SCOPE CREEP is de grootste vijand van implementatieprojecten

SCOPE CREEP" = de grootste vijand van implementatieprojecten.

Scope creep wordt gezien als de ongemerkte en ongecontroleerde groei van de omvang van een project na de start.

Met deze laatste woorden krijgt 'scope creep' gelijk een negatieve lading zijnde het gebrek aan opvolging en controle van een project die leidt tot vertraging of zelfs stopzetting.

Ik zie dat 'scope creep' veelal veroorzaakt wordt voor de start van een project door:

slechte of onjuiste analyse van de vereisten

ontbreken van kennis over processen, applicaties, informatiestromen, organisatie EN samenhang

verkeerde aannames en dubbelzinnige scope-definities (ambiguïteit) waardoor elke belanghebbende daarin zijn gading kan vinden

Ik bestrijd niet dat goed project management scope creep voorkomt. Echter als recovery project manager zie ik te vaak dat projecten met een onduidelijk, onjuiste en onvolledige scope zijn gestart EN dat bedrijven niet beschikken over experts die de scope kunnen (of mogen) valideren.

Hoe "scope creep" voor de start van uw project voorkomen:

verkrijg een volledig beeld van vereiste functionaliteiten, applicaties en informatiestromen

communiceer en valideer de scope met alle belanghebbenden

neem geïnformeerde beslissingen

Tags: ERP, Project Management, Consultancy

Continue!

Wordt het na 30 jaar niet eens tijd om met ERP te beginnen!

In het midden van de jaren ’60 was het niet langer haalbaar om grote hoeveelheden grondstoffen en componenten aan te houden.

Dit leidde tussen 1959 en 1961 tot het ontstaan van MRP I Material Requirements Planning.

IBM kwam al snel met oplossingen.

In 1961 BOMP Bill of Material Processor (Gene Thomas), 1964 LAMP Labor & Material Planning en in 1966 PICS-RPS Production & Inventory Control System.

Joe Orlicky, production control manager bij J.I. Case bouwt in 1961 het eerste systeem voor onderhoud van stuklijsten en berekenen van materiaalbehoeftes.

In 1972 maakt IBM de grootste slag met COPICS Communication-Oriented Production Information and Control System. Later overgebracht naar “System Analysis and Program Development”, opgericht door IBM medewerkers.

In 1975 publiceert Orlicky zijn boek “Material Requirements Planning” en 1977 komt IBM met MAPICS.

MRP II (Manufacturing Resource Planning) vult MRP I in 1980 aan met planning en bewaking van productiemiddelen. De integratie en besturing van voorraden, planning, capaciteit, productie en inkoop is een feit.

ERP brengt in '90 alle processen, gegevens en functies onder in één geïntegreerd systeem met één centrale database.

Gaat u in 2021 starten?

Continue!

ERP selectie en implementatie: drama of succes

Belangrijkste succesfactoren: organisatieverandering EN digitale transformatie.

De behoefte naar een nieuwe oplossing ontstaat vaak bij bedrijven die in korte tijd hard groeien - horizontaal, verticaal of in beide richtingen.

Horizontale groei (uitbreiding van portfolio en productiefaciliteiten) als verticale groei (overname van bedrijven up- en downstream de keten) veranderen de structuur, cultuur en processen van bedrijven.

Grotere diversiteit aan stakeholders (cultuur) vraagt veel aandacht voor organisatieverandering. Grotere variëteit aan ondersteunende bedrijfsapplicaties en bedrijfsprocessen vraagt om een goed fundament voor ondersteuning van de digitale transformatie van een bedrijf.

ERP staat zelden op zichzelf - vaak zien we een combinatie van product configuratoren, advanced planning systemen, CRM, shop floor control en productie systemen.

We hebben veel meer kans op succes door minder aandacht voor industrie-specifieke oplossingen en meer aandacht voor een uitgebalanceerd geheel van technologische vernieuwingen / oplossingen ter ondersteuning van de toekomstige bedrijfsstrategie, processen en informatiehuishouding.

Tags: ERP, digital transformation

Continue!

Psychologische veiligheid is wat elk leider moet bieden

"Psychological Safety" is wat elke leider zijn team moet bieden om succesvol te zijn.

