Waar zouden ERP implementaties staan zonder BPMN?

BPMN (Business Process Model and Notation) is een grafische taal voor het beschrijven van bedrijfsprocessen. Een universele taal die helpt de kloof te overbruggen tussen business people en applicatiespecialisten.

BPMN wint langzaam terrein in de wereld van ERP oplossingen. Zo hebben SAP, Infor en IFS BPMN omarmt om processen en workflows in te richten.

De positie van Microsoft (D365 FSCM) in deze is mij niet helemaal duidelijk. Voorheen was het mogelijk om met de business process modeler (in LCS) procesflows te definiëren en op te slaan, maar het lijkt dat Microsoft hiervan is afgestapt.

🔥 Waarom BPMN?

Sinds 2018 geef ik training in de toepassing van BPMN voor het modelleren en beschrijven van bedrijfsprocessen. Een activiteit waar veel bedrijven baat bij hebben wanneer ze op zoek gaan naar een nieuwe ERP oplossing of een vervanger.

Tijdens ERP analyse- en onderzoekstrajecten leer ik de gebruikersgroep hoe ze BPMN kunnen toepassen en help ik hen om bestaande en toekomstige processen te beschrijven.

Helaas wordt het beschrijven en modelleren van bestaande en toekomstige processen nog veel te weinig toegepast tijdens selectie-trajecten. Implementatiepartner, die ik heb gesproken onderkennen, dat dit onderdeel van de voorbereiding weinig aandacht kent. Immers het gaat erom of er op basis van de 80 - 20 regel wel of geen match is.

🔥 "The devil is in the details"

Tijdens het modelleren en de gesprekken met gebruikers en managers komen al deze details - zelfs die waar men niet van op de hoogte is / was - naar boven.

De unieke eigenschappen van bedrijven - de kenmerken en processen die bedrijven een concurrentievoorsprong geven op andere bedrijven zijn niet altijd aanwezig in ERP oplossingen. Het is daarom goed om deze extra te benadrukken in de procesmodellen en in overleg met ERP aanbieders.

Mijn advies aan bedrijven die met een selectietraject starten, besteed het vooronderzoek niet uit maar doe het zelf. Een degelijk onderzoek kost enkele maanden, gaat dwars door je organisatie maar belangrijker nog de resultaten vormen de basis voor succesvol of falend project. Succesvol = eentje waar de volledige organisatie blij van wordt.

Huur desnoods voor enkele maanden of langer een specialist in die je begeleid in dit traject. Deze investering betaald zich dubbel en dwars terug. Je verkort de communicatie met aanbieders omdat je in detail weet wat je wilt en nodig hebt. Daarnaast versnel je de implementatie omdat je discussies over processen voorkomt.

Lees meer!

Hoe gaan we de gaten dichten in onze digitale beveiliging?

De World Economic Forum (Akashi Joshi - Head of Industry and Partnerships, Centre for Cybersecurity) heeft onlangs een interessant artikel gepubliceerd met adviezen voor "het dichten van de gaten in uw digitale beveiliging".

De aanbevelingen van het Centre for Cybersecurity zijn, in mijn optiek, veel breder toepasbaar. Niet alleen het vergroten van Cyberweerbaarheid maar het vergroten van de wendbaarheid en weerbaarheid van bedrijven voor disrupties is gebaat bij deze aanbevelingen.

Allereerst: Cyberbeveiliging wordt gezien als een IT-probleem en gedelegeerd aan technologiespecialisten. Echter, ik denk dat we allemaal wel begrijpen dat bedrijven het moeten verheffen tot een strategische kwestie en bedrijfsbreed aandacht geven.

Zoals dat ook geldt voor de weerbaarheid voor andere vormen van verstoringen. Er gaat nog steeds te weinig aandacht naar het verbeteren van bedrijfsprocessen en integrale samenwerking tussen afdelingen en met partners.

Beiden vragen om effectief leiderschap - leiders met "skin in the game" .

Enkele aanbevelingen uit het artikel:

📌Erken Cyberbeveiliging als een strategische bedrijfsprioriteit

📌Zorg dat Cyberbeveiligingsbeheer een noodzaak is voor de leiding van uw bedrijf - cultiveer een cultuur van weerbaarheid en wendbaarheid

"The gap between perception and reality" illustreert dat Cyberstendigheid niet de aandacht krijgt die het nodig heeft.

