is dat een duidelijk teken dat uw organisatie de huidige systemen is ontgroeid.

Dit is waar een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) om de hoek komt kijken. Het is meer dan alleen software: het is een uniform platform dat processen stroomlijnt, redundanties elimineert en leiders de datagestuurde inzichten biedt die ze nodig hebben om slimmere, snellere beslissingen te nemen.

Zonder een ERP-oplossing loopt uw bedrijf het risico reactief te zijn in plaats van proactief. Uw teams zullen meer tijd besteden aan het oplossen van problemen en minder tijd aan het stimuleren van groei en innovatie. Maar dat hoeft niet zo te zijn.

In dit artikel vertelt de Dogma Group alles wat u moet weten over ERP's: wat ze zijn, hoe ze werken en, nog belangrijker, hoe ze uw bedrijf efficiënter, wendbaarder en klaar voor de toekomst kunnen maken [1].

Dogma Group is een digitaal transformatiebedrijf dat bedrijven helpt om haalbare en beheersbare transformaties te bereiken door eerlijkheid en transparantie te bieden over elke fase van het proces en de mogelijke risico's die eraan komen.

Als gecertificeerd implementatiepartner van Microsoft Dynamcis 365 en Salesforce, levert de groep op maat gemaakte oplossingen om duurzame bedrijfsgroei en blijvend succes te stimuleren.

Wat is een ERP-systeem?

In de kern is een ERP-systeem een game-changer. Het is een business-enablement-technologie die de punten in uw organisatie met elkaar verbindt, van financiën en HR tot supply chain en klantenservice. In plaats van te jongleren met meerdere, onsamenhangende tools, brengt een ERP alles samen in één gedeelde database.

Met dit gecentraliseerde systeem kunt u belangrijke processen automatiseren, prestaties in realtime volgen en slimmere beslissingen nemen op basis van nauwkeurige, actuele informatie. Met de juiste ERP kunt u afscheid nemen van handmatige gegevensinvoer, menselijke fouten en verspreide workflows.

Als u eerder een ERP-oplossing hebt gebruikt, met name een oudere, dan kent u waarschijnlijk de basis: financiën krijgen strakkere controles, HR krijgt beter personeelsbeheer en de bedrijfsvoering verloopt soepeler. Maar moderne ERP's gaan nog een stapje verder. Ze bieden u betere prognoses, snellere besluitvorming en volledig geïntegreerde tools die elke afdeling helpen synchroon te werken.

Hier ziet u hoe verschillende afdelingen hiervan profiteren:

✔ Financiën kan betalingen stroomlijnen, fouten elimineren en naleving garanderen, wat de winstgevendheid bevordert.

✔ HR kan verlofaanvragen beheren, salarisadministratie verwerken en personeelsgegevens effectiever bijhouden. Geïntegreerde Human Capital Management (HCM)-tools maken werving, onboarding en talentontwikkeling een fluitje van een cent.

✔ Manufacturing & Supply Chain krijgen de duidelijkheid die ze nodig hebben om de productie te volgen, leveringen te versnellen en vertragingen te verminderen. Van voorraadbeheer tot logistieke tracking, elk proces verloopt sneller en soepeler.

✔ Verkoop- en klantenserviceteams kunnen promoties beheren, online verkopen stimuleren en betere klantervaringen creëren, allemaal vanuit één bron van waarheid.

Als u nieuw bent met ERP's of niet zeker weet hoe ze uw bedrijf kunnen helpen, bent u hier aan het juiste adres.

Blijf hangen terwijl we alles uitleggen en u laten zien waarom investeren in een ERP een van de slimste stappen is die uw bedrijf kan maken.

1. Gecentraliseerd gegevensbeheer — Datasilo's vormen een van de grootste obstakels voor groeiende bedrijven. ERP-systemen elimineren deze silo's door data van financiën, verkoop, HR en supply chain te verenigen in één gecentraliseerd platform. Deze gecentraliseerde weergave maakt snellere, nauwkeurigere besluitvorming op alle niveaus van de organisatie mogelijk. Zo kunnen financiële teams bijvoorbeeld de cashflow in realtime volgen, terwijl supply chain managers inzicht krijgen in voorraadniveaus, waardoor ze tekorten kunnen aanpakken voordat ze gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Door alle belangrijke data op één plek te hebben, kunnen organisaties met helderheid en wendbaarheid opereren.

2. Geavanceerde gegevensbeveiliging — Cybersecuritybedreigingen blijven toenemen en bedrijven worden geconfronteerd met de constante uitdaging om gevoelige informatie te beschermen. Moderne ERP-oplossingen worden geleverd met gelaagde beveiligingsprotocollen, zoals multifactorauthenticatie, gegevensversleuteling en automatische systeemupdates. Cloudgebaseerde ERP's voegen een extra beschermingslaag toe via veilige, gedistribueerde gegevensopslag. In tegenstelling tot traditionele on-premise systemen, maken cloudgebaseerde ERP's gebruik van continue beveiligingsbewaking en AI-gestuurde bedreigingsdetectie. Deze uitgebreide benadering van beveiliging zorgt ervoor dat gevoelige informatie - klantgegevens, loonlijstgegevens en operationele gegevens - beschermd blijft tegen inbreuken.