Een super gemotiveerd team bereik je alleen als teamleden het gevoel hebben dat hun leider achter hen staat en verantwoordelijkheid neemt voor hun acties. Het gaat over vertrouwen hebben in elkaar en in alle openheid ongedwongen samen werken voor het bereiken van de gestelde doelen.

Alleen wanneer teamleden zich veilig voelen:

nemen ze zelf initiatief

durven ze met ideeën komen

pakken ze (samen) moeilijke taken op

durven ze hulp vragen

zijn ze kritisch naar elkaar en naar de leider

erkennen ze wanneer ze fouten hebben gemaakt

Zoveel meer voordelen levert het je op als leider maar je moet er wel wat voor doen:

duidelijk zijn over verwachtingen, onzekerheden, complexiteit van het project, over de uitdagingen

ruimte geven en creëren zodat ze zelfstandig beslissingen kunnen nemen

zorgen voor een gemeenschappelijk gedragen visie op de aanpak en het resultaat

fouten maken mag en moet

zelf je fouten onderkennen

verbeteringen zoeken in plaats van beschuldigen

...

Voor complexe projecten heeft het vertrouwen / het veilig gevoel van mijn team de hoogste prioriteit.

Deakin University: Five strategies for psychological safety that every team leader should know

Tags: Digital Leadership, Leiderschap, Bruggenbouwer, Project Management

Continue!

What is the impact of Leadership and Followership on digital transformation?

I am following the course Leadership and Followship at OpenLearn (OU) to understand the impact of Leadership and Followership on organizational transformation, on success or failure of projects.

As a project leader focused on recovery of ERP projects I see leiders exoerience organizsational transformation as one of the biggest hurdles.

Strange that mistakes are still made with all the literatures about Leadership. Looking at it from the perspective of the relationship between Leaders and Followers reveals a lot !

Why read it ! In our working life we are Leaders and Followers at a given time.

Suda Lawrence wrote a paper published on the website of The Project Management Institute (2013) "In praise of followers". A must read for all future Leaders are the paragraphs:

What Followers Need from Leaders?

be worthy of trust, envision the future, inspire others, be willing to recognize they are humans too and make mistakes, openess and honesty, integrity, competency

What Leaders Need from Followers?

positivity, self-motivation, collaboration, passion, willingness,

Leaders create their Followers by Doing the Right Things.

"A leader without followers is simply a man taking a walk" (John Boehner - 2015).

Tags: Leiderschap, Project Management

Continue!

Welke oorzaken vertragen uw ERP implementatie?

Wat zijn de meest voorkomende redenen voor vertragingen in ERP implementaties?

Met jarenlange ervaring in het weer vlot trekken van vastgelopen implementaties heb ik veel van de in dit artikel genoemde oorzaken voorbij zien komen.

onrealistische verwachtingen ontstaan doordat zowel bedrijven als implementatiepartners veel te optimistisch zijn en vooral de benodigde organisatieverandering onderschatten

gebrek aan visie op het vereiste applicatielandschap. Meestal moet veel meer op de schop en vernieuwd worden. Misalignment = met de verkeerde zaken bezig gaan

uitstelgedrag en geen beslissingen durven nemen waardoor het vertrouwen verdwijnt

geen ervaring met het opstellen van een plan van aanpak leidt ertoe dat het plan van de partner gevolgd wordt zonder de haalbaarheid en volledigheid te toetsen

Ik heb de afgelopen jaren nog meer oorzaken ervaren en organisaties er doorheen gesleept.

Hoe voorkom je dit alles?

Gedegen voorbereiding, onderzoek en overleg. Verzint eer gij begint.

Tags: ERP, Project Management

Continue!

Geen enkel project kan slagen zonder volgers!

"No project can succeed without followers."

Als projectleider besef ik dat succes van mijn project vooral afhankelijk is van mijn teamleden. Ik zie het als mijn morele plicht om het beste uit teamleden te halen, om een klimaat te creëren waarin zij optimaal kunnen functioneren, om geen uitdaging uit de weg te gaan.

Als extern projectleider heb ik vaak niks te vertellen over welke mensen aan boord komen. Wil ik resultaten boeken moet ik met de mensen die mij zijn toevertrouwd aan de slag.