Directieleden - C-suite leiders denken / geloven dat ze het goed voor elkaar hebben. De realiteit is echter dat weerbaarheid en wendbaarheid (= het vergroten van de veerkracht van het bedrijf) niet geregeld is en/of de aandacht krijgt die nodig is. Het blijft voorlopig bij brandjes blussen.

📌Bouw een kwalitatief hoogstaand cyberbeveiligingsteam op

Uit onderzoek van het Cybersecurity Forum komt naar boven dat wereldwijd organisaties zien / concluderen dat ze niet beschikken over de juiste vaardigheden (talenten) om te reageren op en te herstellen van een Cyberaanval.

Senior leiderschap (C-suite executives) moeten, gezien het gebrek aan talent, zo snel mogelijk investeren in het werven en koesteren van bestaand talent binnen de organisatie. Datzelfde geldt voor het aantrekken van specialisten op het gebied van digitale transformaties: procesverbeteringen en integrale samenwerking tussen afdelingen en met partners.

Het is niet de vraag "OF" er een Cyberaanval op uw bedrijf gaat plaatsvinden, "OF" er een disruptie gaat komen, maar "WANNEER"

Wanneer gaan er veranderingen in de omgeving van uw bedrijf plaatsgrijpen die het voorbestaan, de winst en de groei zullen afremmen.

Lees het artikel "Cybersecurity: 5 ways to make your business more cyber secure" van WEForum, een keer met een andere bril op, en veel aanbevelingen blijken dan veel breder van toepassing.

Lees meer!

Purchase Price Variances - why is it, you do not want to see them?

I am comparing the functionalities of different ERP systems to be able to advise my clients properly when they are selecting a solution for their business.

One thing that I have not been good at - although years ago I converted the Chart of Account of 5 QAD databases, incl. transactions, on a sunny sunday morning, is accounting.

It is not that I do not understand what these systems do, that is not the problem, I learned from the best - QAD - but what I seem not to understand - my lack of accounting knowledge - how and why certain financial reponsible people try to manipulate the system.

Let me give an example (and yes I know there is a whole lot of discussion about whether it is allowed by GAAP and/or IFRS) Standard Costing. From what I read when you process the variances incured appropriately when reporting it is allowed. (see some links in comments).

When using standard costs most ERP systems (QAD, NetSuite, D365 FSCM, ...) will create variances upon booking item receipts. These variances tells the company something about their performance - it helps understand why costs are different from what is expected. When variance is high, your purchasing people certainly should start working, you seem to pay not what you expected.

Purchase Price Variance (NetSuite / QAD) = difference between the price you expected for the goods and the real actual price, the expected price being the standard cost,

The thing here is that the cost of the purchase is the only cost that directly impacts the item cost - that is why the PPV is generated. (NetSuite)

AP rate variance (QAD) = discrepancy between an item’s PO cost and its invoice price

AP usage variance (QAD) = discrepancy between an item’s PO receipt quantity and its invoice quantity

But what I often see, is that companies using standard costs have procedures in place to adjust the cost of an item according to the invoice before booking the receipt OR adjust the quantity on the order to comply with the invoice quantity in case there is an over- or underdelivery.

Does any of this make sense when using standard costs and modern ERP systems?

Maybe it is me: I am not an accounting specialist, but how can I make financial people understand the rules of the game WHEN they do not (want to) understand the way these ERP systems deal with it.

Not understanding (or willing to understand) the way an ERP system works and willing to adapt, is what caused a lot of companies to fail their implementation. But again maybe I am wrong - due to my lack of accounting knowledge.

Lees meer!

Gaat uw ERP oplossing de waarde leveren waar uw bedrijf naar op zoek is?

Gaat uw toekomstige ERP oplossing de waarde leveren waar uw bedrijf naar op zoek is?

Weet u al wat welke waarde(n) uw bedrijf en medewerkers zoeken?

🔥THINGS THAT HURT

Welke pijnpunten in uw bedrijf, frustraties van uw medewerkers, obstakels die belemmeren om het werk uit te voeren, risico's die negatieve gevolgen kunnen hebben, gaat de oplossing wegnemen?