3. Verbeterde productiviteit door automatisering — Automatisering is niet langer alleen maar "nice to have" - het is een noodzaak. Handmatige processen vertragen de bedrijfsvoering en verminderen de productiviteit van werknemers. ERP-systemen lossen dit op door repetitieve taken zoals inkooporders, factuurverwerking, salarisadministratie en HR-workflows te automatiseren. Deze automatiseringstools worden aangestuurd door AI en machine learning en zorgen ervoor dat werknemers zich kunnen richten op strategische, impactvolle initiatieven. Het resultaat? Hogere productiviteit, snellere processen en een meer betrokken, tevreden personeelsbestand.

4. Regelgevingsnaleving eenvoudig gemaakt — Compliancevereisten worden steeds complexer, met wetten zoals GDPR en SOX die strikte normen opleggen aan gegevensverwerking en rapportage. ERP-oplossingen maken compliance beheersbaar door functies aan te bieden zoals geautomatiseerde audittrails, compliancechecklists, data governance-protocollen en tools voor risicobeoordeling. Realtime tracking- en rapportagemogelijkheden zorgen ervoor dat bedrijven voldoen aan de regelgeving van de sector, waardoor het risico op boetes en juridische problemen wordt verminderd.

5. Realtime zichtbaarheid voor geïnformeerde besluitvorming — Het tempo van het moderne bedrijfsleven vereist realtime data. Gewoon wachten op rapporten aan het einde van de maand is geen optie meer. De ERP-dashboards van vandaag bieden live inzichten in belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) voor financiën, bedrijfsvoering en HR. Leiders kunnen op elk moment de cashflow, productieschema's en de prestaties van het personeelsbestand bewaken. Deze zichtbaarheid maakt proactieve besluitvorming mogelijk, waardoor bedrijven kunnen reageren op veranderingen in de vraag, verstoringen in de toeleveringsketen of marktverschuivingen terwijl ze zich voordoen. Realtime inzichten leiden tot slimmere, snellere beslissingen die het bedrijf voorop laten lopen.

6. Schaalbare oplossingen ter ondersteuning van groei — Naarmate bedrijven groeien, groeien ook hun operationele behoeften. ERP-systemen ondersteunen deze groei door modulaire, schaalbare oplossingen te bieden die met het bedrijf meegroeien. Bedrijven kunnen beginnen met kernfunctionaliteiten, zoals financiën en inventaris, en meer geavanceerde modules toevoegen, zoals CRM, supply chain of HR naarmate ze groeien. Dit 'pay-as-you-grow'-model zorgt ervoor dat bedrijven alleen betalen voor wat ze nodig hebben, waardoor grote, voorafgaande kosten voor functies die ze mogelijk niet meteen gebruiken, worden vermeden.

7. Werken op afstand en mobiele toegang — Werken op afstand is een standaardbedrijfspraktijk geworden, waardoor mobiele toegang tot bedrijfssystemen niet onderhandelbaar is. ERP-oplossingen bieden nu mobiele apps waarmee werknemers overal toegang hebben tot kritieke gegevens, records kunnen bijwerken en goedkeuringen kunnen verlenen. Of het nu gaat om een salesvertegenwoordiger die onderweg een deal sluit of een manager die op afstand inkooporders goedkeurt, mobiele ERP-toegang zorgt voor continue productiviteit. Deze flexibiliteit ondersteunt ook hybride werkmodellen, waardoor bedrijven aantrekkelijker worden voor toptalent.

8. Kostenefficiëntie en ROI — ERP-systemen zijn niet alleen operationele tools, ze zijn een slimme financiële investering, wat misschien wel een van de meest over het hoofd geziene voordelen van ERP-systemen is. Door processen te automatiseren, gegevens te centraliseren en effectievere toewijzing van middelen mogelijk te maken, verlagen ERP-systemen de operationele kosten. Beter voorraadbeheer kan bijvoorbeeld voorraadtekorten en overbevoorrading verminderen, terwijl geautomatiseerde workflows de administratieve overhead verminderen. Deze efficiënties tellen op en leveren een sneller rendement op investering (ROI) en kostenbesparingen op de lange termijn op.

9. Samenwerking tussen afdelingen — De tijd van losgekoppelde afdelingen die geïsoleerd werkten, is voorbij. ERP-systemen bieden één bron van waarheid, waardoor naadloze samenwerking tussen marketing, sales, HR, financiën en operations mogelijk is. Marketingteams hebben bijvoorbeeld toegang tot actuele CRM-gegevens, terwijl productieteams supply chain-gegevens gebruiken om de vraag te voorspellen. Deze onderling verbonden aanpak vermindert miscommunicatie, stemt afdelingsdoelen op elkaar af en leidt uiteindelijk tot snellere projectvoltooiing.

10. Flexibiliteit en aanpassingsvermogen — Bedrijfsbehoeften veranderen snel en rigide systemen kunnen dat niet bijhouden. In tegenstelling tot hun traditionele iteraties bieden moderne ERP-oplossingen low-code en no-code configureerbaarheid. Bedrijven kunnen workflows aanpassen, nieuwe rapporten maken of aanpassen, modules toevoegen of nieuwe processen introduceren zonder afhankelijk te zijn van IT-ondersteuning. Deze flexibiliteit stelt bedrijven in staat om te draaien in tijden van crisis of nieuwe marktkansen te grijpen met minimale verstoring.