Dat lukt over het algemeen prima door individueel met hen in gesprek te gaan over wat ze zelf willen, hoe ze tegenover het project staan, hoe ze hun bijdrage zien, waar ze goed in zijn, welke bijdrage ze al geleverd hebben, wanneer ze enthousiast worden, ...

Welke eigenschappen wordt ik blij van?

Moed om:

verantwoordelijkheid te nemen en te accepteren voor het gemeenschappelijke doel

ideeën op een constructieve manier te challengen

meningsverschillen te omarmen en samen tot geïnformeerde beslissingen te komen

actief deel te nemen

Veel projecten falen door gebrek aan aandacht voor de kennis en inbreng van projectmedewerkers.

De leider inspireert, overtuigt en motiveert om te volgen maar de medewerker geeft geloofwaardigheid aan het leiderschap door hiermee in te stemmen.

Tags: Leiderschap, Project Management

Continue!

Is gebrek aan visie grootste valkuil voor ERP implementaties?

De grootste valkuil bij de implementatie van een ERP oplossing is gebrek aan visie en duidelijke doelstellingen.

Gebrek aan visie is een veel voorkomend kenmerk van slecht leiderschap. Leiders moeten vooruit kijken, intuïtief voorvoelen van situaties (anticiperen - proactief), duidelijk zijn en vertrouwen creëren.

Visie in het kader van een ERP implementatie gaat over:

- Ontwikkelen van en communiceren naar de organisatie over het Waarom, Wat en Hoe = over visie, doelstellingen, verwachtingen en aanpak.

Waar sta je als bedrijf, waar wil je naartoe, waarom wil je dat en hoe denk je dat te bereiken. Het ontwikkelen van deze visie doe je met je medewerkers en hier geef je continue opvolging aan.

- Obstakels en drempels wegnemen

Processen, Organisatie en Cultuur, Applicaties, soms (vaak) is het beter om eerst alle obstakels in je organisatie op te ruimen en drempels weg te nemen.

Denk hierbij aan: vereenvoudig en optimaliseer je bedrijfsprocessen, trek nieuwe mensen aan die extra kennis en ervaring inbrengen, zorg dat je product data management op de rit komt en vervang die slecht functionerende webshop, en haal leiders aan boord om de veranderingen door te voeren.

Tags: ERP, Digital Leadership, Project Management

Continue!

Een transformationeel leider zonder charisma, wat nu?

Een transformationeel leider heeft een enthousiasmerende visie waarmee hij mensen aan zich probeert te binden en in beweging te krijgen voor het realiseren van die visie.

Een charismatisch leider richt zich op een bereiken van een gedeelde visie. Door het geven van aandacht aan zijn medewerkers in de vorm van coaching en feedback overtuigt hij hen om de gezamenlijk geformuleerde doelen te realiseren.

De combinatie van transformationeel en charismatisch leider levert de beste resultaten. Wat als je een transformationeel leider bent en het aan charisma ontbreekt?

Volgens YoungCapital zijn er 17 slimme verbale technieken gaande van toon empathie tot laat anderen hun eigen beslissingen nemen.

Alle 17 slimme technieken op een rijtje: zie het artikel "Charisma kun je leren: zeventien slimme verbale technieken" op de website van YoungCapital.

Tags: Leiderschap

Continue!

Wat is er nodig om eFactureren van de grond te krijgen?

Enkele misverstanden: Het verzenden en ontvangen van een efactuur voegt geen significante waarde toe. Hetzelfde geldt voor het verzenden van een PDF factuur die door de ontvanger wordt afgedrukt om handmatig te verwerken of op te slaan in het archief.

De business case: De besparingen - c.q. verbetering worden gerealiseerd wanneer de ontvanger de efactuur automatisch verwerkt, 'matched' met de openstaande inkooporder en de ontvangen goederen of diensten, en automatisch betaalbaar stelt.

Echter deze business case is eenzijdig - de voordelen liggen aan de kant van de ontvanger / buyer. Immers het is niet zo dat een efactuur per definitie leidt tot snellere betaling. Er is nog steeds zoiets als betalingsconditie / termijn.

Ik ben sinds eind jaren '80 met #EDI en #ketenintegratie bezig en volg de ontwikkelingen in Europa op de voet.

Efacturatie komt alleen van de grond als alle partijen in de keten de voordelen kunnen plukken zowel seller, buyer, als intermediairs.

