Moderne Cloud ERP oplossingen brengen rust
Wanneer bedrijven internationaal gaan ondernemen en vestigingen openen in andere continenten krijgen ze te maken met unieke uitdagingen. Naast cultuurverschillen en taalbarrières vormen lokale wetten en regels, lokale valuta's, rechtsvormen en financiële verslaglegging een belangrijk onderdeel van deze uitdagingen.
Een aspect dat vaak over het hoofd wordt gezien zijn de eisen die gesteld worden aan bedrijfsapplicaties om het nieuwe bedrijf en de groep van bedrijven die is ontstaan te ondersteunen.
Vandaag draaien veel bedrijfsprocessen nog steeds op spreadsheets en proberen medewerkers met legacy systemen grip te krijgen op informatiestromen.
Financiële verantwoordelijken hebben daarentegen, vaak onder het mom van het borgen van financiële verslaglegging (IFRS, US Gaap), hun eigen digitale waarheid gecreëerd door standalone planning-, rapportage- en consolidatietools te implementeren, terwijl vestigings- en afdelingsverantwoordelijken real-time inzicht in kosten en prestaties ontberen.
Aflopende support-contracten veroorzaken onrust
Onder druk van aflopende support-contracten, toenemende globalisering en het groeiend aantal wetten en regels, neemt de onrust in directiekamers toe. Meer dan ooit merken directieleden dat hun groeiambities worden geremd door het gebrek aan volwassenheid, flexibiliteit en robuustheid van hun digitaal bedrijfslandschap.
In de waan van de dag - in de focus op het eigen product en de business - zagen velen dit niet aankomen en/of geloofden dat het wel goed zat.
Het ontbreekt aan digitale leiders, strategisch denkers, die de kracht van digitale technologie zien en weten te benutten.
Moderne Cloud ERP oplossingen brengen rust
Moderne Cloud ERP oplossingen zijn bij uitstek geschikt om bedrijven te helpen bij het realiseren van hun ambities.
Wanneer ze goed ingericht en maximaal worden benut brengen zij het plezier in werken terug naar medewerkers.
Voorbereiding is het halve werk
Het vervangen van een verouderde ERP oplossing is echter niet iets wat je over één nacht ijs moet doen. Waar vroeger je ERP oplossing al verouderd was bij live-gang zijn de huidige oplossingen voor het leven. In het nieuwe delivery model van ERP leveranciers staat continuous improvement voorop.
Het is aangeraden om in aanloop naar een selectie- en/of implementatie een assessment van uw organisatie uit te voeren.
If one does not know to which port one is sailing, no wind is favorable. — Lucius Annaeus Seneca.
Zo'n assessment moet volgende zaken onderzoeken en identificeren:
Hoe pakt u dit aan?
Waarschijnlijk vraagt u zich af hoe gaan we dit aanpakken? Wie gaat wat doen? Moeten we mensen volledig vrijmaken?
Heel relevante vragen. Vaak komen de antwoorden hierop vanzelf.
Soms zijn er medewerkers die vanuit hun afdeling het voortouw nemen omdat ze het belangrijk vinden dat hun wensen worden gerealiseerd. Dat kunnen ook medewerkers zijn uit centrale stafafdelingen zoals - IT, Kwaliteit - die in de lead gaan.
Binnen kleine bedrijven zie ik vaak dat de eigenaren of directeuren die uitdaging op zich nemen.
Wanneer niemand bereid of beschikbaar is kunt u nog altijd extern gaan kijken naar iemand die dit op projectbasis kan oppakken.
Maak nou niet de fout om iemand in uw organisatie met geen / weinig affiniteit of interesse hiermee op te zadelen. Wat ik ook weleens zie gebeuren is dat studenten dit als stageopdracht krijgen toegespeeld.
Wilt u succesvol zijn dan heeft u iemand met kennis en ervaring nodig, de beste man of vrouw in uw organisatie.
De lijst met 10 tot 20 vereisten die er echt toe doen
Gaandeweg ontstaat tijdens de assessment een lijst van pakweg 100 - 300 wensen of vereisten.
Het is niet verstandig om deze lijst met een RFI naar potentiële aanbieders van oplossingen te sturen.
De lijst moet ingedikt worden tot een hanteerbaar overzicht van 20 tot 50 vereisten die uw bedrijf uniek maken en waarvan u niet zeker weet of aanbieders hierin kunnen voorzien.
Wilt u de onzekerheid uit het selectieproces halen dan breekt nu de fase van zelfredzaamheid aan.