11. Superieure klantenservice — Klantervaring is nu een belangrijke onderscheidende factor voor bedrijven en ERP-oplossingen spelen een cruciale rol bij het leveren ervan. ERP-systemen geven klantenserviceteams een compleet beeld van klantinteracties, ordergeschiedenis en betalingsstatus. Dit 360-gradenperspectief zorgt voor snellere probleemoplossing, meer gepersonaliseerde service en sterkere klantrelaties. Wanneer klanten zich gezien en gewaardeerd voelen, groeit de merkloyaliteit.

12. Gestroomlijnde workflows — Handmatige workflows kunnen bedrijfsactiviteiten belemmeren, wat vertragingen en fouten veroorzaakt. ERP-systemen pakken dit aan door workflows over afdelingen heen te standaardiseren. Van het automatiseren van HR-onboardingprocessen tot het standaardiseren van inkoopworkflows, ERP's maken consistente, efficiënte processen mogelijk. Als gevolg hiervan zijn de responstijden sneller, zijn de productiecycli korter en verbetert de operationele efficiëntie.

13. Datagestuurde rapportage en inzichten — Data is alleen waardevol als het tot actie leidt. ERP-systemen bieden geavanceerde analyse- en business intelligence (BI)-mogelijkheden, waarmee ruwe data worden omgezet in zinvolle zakelijke inzichten. Bedrijven kunnen binnen enkele minuten, in plaats van dagen, rapporten genereren over financiële prognoses, verkooptrends of productieprestaties. Met voorspellende analyses kunnen bedrijven toekomstige trends voorspellen en proactieve beslissingen nemen, wat leidt tot meer strategische planning en betere resultaten.

14. Slimmere prognoses met AI en ML — AI-gestuurde voorspellende analyses veranderen de manier waarop bedrijven plannen voor de toekomst. ERP-systemen maken gebruik van machine learning-algoritmen om trends te detecteren, marktverschuivingen te voorspellen en vraag te voorspellen. Deze toekomstgerichte aanpak stelt bedrijven in staat om proactief in plaats van reactief te reageren, waardoor ze overproductie kunnen voorkomen, knelpunten kunnen minimaliseren en kunnen reageren op toekomstige klantbehoeften voordat ze zich voordoen. En onvermijdelijk zijn bedrijven die de toekomst kunnen voorspellen beter gepositioneerd om daarin te slagen.

15. Gebruikersgericht ontwerp voor betere acceptatie — Oudere ERP-systemen stonden bekend als onhandig en moeilijk te gebruiken. Moderne ERP-oplossingen geven prioriteit aan de gebruikerservaring, met intuïtieve interfaces, drag-and-drop-tools en begeleide workflows. Nieuwe werknemers kunnen snel aan de slag, waardoor de trainingstijd wordt verkort en de adoptiegraad toeneemt. Wanneer werknemers het systeem gemakkelijk te gebruiken vinden, gaan ze er meer mee aan de slag, wat leidt tot hogere adoptiegraden en productiviteit over de hele linie.

Hoe kiest u het juiste ERP-systeem?

Met zoveel voordelen die worden aangeboden, kan een ideaal ERP-systeem een game-changer zijn voor uw bedrijf.

Maar hoe kiest u er een die bij uw bedrijf past?

Dit zijn de prioriteiten bij het evalueren van ERP-opties:

✔ Schaalbaarheid en groeiondersteuning: zorg ervoor dat het met uw bedrijf meegroeit.

✔ Automatisering en centralisatie van gegevens: zoek naar systemen die handmatige processen beperken.

✔ Aanpassingsmogelijkheden: kies een systeem dat u kunt aanpassen aan uw workflows.

✔ Mobiele en cloudgebaseerde toegang: voor werken op afstand is mobiele toegang vereist.

✔ Naadloze integratie: zorg ervoor dat het integreert met CRM-, HR- en financiële systemen.

Een opvallende oplossing is Microsoft Dynamics 365, dat al het bovenstaande biedt, en meer. Met modules als Finance, Business Central, Supply Chain Management en Project Operations, bestrijkt het elk facet van de bedrijfsvoering. In tegenstelling tot oudere ERP-systemen gaat Microsoft Dynamics 365 verder dan de basis, door AI, voorspellende analyses en Power BI-rapportage te integreren voor bruikbare, realtime inzichten.

Lees meer

[1] ERP for 2025: 15 Key Benefits Your Business Needs

Meer wetenswaardigheden

[A] Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie

[B] Top 10 vitale ERP-selectiecriteria

Schaalbare ERP-oplossingen helpen bedrijven groeien zonder operationele knelpunten of inefficiënties.

Schaarste in dit strenge, competitieve zakelijke milieu maakt schaalbaarheid een onvermijdelijke factor voor een organisatie die vooruitkijkt naar haar groei en continuïteit.

Enterprise Resource Planning-systemen vormen de ruggengraat voor schaalbaarheid van ondernemingen door processen te integreren, verspilling te verminderen en flexibiliteit toe te staan.

Met de juiste ERP-oplossing kunnen bedrijven naadloos opschalen met toegenomen eisen, hun activiteiten opschalen en concurrerend blijven.

Dit artikel op BrightSideofNews onderzoekt hoe een ERP schaalbaarheid ondersteunt, zodat bedrijven kunnen groeien zonder operationele knelpunten of inefficiënties [1].

Gladstrijken van operaties die groei stimuleren — ERP-systemen centraliseren en automatiseren kernbedrijfsfuncties zoals financiën, inventaris en personeelszaken, waardoor workflows soepel verlopen.