Lees mijn artikel "Ketenintegratie, leuker en uitdagender kan werken niet zijn!" voor mijn ervaringen.

Lees mijn artikel (2015) : "Neem de meest duurzame verantwoordelijke weg naar e-factureren".

Lees mijn artikel: "Aarzelt u nog om P2P, O2C of eFactureren op de rit te zetten met SAP?"

Tags: e-Factureren

Continue!

Aanpak implementatie e-Factureren!

Het verbaast mij nog steeds dat Elektronisch Factureren en Zakendoen niet van de grond komt.

De Nederlandse Overheid en het bedrijfsleven slagen er niet in om de voordelen te plukken die het elektronisch uitwisselen en - nog belangrijker - het geautomatiseerd verwerken met zich meebrengt.

Ik adviseer al jaren geïnteresseerde bedrijven om hun doelgroep op te delen naar drie categorieën:

● twijfelaars

● starters - believers

● doeners - practitioners

Op elk van de doelgroepen pas je een andere strategie toe.

PWC heeft in 2018 een studie uitgevoerd naar hoe bedrijven zich gedragen en hoe dat gedrag beïnvloedt kan worden.

In haar rapport "Applying behavioural insights in policies aimed at businesses Final report" verdeeld PWC bedrijven onder in 3 doelgroepen: midden groep, laggards en leaders. Met enige fantasie vergelijkbaar met mijn onderverdeling.

Tabel 4 in het rapport geeft voor elke doelgroep de geschikte leiderschapsstijl aan, welke prikkels de meeste resultaten opleveren, de gevoeligheden van bedrijven en met welke aanpak het beste resultaat bereikt wordt c.q hoe de beslissers het beste aangesproken worden.

De meest gehanteerde leiderschapsstijlen zijn: normatief, transactioneel en stakeholder (relatie-georiënteerd).

De studie geeft goed inzicht in hoe bedrijven in elkaar zitten en aan welke touwtjes het beste getrokken kan worden.

Tags: e-Factureren, Digital Leadership

Continue!

Werken bedrijven straks alleen in de Cloud ?

Nu aanbieders van bedrijfsapplicaties massaal hun oplossingen naar de Cloud brengen rijst de vraag : "Werken bedrijven straks alleen in de Cloud ?"

De gang naar de Cloud mag niet onderschat worden.

Allereerst voegt het extra complexiteit toe aan het selectietraject, het leidt af van het doel: "de keuze van de juiste oplossing(en) voor bedrijfsproces(sen)".

Echter "Het hybride mesh vraagstuk" komt eerst!

Hoe ziet het toekomstige landschap eruit ? Hoe knopen we diverse oplossingen / Cloud varianten (single / multi tenant / public / private) en on-premise aan elkaar. Wat eerst en wat daarna!

INTEGRATIE vormt vaak het antwoord. Zeker bij productiebedrijven met vraagstukken op het gebied van productieaansturing, klant- en artikelbeheer, orderverwerking, voorraadbeheer, planning, ...

In de #ERP wereld wordt integratie en uitbreidbaarheid aangevlogen met het fenomeen Add-On's / In's. #Microsoft als #SAP zetten in op een basis bouwdoos waarop componenten ingeplugd kunnen worden.

Maar de grootste uitdaging is: het ontbreken van CONCEPTUELE DENKERS die de impact en wijze waarop blokjes gestapeld moeten worden begrijpen, die applicaties, processen, cultuur en techniek samenbrengen.

Ik mis ze al jaren en ben er zelf goed in geworden omdat ik mijn projecten wil laten slagen.

Continue!

Implementatie-reisleider gezocht !

Bedrijven verwachten steeds vaker dat de door hun gekozen ERP leverancier de rol van reisleider op zich neemt. Zij zoeken iemand die hen helpt met het uitstippelen en organiseren van de uitdagende reis. Iemand die de brug gaat (kan) slaan tussen de wereld van consultants en die van de gebruikersorganisatie. Iemand die zorgt dat de implementatie een succes wordt.

Uit recente ervaring weet ik dat het moeilijk is om vanuit de leverancier de rol van objectieve reisleider in te vullen. Vooral wanneer er onvoldoende budget beschikbaar is en de gebruikersorganisatie te weinig tijd vrij kan (wil) maken. Ik pleit ervoor om de rol van reisleider door een externe onafhankelijke adviseur in te vullen.