Een groot aantal leveranciers hebben handleidingen en beschrijvingen van hun oplossingen online staan. Sommigen bieden zelfs op verzoek een DISCOVERY-omgeving aan.
Het doorspitten van de handleidingen is een heidens karwei, arbeids- en kennisintensief en complex gezien de verschillende definities, concepten en terminologieën die gehanteerd worden. Het is echter een belangrijke stap die u moet helpen meer grip te krijgen op uw wensen en vereisten. Veel zaken die u belangrijk vindt zijn gewoon standaard in de meeste ERP oplossingen.
Het gaat uiteindelijk om de vereisten die uw bedrijf uniek maken en waar uw gebruikers niet zonder kunnen. In uw huidige omgeving heeft u daarvoor waarschijnlijk flink wat maatwerk laten bouwen en dat ontwikkeltraject /-kosten wilt u niet nog een keer meemaken.
Bij het onderzoek naar de functionaliteiten die geboden worden is het handig om uw lijst met +100 vereisten als leidraad te nemen.
Groepeer de lijst vooraf op domeingebied - afdeling en proces - en beschrijf kort de wens of behoefte. Leg ook vast of deze (1) een interne of externe oorsprong kent, (2) momenteel een pijnpunt (ongewenst effect) of gewenste uitkomst is , en (3) of het functioneel of technisch is.
Het uiteindelijke doel is dat u na het onderzoek hooguit 20 - 30 belangrijke vereisten overhoudt waarmee u potentiële leveranciers gaat uitdagen om te kijken hoe en of ze hieraan kunnen voldoen.
U zult trouwens merken tijdens het onderzoeken van functionaliteiten die worden geboden dat automatisch leveranciers afvallen omdat zij niet bieden wat u nodig hebt.
Mocht u twijfelen dan kunt u nog altijd een leverancier in kwestie rechtstreeks vragen.
Welke leveranciers onderzoeken?
Ga niet alle leveranciers die oplossingen leveren onderzoeken. Dat zou teveel van uw tijd gaan kosten. Als u naar uw branche kijkt en luistert naar wat anderen hebben gedaan komen al gauw een handvol leveranciers / oplossingen boven drijven.
Met welke leverancier in zee gaan?
Sommige aanbieders van oplossingen werken alleen en uitsluitend met implementatiepartners terwijl anderen zelf de implementaties verzorgen.
De trend is wel dat steeds meer aanbieders met partners gaan werken zodat ze zich meer op productontwikkeling en grote klanten kunnen richten.
Agile versus Waterfall aanpak
Voor het succes van uw project is het belangrijk dat u voorafgaande aan de start van de implementatie streeft naar een betere uitgangspositie, denk aan:
Agile is een filosofie, het is manier van leven, het is samen ondervinden, ontdekken wat goed is, de EIGEN MENSEN het roer in handen geven. Het gaat over leren, experimenteren, hard vallen en weer doorgaan, kleine successen boeken.
Het gaat over juiste keuzes maken voor de toekomst van het bedrijf.
Agile leent zich heel goed voor (digitale) business transformaties, waaronder ERP, maar dan wel voor bepaalde stappen in het implementatieproces:
Ik ben een voorstander van Net-Voldoende-Ontwerp-Vooraf, gevolgd door een gefaseerde aanpak bestaande uit een baseline, met releases die op een agile manier worden geïmplementeerd.
Met Net-Voldoende-Ontwerp-Vooraf ga ik er wel vanuit dat duidelijk is geïdentificeerd met welke functionaliteiten voorzien gaat worden in de behoeftes.
Probeer heel duidelijk de scope van het project, de inspanningen die geleverd worden en de resultaten met uw implementatiepartner af te bakenen - en te bewaken. U moet ervoor zorgen zowel intern als extern de vaart in uw project houden.
Een gefaseerde benadering is heel goed toe te passen wanneer u migreert van een legacy ERP omgeving naar een nieuwe omgeving in de Cloud.
Het mag duidelijk zijn dat de baseline de belangrijkste processen in uw bedrijf omvatten alsook de inrichting van bedrijven en stamgegevens.
ERP solutions comparison
Dit project streeft ernaar de kennis en ervaring opgedaan tijdens selectie- en implementatietrajecten voor een breder publiek beschikbaar te stellen.
Het is Work In Proces en zal vermoedelijk nooit af zijn.
De vergelijkingstabel bevat een score die aangeeft in welke mate een oplossing voorziet in de genoemde functionaliteit alsook verwijzingen naar de website / handleiding van de betreffende oplossing waarin het onderwerp nader beschreven wordt.