Schaalbaarheid berust daarom op operationele efficiëntie, aangezien dit laatste veel niveaus van handmatige verwerking wegneemt, waardoor redundantie wordt verminderd.

Enterprise Resource Planning-software kan bijvoorbeeld grotere volumes aan bestellingen verwerken zonder het personeel te overweldigen.

Door de bedrijfsvoering te stroomlijnen, kunnen bedrijven middelen vrijmaken voor strategische initiatieven die groei stimuleren, terwijl de dienstverlening op hetzelfde niveau van operationele betrouwbaarheid blijft.

Verbeterde dataweergave en besluitvorming — Geïnformeerde besluitvorming is onderdeel van schaalbare groei, wat ERP faciliteert door bedrijven te voorzien van nauwkeurige, tijdige data.

Deze systemen bieden één platform waar data van de verschillende afdelingen kunnen worden geconsolideerd tot bruikbare inzichten.

Leiderschap kan verkooptrends analyseren, de vraag binnenkort voorspellen en weloverwogen beslissingen nemen over uitbreiding.

ERP-oplossingen kunnen een mogelijke investering in extra voorraad of personeel aangeven om aan de vraag te voldoen tijdens hoogseizoenen, en zo de wendbaarheid van het bedrijf in reactie op de groei te behouden.

Ondersteuning van multi-locatie operaties — Bedrijven breiden hun activiteiten uit door te schalen of uit te breiden naar nieuwere locaties of regio's. Dit is waar ERP-systemen van pas komen; ze beheren multi-site-activiteiten met gemak en integreren gegevens en processen over sites heen.

Hun functies van multi-currency support, wereldwijde compliance tracking en gecentraliseerde rapportage hebben operaties vanaf verschillende locaties eenvoudig gemaakt.

Het bedrijf zal in staat zijn om zijn operatie op te schalen zonder operationele silo's of inefficiëntieproblemen; vandaar consistentie over locaties.

Facilitering van toewijzing van middelen — Schaalbaarheid vereist goed resourcebeheer; dit is misschien nog steeds een van de sterke punten van ERP.

Het biedt inzicht in inventaris, personeelsbestand en financiële middelen om de juiste toewijzing aan het juiste gebied van het bedrijf te maken. Bijvoorbeeld, het overwegen van bedrijfsuitbreiding kan worden voorgesteld door een ERP-oplossing om het personeel te verdelen in regio's met een hogere vraag of misschien de toeleveringsketen te optimaliseren. Op die manier zorgt het voor een goed resourcegebruik om groei op duurzame wijze te ondersteunen.

Omgaan met zware werklast — Naarmate een bedrijf groeit, nemen ook de operationele vereisten toe, en een goede ERP absorbeert werkgroei zonder de prestaties te verslechteren.

Schaalbare ERP-oplossingen stellen een bedrijf eenvoudig in staat om gebruikers toe te voegen, nieuwe modules te integreren of grotere hoeveelheden data te verwerken.

De ERP-systemen zorgen ervoor dat groei in beheerde transactievolumes, extra productlijnen of andere bedrijfsonderdelen het operationele systeem niet overbelast.

Maak maatwerk en flexibiliteit mogelijk — Geen twee bedrijven zijn precies hetzelfde en elke groeispurt vereist een zeer unieke aanpassing van systemen en processen.

De meeste ERP-oplossingen hebben gebieden die maatwerk toestaan in het personaliseren van de werkstromen, rapporten en functies.

Meer geavanceerdere ERP-platformen bieden de mogelijkheid om eenvoudig nieuwere technologieën te implementeren, zoals AI of IoT. Deze technologieën verbeteren niet alleen de functionaliteit, maar zorgen er ook voor dat bedrijven flexibeler kunnen schalen zonder dat hun ERP-systeem ooit te groot wordt.

Elk bedrijf dat zijn activiteiten wil opschalen, heeft een ERP-systeem nodig.

De ERP-software (Enterprise Resource Planning) maakt bedrijfsgroei mogelijk zonder dat dit ten koste gaat van de efficiëntie, omdat het de processen stroomlijnt, de zichtbaarheid van gegevens vergroot en het beheer van bedrijven op meerdere locaties mogelijk maakt.

Het is flexibel, kosteneffectief en maakt opschalen mogelijk om effectief en duurzaam te worden.

Rijke investering in een ERP-systeem betekent een bewuste strategische positie waarin een bedrijf voldoet aan de toegenomen vraag, elke beschikbare kans benut en langetermijngroei realiseert in een dynamische markt.

Lees meer

[1] The Role of ERP in Supporting Business Scalability

Splits uw ERP-selectiestrategie in beheersbare brokken

Tecsys, een specialist in Supply Chain en Warehouse Management Software, en leverancier van Elite WMS, al 13 jaar op rij opgenomen in het Gartner's Magische Kwadrant voor Warehouse Management Systems, heeft vandaag (17 december 2024) een interessante kijk gepubliceerd op de selectie en implementatie van ERP-oplossingen [1].

Meer bewegen, minder schermtijd, betere relaties met familie en vrienden - velen van ons maken een goede zaak voor het nieuwe jaar.