🌠THINGS THAT ROCK

Welke voordelen gaat uw bedrijf, vereenvoudigen van het werk van uw medewerkers, besparingen in tijd, geld en moeite, positieve energie bij medewerkers, gaat de oplossing gaat brengen?

📦Hoe gaat u zorgen dat de werkelijke behoeftes van uw bedrijf, van uw medewerkers, van uw partners worden verwezenlijkt met de toekomstige oplossing?

❔Hoe zorgt u dat er een perfecte fit is met wat uw medewerkers willen en nodig hebben om hun werk te doen en resultaten te leveren zodat uw bedrijf kan groeien?

Lijsten met vereisten

Vaak zie ik dat adviesbureaus en/of bedrijven uitgebreide lijsten van functionele, technische, implementatie en partner vereisten genereren en uitsturen naar potentiële leveranciers.

Zelf heb ik aan de leverancierskant regelmatig dit soort lijsten ontvangen en met een team mogen beantwoorden. Na een dagje ploeteren was onze standaard vraag 'weten we nu echt wat ze willen en waar ze werkelijk naar op zoek zijn'.

oftewel WHAT ROCKS and WHAT DOES NOT?

Een paar adviezen van mijn kant, maar doe er uw voordeel mee:

✔Breng de pijnpunten en de hoopvolle verwachtingen van uw medewerkers en uw business partners in kaart. Zij helpen u met prioritering.

✔Focus op de vereisten die niet standaard zijn of waarvan u niet zeker bent dat de leverancier hierin voorziet. Daarvoor zult u wel doorheen het aanbod van de verschillende oplossingen moeten worstelen.

Hoe weet u waarin een leverancier wel of niet voorziet? Spit doorheen de uitgebreide handleidingen die de meeste leveranciers (Microsoft, NetSuite, Acumatica, SAP, ...) over hun product op het internet hebben staan.

✔Focus op de vereisten die echt waarde toevoegen voor uw bedrijf en medewerkers, zowel op de korte, middellange als lange termijn. Als u binnen een aantal jaar met uw bedrijf internationaal wil gaan hou daar dan rekening mee.

✔75% van het langdurige succes van uw ERP oplossing, eigenlijk elke oplossing, zit in de voorbereiding. Als u niet wilt dat uw medewerkers al tijdens de implementatie met extra aanpassingen of uitbreidingen komen, zorg dan dat u weet hoe zij hun werk doen, hoe de processen in elkaar zitten en moeten veranderen, wie wat doet en wanneer, en wat anders kan. Neem deze vereisten mee.

En last but not least, maak de juiste mensen vrij, want het blijft mensenwerk, doorvragen en nog eens doorvragen.

Lees meer!

IFS Cloud gebruikers in Noord en Oost Nederland

Al enkele jaren onderzoek ik bij bedrijven in Noord en Oost Nederland welke bedrijfsondersteunende applicaties zij in gebruik hebben. Als onderdeel van dit onderzoek breng ik in kaart welke ERP systemen (#ERP) bedrijven gebruiken.

Noord- en Oost- Nederland

Voor gebruikers van andere ERP oplossingen zie overzicht onderaan dit artikel.

# Demcon - Enschede

# Maxon Motor Benelux B.V. - Enschede

# Motrac Hydrauliek B.V. - Zutphen

# TOMRA Systems B.V. - Apeldoorn

Implementatie partners

# Eqeep - Utrecht

Interesting News

# Juli 2022: IFS neemt Ultimo Software Solutions over

# Juli 2021: IFS neemt Customerville over

# Maart 2021: IFS neemt Axios Systems over

# November 2020: IFS neemt Clevest over

# November 2019: IFS neemt Astea International over

Andere ERP oplossingen

❄ D365 Finance & Supply Chain Management - Dynamics AX - Axapta

❄ D365 BC - Dynamics NAV - Navision

❄ SAP

❄ Infor LN

❄ Isah

❄ IFS

Staat uw bedrijf hier nog niet tussen ! Laat het me weten.

Lees meer!

PREPARATION - we have to, but we prefer not to

PREPARATION - we have to, but we prefer not to

Good preparation, decisiveness and leadership increase the chance of success.