Een externe reisleider kan zich richten op één doel: de reis voor u zo aangenaam en succesvol maken, hij of zij kan / mag heilige huisjes aan beide kanten aanpakken.

Wat kunt u verwachten van een reisleider annex bruggenbouwer / kwartiermaker ? Zorgen voor een open en transparante communicatie, Zorgen dat de juiste dingen op het juiste moment door de juiste mensen worden gedaan,z zorgen dat interne en externe mensen gaan samenwerken maar belangrijker nog knopen doorhakken wanneer niemand dat wil of durft en u dat niet kunt.

Continue!

Sta eens stil bij uw rol als project manager in uw project!

Loopt uw project stroef, krijgt u geen grip op de voortgang sta dan eens stil bij uw rol in het geheel.

Als project manager weet ik dat ik werk verricht wat niet altijd zichtbaar en tastbaar is maar wel cruciaal voor het succes van het project. Het is continu balanceren tussen het leveren van kwaliteit, het boeken van resultaten en het zoeken naar evenwicht tussen de belangen van individuen en die van de organisatie / het project.

Achter de schermen ben ik het digitaal geweten van het project, de kwartiermaker die het totale landschap overziet en een plan van aanpak bedenkt zodat de organisatie krijgt waar het naar op zoek is.

Voor de schermen ben ik de sociale architect, de bruggenbouwer die visies, ambities en meningen binnen bedrijven aan elkaar knoopt en mensen verbindt.

Aan welke touwtjes moeten we trekken, welk duwtje moeten we wie geven, welke bijdrage moeten we leveren om het project de goede kant uit te laten bewegen, is dit technisch / organisatorisch wel de juiste oplossing / aanpak.

Hoe hectisch, complex en onzeker dit elke dag weer is, neem van mij aan dat wanneer je na verloop van tijd merkt dat een andere wind door het bedrijf gaat waaien - dat een positieve spirit zich meester maakt van je project - dan zijn al je inspanningen de moeite waard gebleken.

Continue!

Zijn dit de belangrijkste thema's bij uw ERP avontuur ?

Wanneer u besloten heeft een ERP implementatie te starten waar begint u dan mee ?

Vertalen van bedrijfsprocessen en activiteiten naar werkstromen en functionaliteiten in het ERP systeem ?

Inrichten van artikelen, stuklijsten, routings, verkoopartikelen, inkoopartikelen, kostprijzen, financiële administratie, ... ?

Uw implementatiepartner ?

Wat verwacht u van uw implementatiepartner ? Moet deze u helpen met bovenstaande activiteiten of maakt u intern de nodige mensen vrij om hiermee wekelijks aan de slag te gaan ?

Uw mensen ?

Heeft u er rekening mee gehouden dat deze activiteiten andere competencies vragen van uw mensen ? Maar ook van de consultants van uw implementatiepartner ?

Applicatie-specialisten VERSUS Procesarchitecten VERSUS gebruikers ?

Wilt u succesvol zijn haal dan een paar mensen uit de middengroep naar binnen.

Uw projectmanager ?

Stelt u een interne projectmanager aan of gaat u op zoek naar een externe project-procesmanager met brede kennis van bedrijfsprocessen, inrichting van bedrijfsgegevens, ERP oplossingen en functionaliteiten ?

Weet u dat een externe projectmanager die de interne en externe organisatie verbindt en beslissingen kan, mag en durft te nemen ervoor zorgt dat u niet iedere nacht wakker ligt.

Zinvolle Tools / Add-ons ?

Misschien moet u ook de tools / add-ons niet vergeten die u helpen met

het genereren van uw handelsdocumenten

het inrichten van EDI met uw klanten

het importeren en exporteren van gegevens uit uw oude en nieuwe ERP

het opzetten van een webshop voor uw klanten

Cloud of On-Prem ?

Gaat u de oplossing in de cloud draaien of on prem ? Een vraag die steeds vaker de laatste tijd wordt gesteld ? Vooral Microsoft (Business Central of Finance & Operations) wil graag dat iedereen naar de Azure cloud gaat.

En eerlijk is eerlijk op de lange termijn is het goedkoper - geen eigen ijzer, geen of minder interne IT specialisten, ...

Extra tijdelijk personeel ?