Organisaties gebruiken het draaien van de kalender ook als een kans om doelen te stellen en in te zoomen op belangrijke doelen. Experts zijn het erover eens dat het opsplitsen van doelen in hapklare brokken de sleutel is tot succes, of het nu gaat om persoonlijke resoluties of bedrijfsdoelstellingen.

Als uw distributiebedrijf streeft naar lagere kosten, hogere inkomsten en meer flexibiliteit, kan een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) de sleutel zijn tot het bereiken van deze doelen. Het selecteren van het juiste systeem kan echter ontmoedigend zijn.

Hoe kunt u ERP-implementatiestrategieën opsplitsen in beheersbare stukken?

Deze gids van Tecsys kan u helpen bij het identificeren van de juiste volgende stap in de richting van het benutten van de kracht van een ERP-systeem om de doelstellingen van uw bedrijf te bereiken.

Start hier: Vaststelling van bedrijfsdoelen

Om te beginnen, begin met het definiëren van uw zakelijke behoeften en doelen. Richt je op je doelen door je behoeften in drie hoofdcategorieën te beoordelen:

✔ Financiële maatregelen zoals het verlagen van de inputkosten, het verhogen van de omzet en een sterker cashflowbeheer

✔ Klanttevredenheid, inclusief het verbeteren van de retentie- of churn-percentages en het verhogen van de tevredenheidsscores

✔ Interne bedrijfsprocessen die een betere kwaliteitsborging, minder fouten en soepelere naleving van de regelgeving omvatten

Bepaal vervolgens verbeterpunten, zoals handmatige taken of tijdrovende beoordelingen, evenals hefpunten waar kleine wijzigingen grote resultaten kunnen opleveren. In een distributiebedrijf is het responsief op het gebied van supply chain vaak een belangrijk hefboompunt, gekenmerkt door het vermogen om snel te zien en te reageren op veranderingen. U wilt ook rekening houden met bestaande systemen en waar ze mogelijk tekortkomingen hebben.

U hebt een basiskader gemaakt om te beoordelen hoe een ERP-systeem waarde kan toevoegen aan uw bedrijf. Daarnaast zijn deze inzichten handig voor het creëren van een businesscase op hoog niveau voor het ERP-project.

Dit is ook het moment om uw budget te specificeren en de belangrijkste belanghebbenden te bepalen die tijdens het onderzoek- en besluitvormingsproces moeten meewegen, inclusief financiële managers, IT-teamleden en gebruikers van belangrijke functionele groepen.

Wat heeft uw bedrijf nodig? Ontwerp ERP-eisen

Wanneer u klaar bent om verder te gaan, is de volgende stap om te verzamelen en te documenteren welke mogelijkheden het nieuwe ERP-systeem nodig heeft om de specifieke doelen te bereiken en de problemen van uw bedrijf aan te pakken. U wilt prioriteit geven aan de vereisten of anderszins het relatieve belang ervan afwegen.

Vereisten kunnen functies en features specificeren, evenals de gewenste processen of werkgroepen die het ERP-systeem moet ondersteunen.

Het kan nuttig zijn om uw wensen te categoriseren, zoals:

✔ Beheer financiële gegevens met functies zoals grootboek en facturatie.

✔ Voorspelling van de verkoop en volg transacties met tools voor verkoopbeheer.

✔ Bied gebruikersondersteuning met speciale accountmanagers en telefonische ondersteuning.

✔ Houd toezicht op klantrelaties door middel van lead management en e-mailintegratie.

✔ Volg de voorraad met functies zoals waardering en categorisering.

✔ Optimaliseer de supply chain met integratie met leverancierssystemen en dock-planning.

✔ Verbeter magazijnactiviteiten met arbeidsplanning en order prioritering.

✔ Gebruik systeemspecificaties zoals cloud delivery en compatibiliteit van mobiele apparaten.

Onderzoek het veld: onderzoek en vergelijk verschillende ERP-systemen

Met vereisten in de hand, bent u bereid om een shortlist te maken van ERP-oplossingen die specifiek zijn voor uw branche en behoeften. Door een combinatie van RFI- en RFP-antwoorden, vervolggesprekken en demo's kunnen leveranciers antwoorden geven op kritische vragen, zoals:

✔ Welke functies met hoge prioriteit van uw bedrijf zijn standaard beschikbaar?

✔ Welke zijn beschikbaar als aangepast of opgeknapt-op-aanbiedingen tegen een meerprijs?

✔ Zijn de kosten binnen het budget over zowel korte- als lange termijnhorizon?

Zodra u het juiste ERP-systeem hebt geïdentificeerd en klaar bent om u te committeren, is de laatste stap om een implementatie- en deployment plan te ontwikkelen met tijdschema's voor testen, trainen en uitrollen.

Lees meer

[1] ERP Selection Strategies: Identifying the Right Next Step

Meer wetenswaardigheden

[A] Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie

[B] Meer dan de helft van alle ERP-projecten voldoet niet aan hun doelstellingen

Praktische tips voor een soepele overgang naar Dynamics 365

Bent u van plan om Dynamics 365 in 2025 te implementeren? Overweeg deze best practices.

Aan het eind van 2024 publiceerde Gravoc, een familiebedrijf dat zich sinds 1994 bezighoudt met het bieden van uitgebreide adviesdiensten en ondersteuning bij implementatie van Enterprise Resource Planning (ERP) en Customer Relationship Management (CRM)-oplossingen van Microsoft, een aantal praktische tips voor een soepele overgang naar Dynamics 365 in 2025.