Look at the major cycling races - the Giro, the Tour and the Vuelta. The team leaders of the big cycling teams have explored the stages long in advance and determined the team's strategy.

Are you going to take over a company, are you going to launch a new product or enter a new market, are you going to renew your core applications, know that today 'almost' all change initiatives have touchpoints with digitization and require thorough preparation.

✔ What do we mean by thorough preparation?

Formulating a clear and unambiguous company vision and strategy, determining the organizational culture necessary to achieve the company goals, ensuring that digital and company vision + strategy are aligned.

Gathering in-depth knowledge of processes and data (operation), information systems and applications (technology), culture and structure (organization), control and management (management) and determining what the future should look like.

✔ Why is decision-making important?

Indecision - ''analysis paralysis'' - paralyzes organizations.

Leaders do not dare to make choices because they are not sure of themselves and of the people in the organization. They believe the weight of the entire organization rests on their shoulders and avoid making decisions.

"No choice is also a choice, but it is a risky choice."

Risky because decision making affects the entire organization and not just the leader.

No choice is choosing to leave everything as it is: the Status Quo Bias (William Samuelson and Richard Zeckhauser).

The Status Quo Bias = "It is holding on to the old..

The risk, the medium and long-term goals that are compromised, employees who are tired of waiting and choose to go down the road, and other undesirable events.

"Choose and Take Action" are two important steps in the decision-making process.

If these steps are not taken, nothing will happen and we will be back where we started - the Status Quo Bias has been reached.

✔ What kind of Leadership do we need?

It is not so much about the form of Leadership but about "Skin in the Game".

Skin In The Game (SITG) is, in my opinion, the willingness as a leader or advisor to take the risk for the decision you have made or the advice you have given.

As a leader you want / must know and justify what you are talking about, you want to do the right things at the right time.

You do not want / should not put the survival of your organization in the hands of a third party, of an implementation partner.

PREPARATION - do it, it is the foundation of success

PREPARATION - find people who can help you because you can't do it alone

Lees meer!

VOORBEREIDING - het moet, maar we doen het liever niet

VOORBEREIDING - het moet, maar we doen het liever niet

Een goede voorbereiding, besluitvaardigheid en leiderschap vergroten de kans op succes.

Kijk naar de grote wielerrondes - de Giro, de Tour en de Vuelta. De ploegleiders van de belangrijkste wielerploegen hebben de ritten al lang op voorhand verkent en de strategie van de ploeg bepaalt.

Gaat u een bedrijf overnemen, gaat u een nieuw product lanceren of markt betreden, gaat u uw kernapplicaties vernieuwen, weet dat vandaag 'bijna' alle veranderinitiatieven raakvlakken hebben met digitalisering en vragen om een gedegen voorbereiding.

✔ Wat verstaan we onder een gedegen voorbereiding?

Het formuleren van een heldere en duidelijke bedrijfsvisie en -strategie, het bepalen van de organsiatiecultuur nodig om de gestelde bedrijfsdoelen te bereiken, het zorgen dat digitale en bedrijfvisie + strategie op elkaar zijn afgestemd.

Het vergaren van diepgaande kennis van processen en gegevens (operatie), informatieystemen en applicaties (technologie), cultuur en structuur (organisatie), besturing en beheersing (management) en bepalen van hoe de toekomst eruit moet zien.

✔ Waarom is besluitvaardigheid belangrijk?

Besluiteloosheid - '‘analysis paralysis’ - verlamt organisaties.

Leiders durven geen keuzes durven maken omdat ze niet zeker zijn van zichzelf en van de mensen in de organisatie. Ze geloven dat gewicht van de hele organisatie op hun schouders rust en vermijden het nemen van besluiten.

"Geen keuze is ook een keuze, maar wel een risicovolle keuze."

Risicovol omdat besluitvorming invloed heeft op de hele organisatie en niet alleen op de leider.

Geen keuze is kiezen om alles te laten zoals het is: de Status Quo Bias (William Samuelson en Richard Zeckhauser).

De Status Quo Bias = "Het is vasthouden aan het oude".