Heeft u al nagedacht of het aantrekken van extra tijdelijk personeel ter vervanging van uw key-users die de handen vol krijgen aan het inrichten van de omgeving en het up to date brengen van uw data ?

Informatie delen met belanghebbenden ?

Vergeet ook niet een shared omgeving op te zetten voor het delen van documenten en andere informatie met interne en externe deelnemers ?

Online vergadermogelijkheden ?

En we hebben er de laatste maanden wel mee leren werken maar vergeet het toch maar niet - online vergadermogelijkheden !

Artikelen, stuklijsten en tekeningen

Eentje die niet vergeten mag worden in een complex applicatielandschap bestaande uit meerdere systemen - ERP, MES /MOM, webshops.

Waarom brengt u het beheer van uw artikelgegevens, kenmerken, stuklijsten (verschillende BOM's) en tekeningen niet onder in een Product (Life Cycle) Informatie Management oplossing ?

Hulp nodig ?

Ik ken mensen die dit voor u kunnen waarmaken. Stuur me een berichtje en dan praten we verder.

Tags: ERP, MESS, MOM

Continue!

Succesvol innoveren van uw ERP door het stellen van de juiste vragen!

Staat u in deze crisistijden op het punt om een ERP selectie en implementatie te starten sta dan even stil bij onderstaande vragen.

Deze vragen helpen u bij het definiëren van de juiste aanpak, het leggen van een gezonde basis voor ERP, het zorg dragen dat alle wensen en eisen zijn meegenomen en alle belanghebbenden weten wat van hen verwacht wordt.

Welke uitdagingen wenst u op te lossen die u vandaag niet kunt aangaan ?

Wat zijn uw digitalisering - ambities voor de komende jaren ?

Is uw bedrijf, zijn uw mensen klaar voor de inspanningen die deze reis van hen gaat vragen ?

Wie van deze mensen gaat inhoudelijk voor zijn of haar afdeling de kar trekken en beschikken zij over de juiste tools en capaciteiten ?

Hoe ziet uw huidig informatie- en proceslandschap eruit en weet u al wat moet (kan) veranderen ?

Wat verwacht u van uw implementatiepartner en welke bijdrage gaat u zelf leveren ?

Hoe vergroot u uw kans op succes ?

Door te starten met nadenken over wat u heeft en waar u naaartoe wilt voorkomt u dat uw ERP avontuur een desillusie wordt voor uw bedrijf.

Nadenken over Wat, Wie, Wanneer, Waarom en Hoe vormt de basis voor het bereiken van een gemeenschappelijk gedragen doel. Vergeet niet de visies en standpunten van belanghebbenden te verenigen tot een gedragen plan van aanpak.

Mijn motto: 'Verzint-eer-gij-begint'!

Wat moet u zeker niet doen ?

Het management van veel bedrijven wil dat de specialisten / applicatie consultants van de implementatiepartner de interne business uitdagingen gaan oplossen met de invoering van het nieuwe informatiesysteem. Dat gaat echter niet gebeuren. Deze externen krijgen niet voldoende tijd om de ware problemen / uitdagingen te doorgronden.

Vaak weten de 'echte' interne gebruikers wel wat er moet gebeuren maar hebben zij niets of weinig te vertellen. ERP gaat niet over IT maar over de transformatie van de bedrijfscultuur naar meer integrale transparantie en samenwerking.

Wat doet u wel ?

Start bij aanvang en gedurende het project (en daarna) met het leveren van een zichtbare bijdrage en het motiveren van de deelnemers, het uitdagen van de project-verantwoordelijken en het bieden van continue ondersteuning.

Ook al hebben implementatiepartners bij anderen in de keuken gekeken dat is nog steeds geen garantie voor succes. Ieder bedrijf (is uniek) werkt op een andere manier, heeft een eigen cultuur, kent mensen die het beter (denken te) weten dan collega's. Zorg daarom voor uw eigen projectmanager!

Als deze doorheen de cultuur en de vooroordelen weet te prikken, het vertrouwen van gebruikers en managers weet te verkrijgen dan wordt de kans op succes groter.

Help uw projectmanager! De beste stuurlui staan aan wal, haal ze aan boord (in het team) of laat hem of haar dicht bovenop hen zitten.

Tags: ERP, MESS, MOM

Continue!