In het artikel “Preparing for a Dynamics 365 Implementation in 2025? Consider These Best Practices” [1] presenteren ze zes stappen die niet mogen ontbreken in de voorbereidende fase van een ERP-implementatie.

Microsoft Dynamics 365-producten zoals Business Central en Finance & Supply Chain Management zijn geavanceerde, Cloud-gebaseerde ERP-systemen die meer interoperabiliteit, beveiliging, automatisering en rapportagemogelijkheden bieden dan oudere systemen zoals Dynamics NAV en Dynamics AX. Zonder goede voorbereiding en adequate planning kan een Dynamics 365-implementatie op operationele of financiële obstakels stuiten.

Als uw bedrijf zich voorbereidt op een Dynamics 365-implementatie in 2025, overweeg dan deze best practices om een soepele overgang naar cloudgebaseerde ERP te garanderen.

✔ Voer een bedrijfsprocesbeoordeling uit

Een business process review is een belangrijke eerste stap in een Dynamics 365-implementatie. Dit is het moment om uw bestaande bedrijfsprocessen en systemen grondig te evalueren. Zorg ervoor dat u uw workflows documenteert en inventariseert of er systeemaanpassingen of add-ons zijn.

Begrijpen waar uw nieuwe Dynamics 365-systeem in past en wat het moet vervangen, helpt bij het definiëren van uw operationele, integratie- en rapportagevereisten. Dit is ook een geweldige kans om na te denken over het optimaliseren van processen door middel van automatisering of het elimineren van redundante applicaties.

✔ Voer een fit-gap-analyse uit

Voer een fit-gap-analyse uit om te zien hoe het nieuwe Dynamics 365-systeem uw bedrijfsprocessen kan ondersteunen en waar het tekortschiet. Op deze manier kunt u integraties en aanpassingen plannen om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke functionaliteit verliest bij de migratie naar een nieuwe ERP.

✔ Betrek belangrijke belanghebbenden vroegtijdig

Betrek uw belangrijkste stakeholders en eindgebruikers vroeg in het implementatieproces. Een bedrijfsprocesbeoordeling moet gesprekken met uw gebruikers omvatten om pijnpunten en verbeterpunten te identificeren. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat uw nieuwe Dynamics 365-systeem daadwerkelijk inefficiënties elimineert en gebruiksgemak biedt, wat allemaal belangrijk is om de acceptatie door gebruikers te verbeteren.

✔ Plan voor datamigratie

Een succesvolle Dynamics 365-implementatie vereist zorgvuldige datamigratie. Begin met een grondige audit om databronnen te identificeren en overbodige of verouderde data te verwijderen. Datamigratie tijdens een ERP-implementatie omvat het omgaan met veel klant- en leveranciersgegevens. Zorg er dus voor dat u en uw implementatiepartner sterke gegevensbeschermings- en nalevingsmaatregelen hebben om gevoelige informatie te beveiligen.

✔ Geef prioriteit aan gebruikersacceptatietesten en -training

Besteed tijd aan gebruikersacceptatietesten (UAT) en training.

Laat uw gebruikers dagelijkse taken uitvoeren met het nieuwe Dynamics 365-systeem om hiaten in functionaliteit of gebruikerservaring te identificeren vóór de lancering.

Het is ook belangrijk om gebruikerstraining te plannen om ervoor te zorgen dat alle huidige en nieuwe gebruikers vertrouwd kunnen raken met het Dynamics 365-systeem en werk gedaan kunnen krijgen.

Vaak wordt hier het 'train-the-trainer'-model gebruikt waarbij belangrijke belanghebbenden (key users) worden getraind in het systeem, zodat ze andere gebruikers kunnen blijven trainen.

Dit helpt de acceptatie te stimuleren en creëert een meer langetermijntrainingsoplossing naarmate er nieuwe of externe gebruikers aan het systeem worden toegevoegd.

✔ Werk samen met een ervaren Dynamics 365-implementatieteam

Het implementeren van een ERP-systeem is een complex proces en een aanzienlijke investering van tijd en geld.

U hebt een sterk implementatieteam nodig om de expertise en het inzicht te bieden die nodig zijn om een systeem te leveren dat voldoet aan uw functionele en technische vereisten.

Een ervaren team van Dynamics 365-consultants die uw branche en bedrijfsprocessen begrijpen, helpt uw investering te beschermen en zorgt voor een soepele systeemimplementatie.

Lees meer

[1] Preparing for a Dynamics 365 Implementation in 2025? Consider These Best Practices.

10 ERP-selectiecriteria om rekening mee te houden bij het kiezen van een ERP-systeem

Het kiezen van een nieuwe ERP-software is geen simpele taak. Het is tijdsintensief en omvat samenwerking, zowel intern als extern.

In onderstaand artikel beschrijft Terillium, Enterprise Resource Planning Consulting bedrijf en Oracle implementatie partner, de top 10 ERP-selectiecriteria om in overweging te nemen bij het starten van een ERP-softwareselectieproces [1].

Voordat we ingaan op het ERP-selectieproces, wat is software voor het plannen van bedrijfsresources?

ERP is software voor bedrijfsbeheer (boekhouding en operationele georiënteerde) waarmee organisaties één systeem kunnen gebruiken om bedrijfsprocessen te beheren. ERP-software is de toonaangevende oplossing geworden voor groeiende bedrijven die hun concurrentievoordeel willen behouden en verbeteren.