Het risico, de middellange en lange termijn doelen die in gedrang komen, medewerkers die het wachten zat zijn en het hazenpad kiezen, en andere ongewenste gebeurtenissen.

"Kies en Neem Actie" zijn twee belangrijke stappen in het besluitvormingsproces.

Als deze stappen niet genomen worden, gebeurt er niets en zijn we weer bij waar we begonnen - de Status Quo Bias is dan bereikt.

✔ Welke vorm van Leiderschap hebben we nodig?

Het gaat niet zozeer over de vorm van Leiderschap maar over "Skin in the Game".

Skin In The Game (SITG) is, in mijn beleving, de bereidheid om als leider of als adviseur het risico te dragen voor het besluit dat je genomen hebt of het advies dat je hebt neergelegd.

Je wilt / moet als leider weten en verantwoorden waarover je het hebt, je wilt de juiste dingen doen op het juiste moment.

Je wilt / moet het voorbestaan van je organisatie niet in handen leggen van een derde, van een implementatiepartner.

VOORBEREIDING - doe het, het is de basis voor succes

VOORBEREIDING - zoek mensen die je kunnen helpen want je kunt het niet alleen

Lees meer!

To-Cloud-or-not-to-Cloud in Microsoft D365

To-Cloud-or-not-to-Cloud (☁, ⛅,⛈) - het vraagstuk waar menig midden-klein bedrijf vandaag mee worstelt.

C-suite leiders kennen de business, de markt en hun product. Zij weten wat de beste aanpak is OF hebben de juiste mensen in huis gehaald om hun product te verkopen en de business te laten groeien.

Maar digitalisering, digitale transformatie, bedrijfsapplicaties, is een ander verhaal.

❔❗Kan deze oplossing - applicatie - on-premise draaien?❗❔

Deze vraag wordt regelmatig gesteld tijdens de selectie van bedrijfsapplicaties (name it: #ERP, #CRM, #WMS, ...).

Vraagteken, uitroepteken, anders gezegd: waarom niet, wij willen dat.

In deze tijd van Cloudification voelt het vreemd aan dat sommige bedrijven nog volledig gefocused zijn op on-premise. Het is alsof de tijd hier is blijven stilstaan, alsof de digitale revolutie van het afgelopen decennium niet heeft plaatsgevonden.

Toch gebeurt het dagelijks.

Natuurlijk er zijn situaties waar on-premise de voorkeur geniet of onvermijdelijk is.

⏳⛏Is dat ook echt zo?⏳⛏

Wordt wakker, voorbij zijn de dagen dat Cloud-omgevingen een luxe waren voor moderne ondernemingen, voor multi-nationals.

Tegenwoordig zijn ze een absolute noodzaak.

De kosten van een eigen server-park, de beperkte schaalbaarheid en verminderde prestaties, de risico's van security-breaches, zijn zorgen waar bedrijven in deze crisistijden liever niet mee te maken hebben en/of zonder kunnen.

De beperkingen van het on-premise landschap zijn niet eens het grootste probleem, het vinden van de juiste mensen om dit alles operationeel te houden en verder uit te breiden is de uitdaging van de komende jaren.

Waarom beangstigt Cloud de IT-verantwoordelijken en daarmee ook de C-suite leiders?

👉🏻Beveiliging - 'zijn cloud-omgevingen wel veilig'

👉🏻People-management - 'wat moet ik met al die hardware / OS specialisten in mijn IT Team'

👉🏻Reporting - 'kunnen we nog wel onze reporting tools gebruiken'

JA, er zijn oplossingen die on-premise draaien, maar het aantal wordt steeds minder.

Microsoft heeft de deployment mogelijkheden van D365 Finance, Supply Chain, Commerce en Human Resources vorige maand nog eens netjes op een rijtje gezet - Comparison of Cloud and on-premises features.

Microsoft heeft eveneens een toelichting geschreven op 'Why Cloud - Why on-premise', een vergelijking tussen deployment-opties - Deployment options.

Cloud is fully managed by Microsoft, while on-premises is managed by yourself in your data center.

De kosten voor inrichten, beheren en operatie zijn voor rekening van het bedrijf.

Let op: Wil je aanspraak maken op support - dan ben je verplicht om de half-jaarlijkse updates te installeren.

Lees meer!