Top 10 ERP-selectiecriteria

1. De functionele fit voor uw organisatie

2. Ervaring met de industrie

3. De prijs

4. Levensvatbaarheid van de ERP-leverancier

5. ERP-implementatieprojectoverwegingen

6. De technologie

7. Het risico

8. Schaalbaarheid

9. Referenties van de leveranciers

10. Posto Go Live

1. De functionele fit voor uw organisatie

Dit lijkt misschien eenvoudig, maar het evalueren van de functionaliteit van ERP-softwareproducten en -diensten die bij uw bedrijf passen, is het belangrijkste (en tijdrovende) aspect van het ERP-selectieproces.

Het vinden van de beste pasvorm is het evalueren van ERP-software, het bekijken van ERP-demo's en het ontmoeten van oplossingsconsultants. Het omvat ook intern werk.

Een van de meest nuttige dingen die u tijdens een selectieproject kunt doen, is interne discussies faciliteren om uw bedrijfsvereisten voor ERP te bepalen en de functionele gebieden te schetsen.

Belangrijke vragen die kunnen helpen bij het vormgeven van deze discussies zijn:

◾ Wat is er achterhaald aan je huidige systeem? Waarom overweegt u een nieuwe ERP?

◾ Wat werkt goed met uw huidige bedrijfssystemen?

◾ Welke handmatige processen kun je mogelijk automatiseren?

◾ Op welke gebieden van het bedrijf heeft u geen zicht of heeft u moeite met betrouwbare bedrijfsrapportage?

◾ Welke andere systemen moeten worden geïntegreerd met het ERP?

Het eindresultaat moet een gedetailleerde lijst zijn van de vereisten voor een nieuwe ERP-softwareoplossing. De lijst moet prioriteit krijgen en worden goedgekeurd door belangrijke leiders binnen de organisatie, met buy-in van IT en het algemene uitvoerende team.

2. Ervaring met de industrie

Een andere goede vraag tijdens een ERP-selectie is: welke ERP-software wordt in uw branche gebruikt? Hoewel sommige ERP-oplossingen niet noodzakelijkerwijs branchespecifiek zijn, zijn ze geoptimaliseerd om het beste te presteren in sectoren zoals productie en distributie.

Dit is een belangrijke vraag die de lijst van de ERP-software die u evalueert, kan verkleinen.

Industrie is een factor om rekening mee te houden, niet alleen met uw softwareleverancier (Oracle, Microsoft, Infor, NetSuite, enz.), maar ook met uw implementatiepartner.

En of de leverancier en de implementatiepartner succes hebben gehad in uw branche is essentieel.

3. De prijs

Er zijn een aantal gebieden waar u rekening mee moet houden wanneer het gaat over de prijs van uw ERP-software en implementatie.

Rendement op investering

De ROI van een nieuw ERP kan op verschillende manieren worden gemeten.

◾ Zijn er specifieke gebieden van het bedrijf waar kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd door middel van nieuwe technologie? Bijvoorbeeld beter voorraadbeheer, snellere financiële afsluiting, het automatiseren van handmatige of tijdrovende taken.

◾ Kunnen de technologiekosten worden verlaagd door de nieuwe ERP? Kostenbesparingen kunnen het gevolg zijn van het verminderen van hardware of ondersteuning, het aangaan van nieuwe softwarelicentieovereenkomsten of het verminderen van de softwarevoetafdruk.

◾ Wat is de ROI op de lange termijn? Het lijdt geen twijfel dat de initiële software en implementatiekosten een financiële investering voor uw organisatie zijn. Wat moet de ROI na jaar één, vijf jaar en daarna zijn om de nieuwe technologie de moeite waard te maken voor uw bedrijf?

◾ Welke mogelijkheden maakt nieuwe ERP-software mogelijk? Snellere levertijden, betere klantenservice, gestroomlijnde bedrijfsprocessen, operationele efficiëntie, moderne e-commerce, magazijn- en voorraadbeheer en real-time bedrijfsrapportage. Dit zijn enkele mogelijke nieuwe voordelen die tijdens een ERP-selectieproces moeten worden overwogen.

Total Cost of Ownership (TCO)

Er zijn directe en indirecte kosten in te spelen tijdens uw ERP-selectieproces. Hieronder vindt u enkele van de belangrijkste kosten om te evalueren:

◾ Softwarelicenties (hoeveel gebruikers)

◾ Softwaremodules en algemene voetafdruk (voorbeelden van modules omvatten: productie, financiën, distributie, projectbeheer, orderbeheer, CRM, enz.)

◾ Hardware (indien nodig)

◾ Cloud hosting

◾ Implementatie

◾ Ondersteunende software (bijvoorbeeld magazijnbarcodering of andere integraties met de ERP)

◾ Onderhoud, training en voortdurende ondersteuning

Prijsmodel - Software licenties

De meeste ERP-software wordt tegenwoordig aangeboden als een maandelijks abonnement, Software as a Service (SaaS) licentiemodel.

Implementatiekosten

Uw ERP-implementatiepartner biedt u een gedetailleerde verklaring van werk dat de kosten, de omvang van het project, de belangrijkste resultaten, belangrijke mijlpalen en de bedrijfsvereisten van de klant beschrijft. Implementatieadvies wordt meestal per uur gefactureerd, tegen een tarief dat is overeengekomen voordat het project begint.

4. Levensvatbaarheid van de ERP-leverancier

De levensvatbaarheid van een leverancier van ERP-software is cruciaal om rekening te houden met ERP-selectiecriteria, waaronder:

◾ Product levensvatbaarheid: hoe lang het product al op de markt is, wat is de toekomstige roadmap voor software, wat is de investering in onderzoek en ontwikkeling in het product

◾ Grootte klantenbestand: hoeveel actieve klanten gebruiken de software?

◾ Financiële status: hoe sterk is het softwarebedrijf?

5. ERP-implementatieprojectoverwegingen

Het vinden van de juiste ERP-consultingpartner voor uw bedrijf is een stap voor een succesvol implementatieproject en is een noodzakelijk aspect van ERP-selectiecriteria. Aangezien u uw ERP-software en implementatiepartner selecteert, zijn hieronder enkele aspecten van het implementatieproject om te overwegen:

◾ Timing voor het bedrijf: Is dit het juiste moment om dit project op te nemen? Zo niet, wanneer? Dat is vaak een lastige vraag. In de meeste gevallen is er nooit het perfecte moment, maar er kunnen betere tijden zijn dan anderen. Na een fusie of overname kan het bijvoorbeeld het juiste moment zijn, of bij het kiezen tussen een grote (dure) upgrade van uw huidige systeem versus nieuwe software. Anders is het juiste moment sterk afhankelijk van je team.

◾ Mensen en de ondersteuning van de uitvoerende macht: Een ERP-implementatie vereist zowel executive support en betrokkenheid, als het hoger management en andere belangrijke interne leiders in het project.

◾ Methodologie en een projectplan: hoe sterk is het softwarebedrijf?

◾ Financiële status: Een ERP-implementatiemethodologie is essentieel voor succes. Grondige projectplanning en projectcommunicatietools zijn ook de sleutel tot succes.

6. De technologie

Naast softwarefunctionaliteit zijn er nog andere technologische overwegingen die belangrijk zijn voor het ERP-selectieproces.

Best-in-class ERP-software omvat minimaal deze technologische kenmerken:

◾ Rapportagetools voor eindgebruikers – gemakkelijker toegang tot informatie, geen ontwikkelingsvaardigheden nodig

◾ Eenvoud in de gebruikersinterface en UX

◾ Business intelligence

◾ Beveiliging van gegevens

◾ Betrouwbare systeemprestaties en responstijd – zeer beperkte downtime

◾ Het vermogen om te integreren met andere systemen

◾ Mogelijkheid om de nodige aanpassingen te maken

7. Het risico

Technologie- en ERP-projecten op ondernemingsniveau brengen inherent risico's met zich mee. Het selecteren van een ERP-software met functionaliteit die bij uw bedrijf past, samen met veel van de andere criteria op deze lijst (de levensvatbaarheid van de strik, de juiste partner, projectplanning, kosten, executive support), gaat een lange weg om risico's te beperken tijdens een ERP-implementatie.

De tijd nemen om een grondige kaart te maken van de belangrijkste bedrijfsprocessen die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering van uw organisatie, en die in de hele ERP-selectie en implementatie te gebruiken, zal ook het risico tenietdoen. Essentiële elementen die u in kaart kunt brengen, zijn integraties met andere systemen en de nodige ERP-aanpassingen voor uw organisatie.

Veranderingsbeheer en eindgebruikerstraining zijn ook belangrijke gebieden om te plannen om risico's te vermijden.

8. Schaalbaarheid

Het beheer van de oorspronkelijke reikwijdte van een ERP-softwareimplementatie is noodzakelijk om risico's te vermijden en succes te garanderen. U zult waarschijnlijk een visie hebben op toekomstige verbeteringen na de eerste implementatie. Overweeg bij het evalueren van verschillende ERP-leveranciers hoe de technologie vandaag en morgen past bij uw bedrijfsstrategie. Hoe zal de software helpen bij het faciliteren en ondersteunen van toekomstige plannen voor uw organisatie? Of toekomstige plannen nu groei, nieuwe markten of samenvoegen met een andere entiteit, de nieuwe technologie die u selecteert, moet aansluiten bij de strategische richting van uw organisatie.

9. Referenties van de leveranciers

Zowel ERP-softwareleveranciers als implementatiepartners moeten referenties hebben (d.w.z. tevreden klanten) die zij u kunnen bieden. Vraag om referenties binnen uw branche en met vergelijkbare bedrijfsvereisten.

10. Post Go Live

Wat is het permanente ondersteunings- en opleidingsplan? Hoe ga je om met eventuele problemen die zich voordoen? Of het nu gaat om het opbouwen van een intern ondersteuningsteam of het vinden van een externe partner (vaak biedt uw ERP-implementatiepartner ook managed support services), het plannen van verder gaat dan het leven biedt u een maximaal rendement op uw ERP-investering.

Lees meer

[1] Vital ERP Selection Criteria to Consider When Choosing an ERP System

Meer wetenswaardigheden

[A] Nauwkeurige en actuele bedrijfsdocumentatie vormt de sleutel tot succes van een ERP-implementatie

[B] Meer dan de helft van alle ERP-projecten voldoet niet aan hun doelstellingen

[C] Tips voor een succesvolle bedrijfstransformatie in het Cloud-tijdperk

[D] Voorkom deze fouten bij het selecteren van een ERP oplossing!